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Doch leere Büros, vernetzte Heimarbeiter und mobiles Arbeiten im Zug oder im Café sind nicht automatisch ein Erfolgsgarant. Gerade Führungskräfte sollten einige Grundsätze beachten, um die neuen Arbeitsformen im Unternehmen erfolgreich umzusetzen.
Vertrauen lernen
Anwesenheit ist nicht gleich Produktivität und acht Stunden Bürodienst kein Garant für gute Arbeitsergebnisse. Anders ausgedrückt: Es ist nicht wichtig, wann Mitarbeiter ihre Arbeit erledigen, sondern dass sie ihre Aufgaben pünktlich und in guter Qualität abliefern. Führungskräfte müssen deshalb lernen, ihren Mitarbeitern zu vertrauen und sie durch genaue Zielvorgaben zu führen. Die Definition fester Spielregeln hilft, eine vertrauensvolle neue Arbeitskultur zu schaffen.
Jedes Teammitglied muss wissen, wer wann, wo und wie zu erreichen ist. Feste Kernzeiten sorgen dafür, dass die Unmittelbarkeit der Arbeit nicht leidet und die Mitarbeiter nicht in den Burn-out rutschen, weil sie ständig erreichbar sein müssen. Teamleiter müssen Erwartungen und Ziele formulieren, die die Kollegen in einem bestimmten Zeitraum erreichen sollten. Flexibilität, Lernbereitschaft, Kommunikation und eine effiziente Arbeitsorganisation sind Erfolgsfaktoren.
Feedback geben
Mitarbeiter in einem flexiblen Arbeitsmodell benötigen mehr Führung und Ansprache als diejenigen, die täglich im Büro sind. Man kann nicht mal eben über den Schreibtisch rufen oder spontan ein Treffen ansetzen. Regelmäßige Statusmeetings ermöglichen allen Beteiligten, Projektstände auszutauschen, Ideen vorzustellen, Aufgaben zu besprechen und frühzeitig Fehlentwicklungen aufzuzeigen.
Dabei sind auch regelmäßige persönliche Treffen mit dem Vorgesetzten und dem ganzen Team - gerade auch für die zwischenmenschlichen Beziehungen - unverzichtbar. So kann ein positives Arbeitsumfeld und ein stärkeres Gemeinschaftsgefühl geschaffen werden. Am Ende sollten Führungskräfte auch im Hinterkopf behalten, dass flexibles Arbeiten nicht für jedermann geeignet ist. Gerade Mitarbeiter mit großem Bedürfnis nach sozialer Interaktion benötigen Alternativen.
In Technik investieren
Doch nicht nur organisatorische Aspekte gilt es zu beachten. Der Erfolg flexiblen Arbeitens steht und fällt mit der bereitgestellten IT-Infrastruktur. Die IT muss nicht nur die gesamte, verteilte Endgeräteumgebung von einem Standort aus steuern, sondern auch den Datenschutz durch gesicherte Datenübertragung und Sicherheitssoftware gewährleisten. Hinzu kommen regelmäßige Datensicherungen. Denn Ausfälle wirken sich direkt auf die Akzeptanz und Produktivität der Kollegen aus. Wenn also immer mehr Mitarbeiter verteilt an verschiedenen Standorten arbeiten, muss dem Online-Support eine größere Bedeutung zugeschrieben werden.
Unternehmen können flexibles Arbeiten nicht einfach verordnen und über Nacht einführen. Flexibles Arbeiten ist erst dann erfolgreich, wenn die nötigen Voraussetzungen bestehen, die Spielregeln für alle Parteien klar definiert sind und vor allem die Mitarbeiter gelernt haben, sich abzugrenzen, Verantwortung zu übernehmen und sich selbst zu organisieren. Das funktioniert nur Schritt für Schritt. Der Aufwand ist nicht gering, aber die Mühe lohnt sich.