Nur eine Minderheit von 14 Prozent der CIOs macht immer pünktlich Feierabend. Der US-Berater Robert Half gibt Ratschläge zum besseren Umgang mit zu viel Arbeit.
Auch der fleißigste CIO kann sich nicht ständig auf die Arbeit konzentrieren. Foto: MEV Verlag
"Des Wörtchen Feierabend, des is a scheenes Wort", sangen Ende der 1980er Jahre die bayerischen Spaßvögel von der Spider Murphy Gang. CIOs dürften das schöne Wörtchen selten hören. Das legt zumindest eine Blitzumfrage des US-Beraters Robert Half unter rund 2300 IT-Entscheidern nahe.
Die Teilnehmer wurden gefragt, wie oft sie Abends oder am Wochenende arbeiten. Jeder Zweite erklärt, das "oft" zu tun. Bei weiteren 23 Prozent kommt es "relativ häufig" vor, bei weiteren zwölf Prozent "unregelmäßig". Lediglich eine Minderheit von 14 Prozent gibt an, nie abends und am Wochenende zu arbeiten. Bemerkenswert ist, dass einer von hundert - also in diesem Falle 23 Umfrageteilnehmer - angeben, sie wüssten es nicht.
Ständige Verfügbarkeit der IT
John Reed, Senior Executive Director bei Robert Half, führt diese Aussagen auf die ständige Verfügbarkeit der IT zurück. So implementieren Unternehmen neue Software gern am Wochenende. Wer über verschiedene Kontinente hinweg für Kunden und Partner arbeitet, braucht einen 24/7-Betrieb - und einen CIO, der notfalls eingreift.
Platz 10: Bürokratie Es könnte alles so schön sein: Die Tür ist zu, das Telefon klingelt nicht und das Projekt läuft. Aber immer wieder hindert die Verwaltung den Mitarbeiter daran, effizient zu sein. Acht Prozent der Befragten gaben an, jeden Tag ein bis zwei Stunden mit Bürokratie und Verwaltungsangelegenheiten zu kämpfen. Hier ein Formular, dort ein Antrag - da geht schnell viel Zeit drauf. Nur ein Viertel der Befragten gab an, sich überhaupt nicht damit befassen zu müssen.
Platz 9: SMS und Nachrichten schreiben Vrrmvrrm vibriert das Smartphone in der Tasche. Darauf will geantwortet werden, egal, ob die erhaltene Nachricht beruflich oder privat ist. Das frisst Zeit: Jeder zehnte gab an, täglich ein bis zwei Stunden mit SMS oder anderen Nachrichtendiensten zuzubringen. Und genau so viele verbringen sogar mehr als zwei Stunden täglich damit, Nachrichten zu tippen. Natürlich verzichten viele auch während der Arbeitszeit nicht auf die Kommunikation per SMS. Und das frisst jede Menge Zeit.
Platz 8: Facebook und Co. Ohne Social Media geht es nicht mehr, da sind sich alle Entscheider einig. Aber mit Social Media geht jede Menge Zeit drauf: Elf Prozent der Befragten verbachten ein bis zwei Stunden auf Facebook, Twitter und Co. Und satte drei Viertel der Befragten waren bis zu zwei Stunden aktiv in Sozialen Netzwerken unterwegs. Natürlich ist Netzwerken auf diese Art auch wichtig für die Karriere. Aber der Umgang mit Xing und anderen sollte nicht den aktuellen Job gefährden.
Platz 7: Pendeln Wer nicht gerade das Glück hat, zuhause arbeiten zu dürfen, der muss jeden Tag ins Büro pendeln. Auch das kostet Zeit: 13 Prozent der Befragten sagten, dass sie jeden Tag viel Zeit mit Pendeln zubrächten. Da kann es hilfreich sein, auf öffentliche Verkehrsmittel umzusteigen. Wer schon unterwegs seine Mails sichtet, kann sich im Büro selbst auf Wichtigeres konzentrieren. Oder man kommt einfach mal ohne Stau und entspannter an. Das macht jeden produktiver.
Platz 6: Kollegen Es gibt Tage, da muss man sich im Büro ganz genau auf die Arbeit konzentrieren und kommt kaum mit der Arbeitszeit aus. Die gesprächige Kollegin hat aber nichts anderes zu tun, als uns fesselnd die kurze Pause zu stehlen.
Platz 5: Meetings Spätestens, wenn das Meeting bei Tagesordnungspunkt 27 angekommen ist, weiß man, warum Meetings auf Platz 5 der größten Zeitfresser gelandet sind. Sie ziehen sich hin, sind oft überflüssig und bringen meist wenig Problemlösendes mit sich. Fast jeder Fünfte (18 Prozent) hockt über eine Stunde am Tag in einem Meeting, 70 Prozent sogar bis zu zwei Stunden. Da hilft nur: Entweder die Meetings selbst reduzieren oder die Zahl der Teilnehmer. Oft genug sitzen einfach die falschen Menschen im Raum, die mit der Sache nur am Rand zu tun haben.
Platz 4: Vor-sich-Herschieben Auf Platz 4 landet die Prokrastination, auch das Vor-sich-Herschieben genannt. Fast jeder Vierte (19 Prozent) packt die Dinge nicht sofort an und verbringt jeden Tag ein bis zwei Stunden damit, eben nicht in die Excel-Tabelle zu schauen. Laut Studie gingen zehn Prozent der Befragten Probleme und Herausforderungen sofort an. Dass die Prokrastination nur begrenzt hilfreich ist, wissen alle Beteiligten selbst am Besten. Wie man den inneren Schweinehund besiegt und Zeit spart, verrät die Studie leider nicht.
Platz 3: Fernseh gucken Platz 3 frisst nun nicht gerade Zeit im Job, zugegeben. Es gibt wohl nur wenige Berufe, in denen es erlaubt ist, fernzusehen. Aber ausgiebiger Fernsehkonsum wirkt sich trotzdem aus. 26 Prozent sagten, dass sie jeden Tag ein bis zwei Stunden vor dem Fernseher verbrachten und immerhin 16 Prozent sogar mehr als zwei Stunden. Das frisst Zeit für andere, persönliche Dinge wie E-Mails schreiben, online shoppen und Netzwerken. Stattdessen fällt das dann in die Arbeitszeit. Wer auf den Plasma häufiger verzichten kann, der ist im Job garantiert auch effizienter.
Platz 2: Surfen Wie viele Katzenvideos kann man sich an einem Tag anschauen? Hier noch eine Witz-Seite, dort noch mal schnell Nachrichten und Fußball-Ergebnisse checken: Schon surft man an einem einzigen Tag mehr als zwei Stunden im Netz. 80 Prozent gaben an, so viel Zeit mit Surfen zu verbringen, der Rest immerhin noch ein bis zwei Stunden. Wer sich hier disziplinieren kann, der arbeitet schneller und konzentrierter. Aber was ist der Zeitfresser Nummer Eins?
Platz 1: E-Mail-Flut Im Minutentakt kommen sie hereingeflattert, reißen aus der Konzentration und stören den geregelten Ablauf: E-Mails. Ein Drittel der Befragten bearbeitet jeden Tag ein bis zwei Stunden die Post, und 22 Prozent sogar mehr als zwei Stunden. Dabei sind viele E-Mails unwichtig, bestehen aus langen Konversationen, die unüberlegt kopiert werden oder enthalten kaum Infos. Da hilft nur noch Zero-Email. Oder einfach mal das Postfach schließen.
Doch auch CIOs brauchten Erholung, mahnt Reed. Vier Tipps sollen helfen, die Arbeitsmenge im Zaum zu halten:
1. Immer das "Meiste" herausholen: Wenn jedes Projekt Priorität beansprucht, muss sich der CIO fragen, welches davon den meisten Umsatz generiert oder die meisten Kosten senkt oder die meisten neuen Geschäftsfelder erschließt. Sein Team sollte ebenso verfahren.
Der realistische Blick auf die Ressourcen
2. Interne Ressourcen realistisch einschätzen: Jeder CIO muss wissen, was seine Mitarbeiter können und welche Erfahrungen jeder einzelne aufweist. Wo nötig, können externe Berater oder Experten unterstützen.
3. Nicht im Klein-Klein verlieren:IT-Entscheider müssen nicht alles bis ins Kleinste selbst erledigen. Wer Meilensteine setzt und regelmäßig mit seinem Team Rücksprache hält, kann die Mitarbeiter auch machen lassen.
4. Eine goldene Regel: Wer selbst im Stress ist, sollte den Stress anderer verstehen. Das heißt: keine überflüssigen Meetings ansetzen, Termine anderer respektieren, Feedback und Anweisungen sofort erteilen.