Das Arbeiten in auf verschiedene Standorte verteilten Teams ist nicht kostengünstiger. Es wäre sogar härter, aber die Mühe wert. Das ist die These von Zack Urlocker, dem COO des Softwareunternehmens Zendesk, in seinem auf einer Londoner Konferenz gehaltenen Vortrag "12 Practical Tips for Managing Distributed Development". Joe Brockmeier von unserer amerikanischen Schwesterpublikation CIO hat die wichtigsten Thesen aus Urlockers Vortrag zusammengefasst.
Urlocker hat Erfahrung im Arbeiten mit verteilten Teams. Bei seinem aktuellen Arbeitgeber Zendesk verteilen sich 160 Angestellte auf vier Büro-Standorte und zwei Entwicklungszentren. Vor Zendesk arbeitete Urlocker bei MySQL. An der Entwicklung des Datenbankverwaltungssystems arbeiten 400 Mitarbeiter in 40 Ländern. 95 Prozent der Entwickler arbeiten zuhause. Im Unternehmen gilt das Motto: "Wir stellen die besten ein, die wir bekommen können. Ganz unabhängig davon, wo sie wohnen."
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Viele Manager haben nach wie vor eine Vorliebe dafür, dass ihre Mitarbeiter vor Ort im Büro arbeiten. Urlocker glaubt, Mitarbeiter werden produktiver, wenn man sie von dort arbeiten lässt, wo sie arbeiten möchten. Seine Tipps bezieht er speziell auf das verteilte arbeiten von Entwickler-Teams, doch die Ratschläge lassen sich durchaus auch auf andere Positionen übertragen.
1. Globale Tools auswählen
Es hält alle auf, wenn ein Teil des Teams mit einem Tool arbeitet, auf das alle anderen keinen Zugriff haben. Tools müssen für alle verfügbar sein, ob sie nun im Nachbarbargebäude oder auf einem anderen Kontinent am Projekt mitarbeiten.
2. Kommunikation intensivieren
Transparenz im Team ist bereits dann wichtig, wenn alle am gleichen Standort arbeiten. Doch bei verteilten Teams ist das Thema von ganz besonderer Bedeutung. Gerade wenn man an unterschiedlichen Orten arbeitet, sollte man viel kommunizieren und wichtige Absprachen schriftlich festhalten. Ist das Team international, müssen alle Teammitglieder über so gute Englischkenntnisse in Sprache und Schrift verfügen, dass sie sich an dieser Kommunikation beteiligen können.
Manager sollten etwa die Hälfte ihrer Arbeitszeit damit verbringen, mit ihrem Team zu kommunizieren. Und die Teams sollten sich täglich rund 15 Minuten untereinander absprechen, um sich gegenseitig über die wichtigen Themen zu informieren. Aber eine Videokonferenz sollte das eher nicht sein, rät Urlocker. "Für irgendjemanden ist es immer 3 Uhr morgens."
Metriken einsetzen
3. Das Team zusammenbringen
Doch nur weil man mit einem verteilten Team arbeitet, heißt das nicht, dass man das Team nie an einem Ort zusammenbringen sollte. Sich persönlich zu treffen ist wichtig für das Teamgefühl. Aber man sollte nicht immer von den Entwicklern verlangen, zu den Managern in die Unternehmenszentrale zu kommen. Manager sollten die Gruppe durchaus an einem der Entwickler-Standorte treffen und dort Zeit mit den Teammitgliedern verbringen.
Urlocker selbst arbeitet seit Jahren in verteilten Teams und glaubt, dass man viel effektiver mit Menschen zusammenarbeitet, die man bereits persönlich getroffen hat. Außerdem bringe man sich viel mehr in ein Unternehmen ein, wenn man sich seinen Kollegen verbunden fühlt. "Man muss nicht jeden Tag zusammen im gleichen Büro sitzen", sagt Urlocker. Ein paar Treffen mit den anderen Teammitgliedern im Jahr könnten Wunder bewirken.
4. Den Teamerfolg messen
"Was gemessen wird, wird auch erledigt", sagt Urlocker. Für die erfolgreiche Zusammenarbeit in verteilten Teams empfiehlt er den Einsatz von Metriken und ermuntert sogar dazu, die Metriken dem gesamten Team zur Verfügung zu stellen.
Urlocker ist davon überzeugt, dass das Arbeiten in verteilten Teams zwar nicht einfach ist, aber Unternehmen viele Möglichkeiten bietet. Denn so sind sie bei ihrer Suche nicht mehr auf Talente angewiesen, die in der Nähe des Firmenstandorts wohnen oder bereit sind, dorthin umzuziehen.