Wenn es um das Herstellen von PDF-Dateien geht, verlassen sich die meisten Unternehmen auf das Programm Acrobat von Adobe, dem Erfinder des "Portable Document Format". Doch welcher private PC-Benutzer kann und will schon 600 Euro für die aktuelle Version 9 des Programms ausgeben, zumal man die Herstellungsfunktion im Heimbereich eher selten braucht. Anders sieht’s beim Anzeigen von PDF-Dateien aus. Bedienungsanleitungen zu sämtlichen Produkten rund um den PC kommen heute vorzugsweise nur noch als PDF-Datei auf CD oder DVD.
Auch im Internet werden Handbücher, Broschüren und andere Schriften meist in diesem Format angeboten. Ein PDF-Anzeigeprogramm ist also heutzutage Pflicht auf jedem Computer. Ist unter Windows kein PDF-Betrachter installiert, quittiert das Betriebssystem einen Doppelklick auf eine PDF-Datei mit der Meldung "Die folgende Datei kann nicht geöffnet werden". Bei aktivierter Option "Webdienst für die Suche nach dem richtigen Programm verwenden" wird nach einem Klick auf "OK" eine Internetseite geladen, die unter anderem den Adobe Reader vorschlägt. Auf vielen neuen Computern ist er für die Anzeige von PDF-Dateien bereits vorinstalliert.
Mit dem Adobe Reader in der aktuellen Version 9.3 lassen sich alle erdenklichen PDF-Dateien öffnen, in verschiedenen Ansichten auf dem Bildschirm anzeigen und seitenweise oder komplett ausdrucken. Außerdem können Sie damit PDF-Formulare ausfüllen, die immer mehr Behörden und Unternehmen online anbieten. Weitere praktische Funktionen des Programms: In PDF-Dateien lassen sich Kommentare und Ergänzungen einfügen. Und die gute Stichwortsuche hilft bei der Navigation durch längere Werke.
Doch vielen PC-Benutzern ist der Adobe Reader inzwischen aus zweierlei Gründen suspekt: Er gilt als völlig überfrachtet und behäbig. Mit seiner Vielzahl von Erweiterungen macht er sich mit mehr als 150 MB auf der Festplatte breit. Außerdem gräbt er sich tief in Windows ein und wirkt sich so negativ auf dessen Startgeschwindigkeit aus. Zweiter Kritikpunkt: Da der Adobe Reader so weit verbreitet ist, entwickelt er sich immer mehr zur beliebten Zielscheibe von Virenprogrammierern. Inzwischen gibt es jedoch eine Reihe von kostenlosen Alternativen, die bei PDF-Dateien nicht nur den Adobe Reader ersetzen, sondern teilweise sogar die Funktionen von Acrobat übertreffen. PC WELT stellt die besten Programme hier kurz vor.
PDF-Dateien anzeigen
Foxit Reader: Der mit rund 6 MB sehr kleine Foxit Reader ist eine schnelle und einfach zu bedienende Acrobat-Reader-Alternative zum Anzeigen, Durchsuchen und Drucken von PDF-Dateien. Auch einfache Bearbeitungsfunktionen, etwa für Kommentare, sind vorhanden. Einziger Nachteil: Das Programm gibt’s nur in einer englischsprachigen Version. Die portable Version hat denselben Funktionsumfang, der für die gängigen Anzeigezwecke in der Regel völlig ausreicht.
PDF-Xchange Viewer: Ebenfalls schnell, aber mit mehr Bearbeitungsfunktionen ausgestattet ist der PDF-Xchange Viewer. Das Programm kann gleichzeitig mehrere PDF-Dateien geöffnet halten und zeigt sie übersichtlich geordnet auf einzelnen Registerkarten ("Tabs") an. Im Programmfenster kann man links wie beim Adobe Reader wahlweise eine Minivorschau der PDF-Seiten oder Lesezeichen einblenden. Äußerst praktisch: An beliebigen Stellen eines Dokuments lassen sich Kommentare einfügen. Außerdem können bestimmte Inhalte mit Farbe und Symbolen hervorgehoben werden. Geöffnete PDF-Dateien lassen sich ausschnitt- oder seitenweise unter anderem als BMP-, JPEG-, TIF- und PNG-Grafik exportieren. Wie der Adobe Reader integriert sich die Software nahtlos in die Windows-Umgebung. Und das sogar noch einen Tick besser: Bei der Installation lässt sich das Programm als Erweiterung für die Internet-Browser Internet Explorer, Firefox, Opera und Chrome einbinden. Dann werden im Internet angeklickte PDF-Dateien automatisch im PDF-Xchange Viewer angezeigt.
Außerdem wird eine Erweiterung für den Windows-Explorer installiert, durch die er eine Vorschau zu PDF-Dateien anzeigen kann. Ist Microsoft Office 2007 oder 2010 mit Outlook installiert, übernimmt der PDF-Xchange Viewer die Vorschau der E-Mail-Anhänge im PDF-Format direkt im Outlook-Nachrichtenfenster. Die jeweils aktuelle Programmversion ist auch als portable Variante kostenlos verfügbar. Sie eignet sich besonders zum Mitnehmen auf einem USB-Stick. PDF-Xchange Viewer Portable ist nach dem Entpacken des Archivs rund 15 MB groß und enthält alle Funktionen der installierbaren Version. Ohne weitere Konfiguration ist die Software sofort startklar. Das Öffnen einer PDF-Datei per Doppelklick funktioniert bei der portablen Version allerdings nicht. Gehen Sie hier stattdessen im Menü den Weg über "Datei, Öffnen", oder drücken Sie bei gehaltener Strg-Taste auf die Taste O.
PDF-Dateien herstellen
Open Office:
Benutzer von Open Office haben es besonders gut. Die Funktion zum Erstellen von PDF-Dateien ist in alle Komponenten des kostenlosen Office-Pakets integriert. Über "Datei, Exportieren als PDF" lassen sich Dokumente im PDF-Format in verschiedenen Auflösungen und Qualitätsstufen speichern. Die Hyperlinks können auf Internet-adressen verweisen oder auf andere Bereiche innerhalb der Datei. Außerdem werden beim Export die Notizen und Lesezeichen der Original- in die PDF-Datei übernommen. Auf der Registerkarte "Anfangsdarstellung" legen Sie fest, ob beispielsweise längere PDF-Dateien in einem Anzeigeprogramm als Einzel- oder Doppelseiten geöffnet werden sollen. Auch eine Vergrößerung sowie eine Anpassung an die Fensterbreite des PDF-Anzeigeprogramms stellen Sie hier ein. Weitere Anzeigeoptionen wie "Im Vollbildmodus öffnen" und "Alle Lesezeichenebenen" aktivieren Sie auf der Registerkarte "Benutzeroberfläche". Open Office kann den PDF-Export auch mit einem Passwort vor unbefugtem Öffnen schützen und das Kopieren von Inhalten oder den Ausdruck unterbinden.
MS Office 2007 und 2010:
Erst in das neue Office 2010 hat Microsoft eine PDF-Export-Funktion eingebaut. Über die Menübefehle "Datei, Speichern und Senden" gelangen Sie zu den entsprechenden Funktionen. Wählen Sie hier unter „Dateitypen“ den Eintrag „PDF/XPS-Dokument erstellen“. Die im folgenden Fenster angebotenen Optionen sind weniger umfangreich als bei Open Office. Zumindest ein Passwortschutz lässt sich aber einschalten. Nutzer von Office 2007 können die PDF-Funktion nachrüsten. Das geht über die Erweiterung Speichern unter - PDF oder XPS. Nach der Installation lassen sich in Word, Excel, Powerpoint und weiteren Microsoft-Office-Programmen geöffnete Dateien im PDF-Format speichern. Beim PDF-Export können Sie zwischen zwei Qualitätsstufen wählen: "Standard" und "Minimale Größe".
PDF Creator:
Für Programme ohne direkte PDF-Ausgabe empfiehlt sich der PDF Creator. Er steht nach der Installation als PDF-Drucker bereit, auf Wunsch sogar als zentraler Netzwerkdrucker für mehrere Nutzer. Dadurch können Sie aus jeder beliebigen Software heraus PDF-Dateien erzeugen. Wenn etwa in einer älteren Office-Version, im Windows-Textprogramm Wordpad oder einem Internet-Browser eine PDF-Datei erstellt werden soll, wählen Sie einfach die Menübefehle "Datei, Drucken" und als Drucker den "PDF Creator". Im folgenden Fenster können Sie die PDF-Standardvorgaben mit „Speichern“ übernehmen oder nach einem Klick auf "Einstellungen" beispielsweise Qualität, Komprimierung, Speicherort, Passwort und Rechte individuell festlegen. Einmal getroffene Einstellungen lassen sich als Profil sichern und für weitere Druckaufträge anwenden. Haben Sie die Unterstützung für den Windows-Explorer mitinstalliert, sehen Sie nach einem rechten Mausklick auf PDF-Dateien den Befehl "Erzeuge Bild- und PDF-Dateien mit PDF-Creator". Ohne Umweg über das jeweilige Programm können Sie dann aus vorhandenen Dateien neue PDFs erzeugen.
Scan2PDF:
Mit Scan2PDF lassen sich eingescannte Vorlagen direkt als PDF-Datei speichern. Nach der Installation und dem ersten Start stellen Sie das Programm unter "Options" auf die deutsche Sprache um. Legen Sie dann eine Vorlage in Ihren Scanner ein, und klicken Sie auf das Scanner-Symbol in der Werkzeugleiste von Scan2PDF. Nach der Auswahl des Scanners beginnt das Einlesen der Vorlage. Ist der Vorgang beendet, wird das Scan-Ergebnis im Programmfenster angezeigt. Speichern Sie die neue PDF-Datei mit einem Klick auf das Disketten-Symbol. Die Qualität der PDF-Datei stellen Sie ebenfalls unter "Optionen" ein.
Noch mehr Programme zum Herstellen von PDF-Dateien
Bullzip PDF Printer:
Ebenfalls auf die unkomplizierte Herstellung von PDF-Dateien ist das Programm Bullzip PDF Printer spezialisiert. Es richtet sich als Drucker in der Windows-Systemsteuerung ein. So können Sie mit nahezu jedem druckfähigen Windows-Programm PDF-Dateien anfertigen. Bullzip PDF Printer nutzt dabei die Gratis-Software Ghostscript als Übersetzer. Schon mit den Standardeinstellungen von Bullzip PDF Printer erzielen Sie eine hochwertige PDF-Qualität. Selbst aufwendig formatierte und hunderte Seiten lange Word-Dateien mit eingebetteten Grafiken sind zügig abgearbeitet. In den Druckereinstellungen legen Sie unter anderem die Optionen für die Bildschirmdarstellung fest. Bullzip PDF Printer kann nicht nur passwortgeschützte und verschlüsselte PDF-Dateien erstellen. Auf Wunsch fügt das Programm auch Wasserzeichen ein, die Sie als Verfasser der Datei identifizieren.
Do PDF:
Schlank und schnell präsentiert sich das Programm Do PDF. Da es sich ebenfalls als Drucker installiert, entspricht die Handhabung weitgehend der von PDF Creator und Bullzip PDF Printer. Allerdings gibt’s weit weniger Ausgabeoptionen: Sie können lediglich Seitengröße, Qualität, Vergrößerungsfaktor sowie Hoch- oder Querformat einstellen. Damit richtet sich Do PDF besonders an PC-Nutzer, die nur gelegentlich ein PDF brauchen und sich nicht lange mit den Einstellungen des PDF-Druckertreibers beschäftigen wollen.
123 Word to PDF Converter Free:
Der kostenlose 123 Word to PDF Converter Free eignet sich besonders gut dafür, einzelne Word-Dateien in den Formaten DOC, DOCX und DOCM in eine durchsuchbare PDF-Datei umzuwandeln. Nach dem Start der Software ziehen Sie die gewünschten Dateien mit der Maus ins Programmfenster oder fügen sie über die Schaltfläche "Add file" hinzu. Die Umwandlung starten Sie mit einem Klick auf "Convert".
Free PDF to Word Doc Converter:
Den umgekehrten Weg von der PDF- zur Word-Datei geht Free PDF to Word Doc Converter. Wenn Sie Texte und Bilder aus PDF-Dateien extrahieren und danach bearbeiten müssen, ist dieses Programm das richtige für Sie. Laden Sie nach einem Klick auf "Browse" die gewünschte PDF-Datei, und lassen Sie sie per Klick auf "Convert" in eine Word-Datei umwandeln. Die ursprüngliche Formatierung bleibt dabei weitgehend erhalten. Lediglich bei umfangreichen Layouts klappt das nicht immer. Wahlweise werden alle oder nur bestimmte Seiten konvertiert. Die Aktion kann bei längeren Werken etwas dauern: Um zum Beispiel die digitale PC-WELT-Ausgabe 06/2010 mit 114 Seiten umzuwandeln, benötigte Free PDF to Word Doc Converter auf einem modernen Quad-Core-PC rund drei Minuten. Einschränkung: Bei PDF-Dateien, die per Passwort geschützt sind, funktioniert die Umwandlung nicht.
PDF-Dateien bearbeiten
PDF-Analyzer:
Bevor Sie ans Bearbeiten von PDF-Dateien gehen, sollten Sie sich immer einen detaillierten Überblick über ihre Einstellungen verschaffen. Der PDF-Analyzer liefert Informationen wie Dokumenten-titel, Seitenformat und Seitenanzahl, ferner sicherheitsrelevante Angaben wie Druck- und Kopiererlaubnis bis hin zu Verschlüsselungsstärke und Passwortverwendung. Selbst Details wie eingebettete Schriften, verwendete Seitenverweise und eingebundene Javascripts zeigt er an. Mit dem Programm können Sie auch Texte aus PDF-Dateien extrahieren und als XML-Datei speichern. Der PDF-Analyzer integriert sich nicht automatisch in den Windows-Explorer. Das können Sie jedoch über einen Umweg erreichen: Starten Sie das Programm, und klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine freie Stelle der Windows-Oberfläche. Es öffnet sich ein Menü, in dem Sie den Eintrag "PDF-Analyzer im Explorer-Kontextmenü eintragen" wählen. Zukünftig erhalten Sie die gewünschten PDF-Informationen, wenn Sie die entsprechende Datei im Windows-Explorer markieren, die rechte Maustaste drücken und im daraufhin erscheinenden Menü auf "PDF-Analyzer" klicken.
Quick PDF Tools:
Die Quick PDF Tools stellen ihre Funktionen ausschließlich nach einem rechten Mausklick im Windows-Explorer bereit. Das Programm liefert unter anderem Infos zum Verfasser einer PDF-Datei, eine Übersicht der darin eingebetteten Schriften sowie die eingestellten Ansichtsoptionen. Auch eine eigene, wenn auch langsame Vorschau ist vorhanden. Außerdem lassen sich mehrere PDF-Dateien zusammenfassen (Menüpunkt "Merge"). Zusätzlich gibt’s eine Exportfunktion, über die sich PDF-Seiten als JPG-Bilder und Text unformatiert als TXT-Datei speichern lassen.
PDF Split and Merge:
Das Programm PDF Split and Merge hilft Ihnen dabei, PDF-Dateien zu teilen und zusammenzufügen. Das funktioniert wahlweise auch per Kommandozeile in der Windows-Eingabeaufforderung. Dafür muss eine aktuelle Java-Laufzeitumgebung installiert sein. Die Bedienung des Programms ist weitgehend selbsterklärend: Links im Fenster unter "Plugins" wählen Sie die gewünschte Aktion. Beim Zusammenfügen laden Sie dann die einzelnen Dateien und klicken auf "Ausführen". Nach dem Festlegen des Speicherorts beginnt die Software ihre Arbeit.
Das Splitten in kleinere Teile geht ähnlich einfach. Als Extra lassen sich mit PDF Split and Merge PDF-Seiten drehen und teilen. Dafür bietet die Software einige ausgeklügelte Funktionen. So ist es beispielsweise möglich, gerade und ungerade Seiten, nach Lesezeichen oder nach bestimmten Seitenabständen zu trennen. Gut: Bei allen Aktionen lässt sich die PDF-Version für die Ausgabedatei einstellen: von 1.5 (Acrobat 5) bis 1.7 (Acrobat 7). So erreichen Sie, dass sich das PDF in möglichst vielen PDF-Anzeigeprogrammen öffnen lässt.
PDFill PDF Tools:
Eine umfangreiche PDF-Werkzeugkiste liefert das Programm PDFill PDF Tools. Insgesamt 15 Helfer für die wichtigsten PDF-Aufgaben stehen hier auf Mausklick bereit. Sie können zum Beispiel Informationen wie Titel, Autor und Version nachträglich in ein PDF einfügen, mehrseitige PDF-Dateien aufteilen und mehrere Einzelseiten oder PDF-Dateien zu einer Datei zusammenfügen. Außerdem lassen sich PDF-Dateien mit einem Passwortschutz versehen und auch verschlüsseln. Oder Sie kennzeichnen eine Datei per Wasserzeichen: Dazu laden Sie eine geeignete Bilddatei im Format JPG, BMP, TIF oder GIF und platzieren sie als Stempel auf der PDF-Seite. Danach kann sich kein anderer mit Ihrer Arbeit schmücken. Mit den PDFill PDF Tools auch möglich: das Drucken von mehreren PDF-Seiten auf ein Blatt, das Drehen und Zuschneiden von Seiten sowie das Speichern von Scans direkt vom Scanner als PDF-Dateien.
Becy PDF Meta Edit:
Mit dem Programm Becy PDF Meta Edit lassen sich bei Dateien bis zur PDF-Version 1.6 verschiedene Einstellungen bearbeiten. Unter anderem können Sie Thema, Titel und die Stichwörter in PDF-Dateien ändern. Zusätzlich lassen sich Anzeigeoptionen, Übergangseffekte, Lesezeichen und die logische Seitennummerierung anpassen. Das Programm hängt die Änderungen an das Ende der jeweiligen Datei, ohne den ursprünglichen Inhalt zu überschreiben. Damit ist es möglich, Bearbeitungen bei Bedarf rückgängig zu machen. Zusätzlich gibt es in Becy PDF Meta Edit eine Funktion, mit der man beschädigte PDF-Dateien reparieren kann.
Quelle: PC-Welt