4 Anforderungen ans Projektmanagement

Unternehmen müssen sich immer wieder verändern oder gar neu erfinden. Denn die fortschreitende Globalisierung der Wirtschaft, immer knapper werdende Ressourcen und der stetige Wandel des technologischen Umfeldes versetzen Unternehmen zunehmend in eine starke Konkurrenzsituation.

In einem Umfeld, in dem Geschäftsprozesse und sogar ganze Geschäftsmodelle IT-gestützt abgebildet werden, bedeuten diese Veränderungen zwangsläufig auch Veränderungen in der IT eines Unternehmens. Deshalb muss die IT-Funktion in der Lage sein, ihre IT-Services dem stetigen Wandel des Umfelds flexibel anzupassen und dadurch Services schnell und bedarfsorientiert bereitzustellen.

Dies kann nachhaltig jedoch nur gelingen, wenn IT-Initiativen durch ein stringentes IT-Projektmanagement erfolgreich bewältigt werden. Doch die Komplexität von Projekten hat zugenommen, denn die IT und Geschäftsprozesse sind mehr und mehr miteinander verwoben.

Flexibilität ist dabei ein Instrument, das es der IT-Funktion ermöglicht, geschäftspolitische Ziele besser zu unterstützen. Die Prinzipien der Flexibilität - Redundanz, Modularität, Lern- und Entwicklungsfähigkeit sowie Rekonfigurationsfähigkeit - angewendet auf das Projektmanagement, erhöhen den IT-Wertbeitrag.

4 Prinzipien zur Erhöhung des IT-Wertbeitrags

Flexibilität gilt häufig als Erfolgsfaktor, um sich in dynamischen Märkten zu positionieren. Denn aufgrund der wirtschaftlichen Gegebenheiten müssen Unternehmen schnell auf neue Situationen reagieren können. Die Anpassungsfähigkeit der IT betrifft oft jedoch nur Teilbereiche, beispielsweise die agile Softwareentwicklung.

Damit die IT aber eine Organisation unterstützt, ganzheitlich flexibel zu werden, muss eine Strategie entwickelt werden, die alle oben genannten Anforderungen nachhaltig integriert. Nur mit dieser Grundlage kann der IT-Wertbeitrag gesteigert werden. Um diese Herausforderung zu meistern, sollten folgende Prinzipien angewendet werden:

• Redundanz: Große Mengen an Ressourcen, sowohl qualitativ als auch quantitativ, führen dazu, dass Organisationen schnell auf sich verändernde Situationen reagieren können, z. B. wenn kurzfristig ein höherer Bedarf an Speicherplatz benötigt wird.

• Modularität: Wenn einzelne Bestandteile - ganz gleich, ob sie sich auf einen Prozess, die gesamte Organisation oder einen technischen Aspekt beziehen - jeweils separiert sind, ist es einfacher, diese bei Bedarf mit anderen Komponenten beliebig zu kombinieren oder auszutauschen, z.B. bei serviceorientierten Architekturen.

• Lernfähigkeit: Erfahrungen erzielen einen Lerneffekt. So können gemachte Erfahrungswerte auf neue Situationen vorbereiten und übertragen werden. Mit einem großen Erfahrungsschatz werden Zusammenhänge früh erkannt, sodass geeignete Maßnahmen ergriffen werden können.

• Rekonfigurationsfähigkeit: Um Strukturen zu gestalten und anzupassen, müssen Veränderungen bewusst erkannt und aktiv vorwärts getrieben werden.

Werden die vier Prinzipien befolgt, sind die Voraussetzungen für eine flexible IT-Struktur gegeben.

So gelingt die Flexibilisierung in der Praxis

Ein strategisches IT-Projektmanagement ist eine unerlässliche Grundlage, damit die IT auf Veränderungen flexibel reagieren kann und somit ihren Wertbeitrag steigert. Basierend auf den vier Prinzipien gibt es eine große Bandbreite an Gestaltungsmöglichkeiten.

1. Redundanz im Projektmanagement

Um das Prinzip der Redundanz im Projektmanagement zu verankern, ist es sinnvoll, neben der Unterstützung durch eine Projektassistenz mehrere Teammitglieder mit der Qualifikation eines Projektleiters und auch externe Projektleiter einzusetzen. Dadurch wird gewährleistet, dass ein IT-Projekt administrativ und auch strategisch gestützt wird. Treten Veränderungen ein, ist ein Projekt beispielsweise nicht an einzelne Teamleiter gebunden bzw. der Projekterfolg nicht von Einzelnen abhängig.

2. Modularität im Projektmanagement

Wenn neue Informationen oder Zwischenergebnisse den Projektverlauf beeinflussen, sollte man mit dem Prinzip der Modularität dafür sorgen, dass Projektbausteine einfach ausgetauscht werden können. Dies erreichen Unternehmen, indem sie eine Methodik für das Projektmanagement vorgeben, einen Ressourcenpool schaffen oder unterschiedliche Szenarien entwickeln. Auf diese Weise können neue Faktoren einfacher integriert werden. Gleichzeitig sind die Projektkosten auch weiterhin unter Kontrolle.

3. Lern- und Entwicklungsfähigkeit im Projektmanagement

Nicht nur für das aktuelle Projekt, sondern besonders für das weitere Projektmanagement ist es von großer Bedeutung, die Lern- und Entwicklungsfähigkeit auszubauen. Lessons Learned sind in diesem Zusammenhang unverzichtbar. Als eine Sammlung gewonnener Erkenntnisse dienen sie als Basis, um sich auf zukünftige ähnliche Projekte vorzubereiten und Prozessabläufe kontinuierlich zu verbessern. Gleichzeitig sollten die Skills des Führungsteams im Projektmanagement geschult und relevante Fähigkeiten im Portfoliomanagement integriert werden. Denn wenn fachliche Kompetenzen breit verteilt sind, kann das jeweilige Unternehmen langfristig mehr Know-how sichern.

4. Rekonfigurationsfähigkeit im Projektmanagement

Zu straffe Strukturen führen häufig dazu, dass jede Abweichung ein Problem darstellt und die erfolgreiche Durchführung und Umsetzung eines Projektes gefährdet. Doch indem die Rekonfigurationsfähigkeit des IT-Projektmanagements ausgebaut und gefestigt wird, können zeitintensive Prozessschleifen vermieden werden. Um schnell auf eine neue Situation reagieren zu können, ist es deshalb wichtig, dass die Entscheidungswege zum Lenkungsausschuss kurz sind. Auf diese Weise werden unnötige Projektverzögerungen verhindert. Darüber hinaus sollten im Vorfeld eindeutige Eskalationswege definiert und die Planung bei Umfeldveränderungen frühzeitig angepasst werden.

Starre Projektstrukturen bieten einerseits scheinbar ein hohes Maß an Sicherheit, verhindern aber andererseits die Möglichkeit, auf sich verändernde Rahmenbedingungen flexibel zu reagieren. Mit einem geeigneten IT-Projektmanagement, das sich an neue Gegebenheiten individuell und schnell anpassen kann, lässt sich nicht nur die Qualität und Effektivität der IT-Leistungen steigern, sondern gleichzeitig die Kosten senken.

Die Handlungsoptionen, um das IT-Projektmanagement flexibler zu gestalten, sind vielfältig. Deshalb kommt es für die Unternehmen darauf an, die geeigneten Gestaltungsmöglichkeiten für ihre jeweiligen Herausforderungen zu identifizieren und zu nutzen. Nur so können sie ihre Flexibilitätspotenziale freisetzen und ihren IT-Wertbeitrag stetig erhöhen.

Gilles Schneider ist Senior Consultant Advisory Services und André Wiedenhofer Manager Advisory Services bei EY (Ernst & Young).