In der Praxis sieht es hingegen so aus, dass nur ein kleiner Teil der im Einsatz befindlichen Groupware-Lösungen SyncML von Haus aus unterstützen. Weder Lotus Domino noch Novell Groupwise oder die älteren Versionen von Microsoft Exchange sind für die Zusammenarbeit mit mobilen Endgeräten ausgelegt. Lediglich Exchange Server 2003 bietet mit "Active Sync" die Möglichkeit, zumindest mit passendem Windows Mobile-Client versehene Smartphones und PDAs in die Groupware-Funktionen einzubinden.
Durch die Versäumnis der Hersteller hat sich ein Markt für Drittanbieter entwickelt, der mittlerweile von einigen wenigen Playern besetzt ist, die SyncML implementiert haben. An vorderster Front steht hier Research in Motion (RIM) mit seinen Blackberry-Produkten. Handy-Anbieter Nokia wiederum fährt zweigleisig und bietet einerseits Blackberry-Connectivity für die Business-Phones 9300 Smartphone und 9500 Communicator an sowie andererseits die hauseigene Lösung Nokia Business Center, die ein breiteres Portfolio an Nokia-Handys unterstützt.
Technisch kaum Unterschiede
Das grundlegende Verfahren zur Anbindung der mobilen Endgeräte ähnelt sich bei allen Angeboten. In der Regel laufen die einzelnen Produkte auf einem eigenen Server. Er bezieht die bereitzustellenden Daten vom Server der jeweiligen Groupware. Dazu sind auf diesem spezielle Plugins zu installieren, die für den Datenaustausch zwischen Groupware-Server und dem Server für die Mobilgeräte sorgen.
Der Synchronisations-Server selbst kommuniziert über eine Web-Schnittstelle mit den Endgeräten. Dabei werden sowohl normale Verbindungen per HTTP wie auch verschlüsselte Übertragungen per HTTPS unterstützt. Optional sorgt eine Datenkompression für die Reduzierung der zu übertragenden Datenmenge. Waren es bis vor kurzem meist ausschließlich E-Mails, die sich auf diesem Weg zwischen Smartphone und Groupware übertragen ließen, bieten mittlerweile alle Lösungen einen nahezu vollständigen Datenabgleich an. Das heißt, dass sich neben der E-Mail auch Adressbücher, Kalendereinträge, Termine und Notizen synchronisieren lassen.
Push and Pull
Ein wesentliches Unterscheidungsmerkmal in technischer Hinsicht ist die Richtung, aus der die Synchronisation angestoßen wird. Bis vor wenigen Jahren war hier das Pull-Verfahren üblich. Dabei fragt der Anwender aktiv über sein Smartphone beim Server nach neuen Daten. Diese Methode hat zwei entscheidende Nachteile: Zum einen fällt wegen der notwendigen Anmeldung am Server auf jeden Fall Übertragungsvolumen an, auch wenn keine neuen Daten zu übertragen sind. Zum anderen verstauben wichtige Informationen eventuell auf dem Server, da der Nutzer sie nicht abholt.
Deswegen findet das Push-Verfahren immer weitere Verbreitung. Dabei meldet sich der Nutzer nur einmal - je nach Endgerät sogar automatisch - beim Server an. Diese Verbindung wird von beiden Seiten gehalten, was dank Always-on-Technik auch dann funktioniert, wenn keine Datenübertragung stattfindet.
Erhält der Synchronisations-Server neue Daten, schiebt er diese automatisch dem Endgerät zu. Auf diese Weise ist eine Aktualisierung der Informationen quasi in Echtzeit möglich. Mit Ausnahme des SyncML Oxtender für den Open-Xchange Server unterstützen alle Lösungen dieses Verfahrens.
Nokia und Blackberry
Mit den Blackberry-Produkten von Research in Motion (RIM) begann der große Boom der mobilen Groupware. Das System ist zweistufig: Ein lokal im Netz zu installierender Blackberry Enterprise Server übernimmt die Daten aus der vorhandenen Groupware-Lösung. Unterstützt werden Lotus Domino, Microsoft Exchange und Novell Groupwise. Anstatt die Daten nun aber direkt an die Endgeräte zu senden, wandern sie zu einem zentralen, von RIM betriebenen Verteiler-Server. Erst dieser übernimmt den Versand an die mobilen Zielsysteme.
Gerade dieses Verfahren hat dafür gesorgt, dass RIM negative Schlagzeilen machte. Kritiker befürchten, dass das Unternehmen über den zentralen Blackberry-Server Einblick in vertrauliche Daten der Kunden erhalten könnte. Ohne Kritik ist hingegen die Unterstützung der Groupware-Dienste an sich. Sowohl E-Mail wie auch Kontaktdaten und Termine lassen sich problemlos zwischen Smartphone und Groupware synchronisieren. Dabei ist der Anwender inzwischen nicht mehr auf die Handhelds von RIM beschränkt.
Mittlerweile bieten auch andere Anbieter wie zum Beispiel Benq-Siemens, Sony Ericsson und T-Mobile (MDA I und II) Geräte mit integrierter Blackberry-Funktion an. Zudem sind für die Handheld-Betriebssysteme Symbian OS 7.0 sowie Windows Mobile Blackberry Connect-Lösungen verfügbar. Deren Leistungsfähigkeit variiert jedoch, sodass eine Nachfrage beim Hersteller vor dem Kauf ratsam ist. Derzeit noch nicht unterstützt werden Geräte mit Palm OS wie der Treo 650. Ein entsprechender Support ist aber noch für dieses Jahr angekündigt.
Als einziger Smartphone-Hersteller bietet Nokia eine eigene Lösung zur Integration der hauseigenen Handys in Groupware-Umgebungen an. Das Business Center unterstützt die Geräte der 66er-Serie sowie die Highend-Modelle 9300 und 9500 Communicator. War es bislang ausschließlich für Exchange-Umgebungen verfügbar, hat Nokia mittlerweile auch Support für Lotus Domino angekündigt.
Zusätzlich will Nokia den Support für weitere Mobiltelefone aus eigener Produktion mit Unterstützung des Java Mobile Information Device Profile (MIDP) 2.0 ausbauen. Dabei stehen zwei verschiedene Clients zur Verfügung. Die Standardvariante erlaubt ausschließlich die Synchronisierung von E-Mail, während die Professional-Version den vollständigen Satz an PIM-Daten zwischen Endgerät und Server übermittelt. Auch Nokias Lösung basiert auf einem eigenen Server, der über Konnektoren an die eigentliche Groupware angeschlossen ist. An Übertragungsverfahren bietet das Nokia Business Center sowohl initiierte Abrufe als auch den Versand der Inhalte per Push-Dienst.
Zwiespältige Bilanz
Generell ist also die Anbindung mobiler Endgeräte an eine Groupware-Lösung heute kein großes Problem mehr. Schwierigkeiten gibt es allenfalls mit älteren Devices, die zwar SyncML unterstützen, aber mit einem veralteten Protokollstandard arbeiten. Das eigentliche Ziel von SyncML, nämlich echte Unabhängigkeit vom verwendeten Endgerät, ist auf jeden Fall noch nicht erreicht. Speziell Produkte wie Nokia Business Center und Blackberry Enterprise Server zielen sogar darauf ab, den Kunden durch die singuläre Unterstützung der eigenen Marke in eine Lock-in-Situation zu zwingen. Von einheitlichen Standards ist die Industrie somit weiter denn je entfernt.