Wie KMU den richtigen Dienstleister finden

Die Großen machen es vor und nun zieht der Mittelstand nach: War IT-Outsourcing in der Vergangenheit nur was für große Firmen, möchten nun auch Unternehmen mit weniger als 5000 Mitarbeitern verstärkt auslagern. Und Outsourcing ist wieder im Trend. Es scheint, als wären die Sicherheitsbedenken ein Stück weit abgebaut. Die Software- und ITK-Services-Beraterfirma Pierre Audoin Consultants (PAC) hat sich im Auftrag von Wipro Technologies für eine Marktanalyse angesehen, was der deutsche Mittelstand braucht, wenn er seine IT auslagern will. Die Analyse basiert auf Anwender-Befragungen, persönlichen Gesprächen der Analysten und ihren Erfahrungen aus Projekten.

Was der Mittelstand will

Viele Firmen leiden unter einer zu komplexen IT-Landschaft und einem Wirrwarr an Apps, die für unterschiedliche Endgeräte konzipiert wurden - auch vor dem Hintergrund des BYOD-Trends. Nach Erkenntnissen von PAC müssen Unternehmen ihre Infrastrukturen und Applikationen dringend modernisieren und konsolidieren. Ohne Modernisierungsschub seien Kosten und schlechte Qualität zu befürchten. Bedarf nach mehr Flexibilität sei ebenfalls festzustellen, schreiben die Berater von PAC. Davon erhofften sich Unternehmen, Geschäftsprozesse leichter internationalisieren zu können.

Vor allem wollen sie aber Kosten sparen. Das gelingt ihnen durch Outsourcing auch, wie etwa Accenture schreibt. Aber vor allem für kleinere Firmen, die sich nur eine grundlegend aufgestellte IT-Abteilung leisten können, gibt es noch weitere Vorteile: Gerade Mittelständler können mittels Outsourcing einen hohen Grad an Standardisierung und Automatisierung erreichen.

Was der Mittelstand kann

Mittelständler haben nicht dieselben Ressourcen wie Großunternehmen. Oft ist die IT nicht groß genug, um Neuerungen gleich umzusetzen. Outsourcing kann kleineren Firmen dabei helfen, sich auf das Kerngeschäft zu konzentrieren, meinen die Berater von PAC. Schließlich verhindere es, dass Geld und Zeit in das Nebengeschäft investiert wird.

So wählt der Mittelstand richtig

Nicht jeder Anbieter passt zu jedem Kunden. Die Berater haben einen Fragenkatalog zusammengestellt, der es Mittelständlern erleichtern soll, den für sie passenden Anbieter zu finden. Denn nur mit einem fähigen Partner könnten Prozesse standardisiert und optimiert werden. So könnten Mittelständler auch auf dem globalen Spielfeld mithalten.

Der Kunde muss wichtig sein

"Wie wichtig bin ich als Kunde für den potenziellen Dienstleister?" ist laut PAC eine der Kernfragen, die sich ein Unternehmen stellen sollte. Natürlich kann der Deal nicht den gleichen Umfang haben wie ein Geschäft mit einem globalen Großkunden. Das sollte sich aber nicht auf den Service auswirken. Leider haben viele Mittelständler erfahren müssen, dass sie nach Vertragsabschluss nicht mehr wichtig sind. Der Anbieter konzentriert sich oft schon auf den nächsten Deal, nicht auf die zu betreuenden Kunden. Legt der Anbieter ein "proaktives" Verhalten an den Tag, kann ein Entscheider davon ausgehen, dass er in guten Händen ist.

Dieses "proaktive" Verhalten zeigt sich auch noch in anderen Aspekten. Geht der Anbieter konkret auf die individuellen Wünsche und Anforderungen ein, spricht das schon mal für ihn. PAC rät dazu, sich einen Dienstleister auf Augenhöhe zu suchen, obwohl "dies nicht automatisch bedeutet, dass für mittelständische Unternehmen ausschließlich mittelständische Dienstleister geeignet sind."

Lokal ist Trumpf

Für den Mittelstand kann es sich eher lohnen, auf einen lokalen Anbieter zu setzen. Das liegt einmal am sogenannten "Cultural Fit". Passen die Arbeitsweisen von Anbieter und Unternehmer zusammen - gut. Aber gerade bei Mittelständlern, deren internationale Aktivitäten noch eingeschränkt sind, kann das zu Problemen und Kosten führen. Auch die Betriebsstruktur muss natürlich rein geographisch zum Kunden passen. Und überlegt werden sollte, wie wichtig der deutsche Markt generell für den Dienstleister ist. Sonst besteht die Gefahr, dass sich der Anbieter vom Markt verabschiedet, weil er sich für ihn einfach nicht rentiert. Andererseits: Wer plant, internationale Strukturen weiter auszubauen, sollte einen Outsourcing-Anbieter wählen, der dabei langfristig auch mithalten kann.

Stabilität und Verlässlichkeit sollten ebenfalls ausschlaggebend für die Entscheidung sein. IT-Entscheider sollten sich umhören, wie hoch die Fluktuation im Unternehmen ist, rät PAC. Ständig wechselnde Kunden-Manager beim Dienstleister sind nicht nur nervig: Sie kosten Zeit und wertvolles Vertrauen. Eine stabile Beziehung kann so nicht entstehen. Zur Stabilität gehöre auch, sich zu überlegen, wie wahrscheinlich eine Übernahme des Anbieters durch größere Unternehmen ist. Das würde für das Unternehmen Mehrkosten nach sich ziehen.
Die Trendstudie von PAC finden Sie hier.