Zellen als Datum formatieren
Soll in eine Excel-Zelle ein beliebiges Datum des aktuellen Jahres eingegeben werden, so genügt es, den Tag, einen Punkt und den Monat einzugeben. Meist erfolgt aber diese Eingabe in eine unformatierte Zelle, die durch diese Eingabe formatiert wird. Excel verwendet für diese Formatierung das Format, das der Eingabe am ähnlichsten ist. Und dies ist leider das Format TT.MMM und meist ungeeignet. Wollen Sie den bereits gezeigten Weg der Formatierung nicht gehen, so verwenden Sie einfach die Tastenkombination (Strg)+(ª)+(§).
Nun wird das Datum im Format TT.MMM.JJ formatiert, ein für die meisten Fälle brauchbares Format. Diese Angaben gelten für die Gebietsschema Einstellung Deutsch (Deutschland). Bei abweichenden Einstellungen wie beispielsweise Deutsch (Schweiz) können sich aufgrund der anderen Datumsformatierung Unterschiede ergeben. Bei der Erstellung einer eigenen Vorlagenmappe werde ich Ihnen allerdings noch eine wesentlich elegantere Vorgehensweise zeigen.
Haben Sie schon einmal probiert, in einer Zelle beispielsweise ein Datum
gleichzeitig links- und rechtsbündig zu formatieren? Sie meinen, das geht nicht? Doch, mit einem kleinen Kniff ist auch das in Excel möglich.
Um ein Datum oder einen Text in einer Zelle gleichzeitig links- und rechtsbündig zu formatieren, verwendet man das Zeichen *. So soll das Datum mit ausgeschriebenem Monat und Jahr in einer Zelle dargestellt werden. Dabei soll der Monat linksbündig und das Jahr rechtsbündig angezeigt werden.
* Markieren Sie die zu formatierenden Zellen.
* Klicken Sie in der Registerkarte START in der Gruppe ZAHL unten rechts auf den kleinen Pfeil.
* Wählen Sie im erscheinenden Dialogmenü die Registerkarte ZAHLEN und bei Kategorie BENUTZERDEFINIERT Hier geben Sie dann bei TYP das nachfolgende Format ein: MMMM* JJJJ, also viermal den Großbuchstaben M, dann ein Sternchen, zwei Leerzeichen und viermal den Großbuchstaben J. Vergleichen Sie Ihre Eingabe mit der nachfolgenden Darstellung:
Quelle: Dieser Artikel stammt aus dem Buch "Excel 2007 für Controller. Excel effektiv nutzen" von Wolfram E. Mewes, ISBN: 978-3-8273-2820-5, 736 Seiten - 1 DVD, 1-farbig , Februar 2009, 44 Euro. Erschienen bei Addison-Wesley.
Als Euro formatieren
Das meistbenötigte Format bei der Arbeit mit Tabellen ist das Währungsformat, in den meisten europäischen Staaten also das €-Format. Selbstverständlich gibt es für dieses Format auch eine Tastenkombination. Diese lässt sich mit einer Eselsbrücke ebenfalls recht einfach merken. Das US-amerikanische Währungssymbol befand sich auch schon bei Schreibmaschinen auf der Standardtastatur.
Zur Betätigung musste die (ª)-Taste in Verbindung mit der Taste (4) gedrückt werden. Um eine Zelle oder einen Zellbereich mit dem Standardwährungsformat des Betriebssystems formatieren zu können, muss nun lediglich noch zusätzlich die (Strg)-Taste gedrückt werden. Also bewirkt die Betätigung von (Strg)+(ª)+(4) die Formatierung der markierten Zellen im Währungsformat.
Diese Einstellungen gelten nur für die Gebietsschema-Einstellung der Staaten, die ebenfalls den Euro eingeführt haben. So weit, so gut. Aber was machen Sie, wenn die Werte, die Sie darstellen wollen, sich im 100.000er-, Millionen- oder gar Milliarden-Bereich befinden? Auch hier gibt es einen Kniff, den ich Ihnen hier vorstelle:
Klicken Sie im Register Start in der Gruppe Formatvorlagen auf das Drop-Down-Symbol.
Es erscheint eine Auswahl weiterer Formatvorlagen. Interessant ist in diesem Beispiel die Möglichkeit, eine NEUE ZELLENFORMATVORLAGE… zu erstellen:
Euro-Formatierung - Fortsetzung
Klicken Sie auf diesen Befehl, so erscheint eine Dialogbox.
* Hier wählen Sie die Schaltfläche Formatieren…
* In der Registerkarte Zahlen wählen Sie die Kategorie Benutzerdefiniert aus.
* Klicken Sie dann bei Typ auf das Format #.##0 und geben dann über die Tastatur hinter der Null ein: ,0..« Mio. €« ein. Die hinter der Null eingegebenen Punkte bewirken das Verschieben des Dezimalpunktes um jeweils 3 Stellen nach links. Die in Anführungszeichen eingegebene Bezeichnung dient nur der Klarstellung. Wollen Sie nun Tausender oder Milliardenwerte kompakt darstellen, so geben Sie einfach einen bzw. drei Punkte nach der Null ein. Die Genauigkeit der Werte bleibt bei dieser Art der Formatierung selbstverständlich erhalten. Ein interessanter Nebeneffekt ergibt sich im Übrigen bei der Darstellung der Zahlen in einem Diagramm. Die in der Y-Achse dargestellten Werte erscheinen im gleichen Format und nehmen nicht wie bisher einen Großteil des Diagramms ein.
Bestätigen Sie mit OK, erscheint wieder die Dialogbox
Hier vergeben Sie, wie gezeigt, einen Namen für die Formatvorlage. Dann wählen Sie bis auf Zahlenformat alle anderen Kontrollfelder ab. Nun bestätigen Sie mit OK.
Wiederholen Sie den Vorgang für das Zahlenformat T€...... und für alle anderen Formate, die Sie dauerhaft zu Verfügung haben möchten.
Apropos dauerhaft. Leider gelten diese Einstellungen nur für diese Mappe, es sei denn, Sie speichern diese Mappe als Vorlage ab, und zwar unter dem Namen MAPPE.XLTX im Unterverzeichnis XLSTART. Gehen Sie hierzu folgendermaßen vor:
* Löschen Sie alle Tabellen bis auf die Tabelle1.
* Markieren Sie alle Zellen in dieser Tabelle.
* Löschen Sie die markierten Zellen mit der Tastenkombination [Strg]+[-].
* Markieren Sie die Zelle A1, um die Markierung wieder aufzuheben.
* Wählen Sie den Befehl SPEICHERN UNTER…
* Verwenden Sie UNBEDINGT das Unterverzeichnis XLSTART, wie nachstehend gezeigt.
Vergeben Sie UNBEDINGT den Namen MAPPE und den Vorlagentyp
XLTX oder XLTM.
Schließen Sie nun die erstellte Vorlagen-Mappe.
Wenn Sie nun eine neue Mappe aufrufen, wird der Name der Mappe großgeschrieben und die Mappe besitzt die von Ihnen vergebenen Formate. Durch das Großschreiben können Sie übrigens Ihre Vorlagenmappe von der Excel-Standardmappe unterscheiden.
Ihre eigenen Formate können Sie übrigens nun bei den Formatvorlagen auswählen.
Stunden addieren in Excel
Wenn Sie Stunden in Excel addieren wollen, so werden Sie feststellen, dass Sie nicht über 24 Stunden hinauskommen. Denn eigentlich sind es Zeitangaben, die Sie addieren. Mit einem kleinen Kniff können Sie aber dennoch zum gewünschten Ergebnis gelangen. Verwenden Sie hierzu das Format [h]:mm
Wie Sie der Abbildung entnehmen können, werden Stunden
addiert. Das Ergebnis der linken Spalte wurde nicht formatiert. Es werden keine über 24 Stunden hinausgehenden Werte angezeigt. In der rechten Spalte wurde das Ergebnis mit dem abgebildeten Format formatiert. Die gesamten Stunden werden angezeigt.
Werte verstecken
Angenommen, in Ihrer Tabelle befinden sich Angaben, die nicht auf den ersten Blick sichtbar sein sollen. Hierzu formatieren Sie die fragliche Zelle folgendermaßen:
Die Formatierung besteht aus drei Strichpunkten (;;;), damit wird der Wert in der Zelle ausgeblendet. Aber in der Eingabeleiste ist der Inhalt der Zelle noch sichtbar. Um auch hier den Wert zu verstecken, bedarf es der folgenden Maßnahmen.
Wählen Sie in der Gruppe ZAHL die Registerkarte SCHUTZ. Hier klicken Sie das Kontrollfeld AUSGEBLENDET an.
Nun muss noch die Tabelle geschützt werden. Dies erledigen Sie mit in der Registerkarte ÜBERPRÜFEN in der Gruppe ÄNDERUNGEN mit der Befehlsschaltfläche BLATT SCHÜTZEN. Nun ist auch der Wert in der Bearbeitungszeile nicht mehr zu sehen.
Werten je nach Inhalt verschiedene Farben geben
Diese Technik lässt sich noch etwas weiter ausbauen. Die drei Strichpunkte, die Sie im vorherigen Beispiel für die Formatierung verwendet haben, trennen die Formatierung für die positiven, negativen und Nullwerte voneinander. Da Sie keine Formatierung eingegeben hatten, konnten auch keine Werte dargestellt werden. Nun sollen in einer Zelle in Abhängigkeit der eingegebenen Werte die positiven Werte grün, die negativen Werte rot und die neutralen Werte blau dargestellt werden. Auch hier verwenden Sie aus der Gruppe ZAHL die Registerkarte ZAHLEN und geben das folgende Format ein:
Nun werden je nach Eingabe die Werte grün, rot oder blau dargestellt.
Quelle: Dieser Artikel stammt aus dem Buch "Excel 2007 für Controller. Excel effektiv nutzen" von Wolfram E. Mewes, ISBN: 978-3-8273-2820-5, 736 Seiten - 1 DVD, 1-farbig , Februar 2009, 44 Euro. Erschienen bei Addison-Wesley.