Lange Zeit galten Drucker als notwendiges Übel. Dann wurden sie wie Server und Desktops als Teil der IT-Infrastruktur verstanden. In naher Zukunft jedoch werden Drucker als Output Devices bezeichnet und unter dem strategischen Blickwinkel als Teil der betrieblichen Wertschöpfung angesehen. Diese Entwicklung prophezeit der Branchenverband Bitkom.
Die klassische Betrachtung nach Total Cost of Ownership oder Costs per Page, greift zu kurz, so Bitkom. Denn ein Dokument entsteht nicht erst beim Druck - der Prozess und somit auch die Kosten beginnen bereits bei der Dokumentenerstellung.
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Aus dieser Perspektive betrachtet, kostet die Arbeitskraft am meisten - der Cent-Betrag, der für das Bedrucken des Papiers entsteht, spielt in den Gesamtkosten nur eine kleine Rolle. Nur weil er so leicht zu erfassen ist, wird er häufig als einziger Posten betrachtet. Managed Print Services (MPS) erfassen deswegen die gesamte Erstellung: vom elektronischen Dokument bis zur Ausgabe an der Hardware.
Mehr als ein "zu kontrollierendes Übel"
Einige Unternehmen prüfen laut Bitkom daher heute schon, welche neuen technischen Möglichkeiten das digitale Druck- oder Dokumentenmanagement bieten und wie sie von diesen neuen Möglichkeiten profitieren können. Sie drehen den Spieß um und sehen den Druck nicht mehr als "zu kontrollierendes Übel" sondern als "ungeschliffenen Diamanten".
Beispielsweise können neue Druck- und Dokumentenmanagement-Techniken etwa vorgelagerte Sachbearbeitung maßgeblich verbessern und beschleunigen. Eine solche Integration der Output-Devices in die Geschäftsprozesse und Dokumentenverteilung ist jedoch eine komplexe Angelegenheit und erfordert laut Bitkom höchste Qualität und Aufmerksamkeit bei der Auswahl des Dienstleisters.
IDC: Document Services verhelfen zu mehr Produktivität
Eine ähnliche Entwicklung zeichnet eine Umfrage von IDC. Insbesondere mittelständische Unternehmen mit 200 bis 1000 Beschäftigten planen laut der Studie "Print Management & Document Solutions in Deutschland 2012" in den kommenden ein bis zwei Jahren, Drucker-Management und Document Services verstärkt zu implementieren und zu verbinden.
Etwa die Hälfte der befragten Unternehmen überlässt sein Druckermanagement aktuell externen Anbietern und bezieht vor allem Basisleistungen wie Wartung und Support, Gerätebeschaffung und Verbrauchsmaterial.
In Document Services sehen zwei Drittel der Befragten den nächsten logischen Schritt, um dokumentenintensive Geschäftsprozesse in einzelnen Bereichen zu optimieren. Bereits 44 Prozent der befragten Unternehmen setzten elektronische Formulare und 34 Prozent Lösungen für sicheres Drucken und elektronische Archivierung ein.
Dokumentenintensive Geschäftsprozesse automatisieren
In den kommenden ein bis zwei Jahren wollen über die Hälfte der Firmen weitere dokumentenintensive Geschäftsprozesse automatisieren. So planen sie, Enterprise-Content-Mangement-Systeme sowie Software und Services zur Digitalisierung und automatischen Verteilung einzuführen. Gefragt sind laut IDC auch Enterprise In-/Outputsysteme, um Dokumente aus Firmenanwendungen heraus automatisch erstellen zu können.
Unternehmen, die diese Services bereits eingeführt haben, werden gut vorbereitet sein für den nächsten möglichen Effizienzschub: das mobile Drucken.
Mobiles Drucken in Reichweite
Mehr als die Hälfte der Befragten werten mobiles Drucken - also die Möglichkeit, Druckaufträge von Smartphone, Tablet oder Laptop per Mail auslösen zu können - als wichtigen Trend - kurzfristig innerhalb der nächsten ein bis zwei Jahre oder mittelfristig innerhalb der kommenden zwei bis fünf Jahre.
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Die Hälfte der befragten Unternehmen erhoffen sich dadurch mehr Flexibilität und 40 Prozent erwarten, dass Anwender produktiver werden. Denn Führungskräfte oder Vertriebsmitarbeiter erhalten mit mobilen Drucken die Möglichkeit, im Hotel, am Flughafen oder beim Kundenbesuch ein wichtiges Dokument auszudrucken.
Die größten Herausforderungen beim mobilen Drucken sind laut Umfrage Sicherheitsbedenken - verursacht durch das Fehlverhalten der Nutzer - sowie fehlende technische Voraussetzungen sowohl auf Drucker- als auch auf Endgeräteseite.