Von aufwendigen Eigenentwicklungen hält Andreas Werner-Scheer nichts. "Das SAP-System sollte als Standardsoftware eingesetzt werden", fordert der Direktor für Informationsverarbeitung und Organisation bei der Münchner Hypothekenbank. Werner-Scheer ließ sein SAP-System mit dem Tool KPI Analyzer benchmarken, um es anschließend zu bereinigen. Unnötige Programme, die von Release zu Release mitgezogen wurden und die Bank Geld kosteten, wurden entfernt. "Wir haben dann die Programme gelöscht, die obsolet geworden sind", erklärt Werner-Scheer das Vorgehen. Übrig geblieben sind nur die Standardsoftware und einige wenige Add-Ons.
Insgesamt 1232 Unternehmen haben bislang mit dem Analyzer das mögliche Einsparpotenzial für Wartungs- und Projektaktivitäten ermittelt. Der KPI Analyzer vergleicht Eingaben mit Branchenwerten. Der Algorithmus berücksichtigt neben branchenspezifischen Besonderheiten den Release-Stand und das Alter der jeweiligen SAP-Installation. Werner-Scheer von der Münchner Hypothekenbank setzte die Verbesserungsvorschläge der Performance-Messung mit Erfolg um: Während er 2007 nur ein silbernes Zertifikat für sein SAP-System erhalten hatte, gab es voriges Jahr Gold.
Nur noch ein weiteres Unternehmen aus der Finanzbranche hat es neben der Münchner Hypothekenbank zu einer Auszeichnung gebracht. Aber auch wenn es bei vielen Unternehmen nicht bis zum Zertifikat reicht, hat sich der Zustand der SAP-Systeme insgesamt verbessert. Diana Bohr, Chief Technology Officer bei West Trax Deutschland in Hahnstätten, wirkt zufrieden: "Der Hang zu Eigenentwicklungen ist weniger geworden." Während der ERP-Dienstleister West Trax in der Vergangenheit den besten Unternehmen einen Standardisierungsgrad von rund 60 Prozent bescheinigte, marschieren heute bereits ein paar Kandidaten auf die 80-Prozent-Marke zu.
Der Rundum-Sparkurs bringt die Firmen dazu, ihre SAP-Systeme jetzt doch zu entschlacken. "Viele haben nur die technischen Releases gemacht und ihre Eigenentwicklungen mitgeschleppt. Neue Funktionen hat sich niemand angesehen", sagt Bohr. Generell gilt die Faustregel: je älter ein System, desto mehr Einsparpotenzial. Diese Tatsache bekommen vor allem Mittelständler zu spüren: "Die meisten Unternehmen haben bisher wenig getan, um ihre Systeme zu verbessern", sagt Bohr. Nur wenige Unternehmen hätten den Handlungsbedarf früher erkannt.
Kleine Firmen verplempern mehr
Das Einsparpotenzial der großen Unternehmen ist etwa gleich geblieben, das der kleinen Firmen nimmt zu. Überholt haben die kleineren Unternehmen die Großen zwar noch nicht. Nach wie vor gilt bei den absoluten Zahlen: Je größer das Unternehmen, desto größer auch das Einsparpotenzial. Der KPI Analyzer hat jedoch ermittelt: Nutzen mehr als 5000 Personen das SAP-System eines Unternehmens, liegt das Einsparpotenzial bei durchschnittlich 766 533 Euro pro Jahr. Bei nur halb so vielen Nutzern betragen die Sparmöglichkeiten 453 552 Euro, bei bis zu 500 Personen sind es noch 341 470 Euro. Arbeiten nur 250 Menschen mit einem SAP-System, könnten 308 444 Euro gespart werden.
So weit, so gut. Bei Werner-Scheer errechnete das System einen Wert von 300 000 Euro, den die Münchner Hypothekenbank bei ihrem SAP-System einsparen könnte. Auch wenn Werner-Scheer fleißig seine Performance optimiert hat - so viel Ersparnis war es im Endeffekt nicht. "Den Betrag stelle ich massiv in Frage", sagt Werner-Scheer. Aber 20 000 Euro habe er sicherlich durch die Benchmark-Maßnahmen eingespart. "Wir waren relativ gut aufgestellt. Deshalb gab es da nicht viel zu tun", meint Werner-Scheer.
Gut aufgestellt zu sein heißt also nicht, ein aufgeblasenes SAP-System mit vielen Eigenentwicklungen ins Unternehmen zu integrieren. Bohrs Fazit: "Man muss kein aufgeblähtes System mit sich herumschleppen, sondern kann mit den richtigen Maßnahmen und Strategien viel erreichen." Andreas Werner-Scheer von der Münchner Hypothekenbank ruht sich nicht auf seinem goldenen Zertifikat aus. Denn das SAP-System in seinem Unternehmen ist zwar schon sehr gut aufgestellt, aber perfekt ist es nicht.
Mit dem Zertifikat erhielt Werner-Scheer eine Reihe von Vorschlägen, wie er die SAP-Performance bei der Bank verbessern könnte. "Da können wir noch was machen", sagt er. Diana Bohr denkt beim Optimierungsbedarf sogar so weit, dass sie an ein neues Rollenverständnis für die IT appelliert. "Die IT muss sich neu positionieren. Sie muss Partner werden, denn sie kann extrem viel zum Unternehmenserfolg beitragen“, resümiert der West-Trax-CTO.