Nach fünf Jahren übergab Swiss-CIO Martin Zekar mehr als 160 Anwendungen an den neuen Dienstleister Lufthansa Systems - im laufenden Betrieb.
"Man muss den Markt testen", sagt Swiss-CIO Martin Zekar über sein Motiv, trotz Zufriedenheit mit dem bisherigen Dienstleister den Betrieb von 160 Anwendungen neu auszuschreiben. Foto: Swiss
Der alte Outsourcing-Vertrag lief aus und Swiss-CIO Martin Zekar war überzeugt, dass er dieselben Leistungen für weniger Geld bekommen könnte: Den Betrieb von mehr als 160 Anwendungen hat der 48-Jährige, der seit 2008 die IT der zum Lufthansa-Konzern gehörenden Schweizer Fluggesellschaft verantwortet, nach einer Ausschreibung neu an Lufthansa Systems vergeben.
Schon 2006 hat Swiss, deren Maschinen in den ersten sechs Monaten dieses Jahres mehr als 75.000 mal abhoben und dabei 7,7 Millionen Passagiere an einen der 70 Zielflughäfen in 37 Ländern flogen, den gesamten IT-Betrieb ausgelagert - darunter den Bereich "Electronic Data Center", unter dem Zekar die Windows- und Unix-Systeme für alle Anwendungen zusammengefasst hat. Als der Fünfjahres-Vertrag vor dem Auslaufen stand, entschied sich der CIO für eine Neuausschreibung. "Wir waren mit dem bisherigen Provider keinesfalls unglücklich, aber man muss den Markt testen; Benchmarking alleine genügt nicht", sagt der CIO.
Mittlerweile ist die Migration der Anwendungen abgeschlossen. Aus seinen Erfahrungen mit dem Anbieterwechsel zu Lufthansa Systems leitet Martin Zekar sechs Ratschläge für CIO-Kollegen ab:
1. Ungewöhnliche Wege bei der Ausschreibung gehen
Martin Zekar hat nicht einfach ausgeschrieben, welche Services er von Dienstleistern beziehen will. Stattdessen setzte er mit seinen IT-Mitarbeitern, unterstützt durch ein auf Outsourcing spezialisiertes Beratungsunternehmen, selbst ein fertiges Vertragswerk auf - "mit zum Teil hart formulierten Konditionen. Da haben die Anbieter an manchen Stellen ein bisschen gejammert", wie der CIO sagt. Drei Dienstleister lud er ein, das Vertragswerk durch ihre Preisangebote zu ergänzen. "Beim alten Anbieter liefen alle Systeme stabil", betont Zekar, "aber wir wollten mit dem Preis weiter nach unten."
CIOs der Transport-Branche
Bernd Rattey Als Nachfolger von Christa Koenen übernahm Bernd Rattey Mitte November 2021 die Position des Konzern-CIO der Deutschen Bahn.
Christa Koenen Seit 1. September 2021 ist die ehemalige Bahn-CIO Christa Koenen Digitalvorständin von DB Schenker. Sie ist Nachfolgerin von CIDO Markus Sontheimer.
Thomas Rückert Seit Anfang 2021 ist Thomas Rückert für die IT Lufthansa Group verantwortlich. Er soll unter anderem die Airlines des Konzerns dabei unterstützen, kundenzentriert zu werden.
Dominik Fürste Dominik Fürste (35) ist seit August 2017 CIO beim Europäischen Eisenbahnlogistikunternehmen TX Logistik AG. Als Mitglied der Vorstandssitzung verantwortet er die Transformation der TX zu einer digitalen Güterbahn. Dabei setzt er auf die gleichzeitige Betrachtung von Geschäftsprozessen und modernen IT Lösungen. Für die ganzheitliche Umsetzung der Transformation hat er ein agiles Portfolio- und Deliverymanagement auf Basis des Scaled Agile Framework etabliert. Fürste kam von der DB Cargo AG, wo er unter anderem die Sanierung der französischen Tochtergesellschaft begleitete und ein IT-Projekt des DB Konzerns zur Einführung eines Kapazitätsmanagementsystems für das Transportnetzwerk verantwortete.
Sabina Kusmin-Tyburski Zum 1. Februar 2024 übernimmt Sabina Kusmin-Tyburski den CIO-Posten bei den Berliner Verkehrsbetrieben (BVG).
Markus Sandbrink Ende 2022 hat Markus Sandbrink, seit 2020 Leiter der Corporate IT der Rhenus-Gruppe, zusätzlich den CIO-Posten und damit die gruppenweite IT-Leitung des Logistikkonzerns übernommen.
Ralf Morawietz Das Logistikspezialist Dachser hat mit Ralf Morawietz seit dem 1. Januar 2023 einen neuen IT-Leiter an Bord. Er folgt auf Stefan Selbach, der in Altersteilzeit ging.
Wolfgang Standhaft Wolfgang Standhaft ist seit Januar 2019 CIO beim Flughafenbetreiber Fraport in Frankfurt/Main. Von 2006 bis Ende 2017 hat er für den Baustoffkonzern HeidelbergCement AG als CIO und Group Director Information Technology gearbeitet. Von 1998 bis 2005 war Standhaft Leiter Betriebswirtschaftliche Systeme Europa der Rewe KGaA, von 1995 bis 1998 arbeitete er als Berater bei der SAP AG.
Jasmin Kaiser Seit Anfang Mai 2023 leitet Jasmin Kaiser die IT der Lufthansa Cargo. Sie kommt von der Lufthansa Group.
Isabelle Droll Isabelle Droll ist CIO der TUI Airline. Seit Oktober 2021 ist sie zudem Group IT Director TUI Musement, Corporate und Sustainability.
Hugo Pluess Hugo Pluess ist seit August 2019 CIO der Spedition Imperial Logistics International. Pluess ist damit für die gesamte IT-Landschaft aller Aktivitäten von Imperial Logistics International verantwortlich. Er war zuletzt Executive Vice President Global IT Infrastructure bei CEVA Logistics in der Schweiz.
Werner Toennessen Als Geschäftsbereichsleiter IT ist Werner Toennessen der Chef über die Systemwelten der DER Touristik. Toennessen verantwortete als Bereichsleiter bereits seit 2010 die IT der DER Touristik Köln mit ihren Pauschalreiseveranstaltern ITS, Jahn Reisen und Tjaereborg. Er gilt als profunder Kenner der IT der touristischen Unternehmen des zweitgrößten deutschen Reiseveranstalters. Toennessen startete seine IT-Laufbahn 1987 in der EDV bei Meier’s Weltreisen.
Ralf Gernhold Seit Oktober 2018 ist der Ex-Miles & More-CIO Ralf Gernhold technischer Programmleiter Vendo bei der DB Vertrieb GmbH. Vendo beschäftigt sich mit der Digitalisierung des Vertriebs und gehört zu den strategischen Projekten des Personenverkehrs der Deutschen Bahn.
Donya-Florence Amer Donya-Florence Amer ist CIO und CHRO und die erste Frau im Vorstand von Hapag-Lloyd. Sie übernahm den Posten zum 1. Februar 2022. Amer folgte auf Martin Gnass.
Dirk Tietz Die DER Touristik hat ihr Führungsteam um die neue Funktion des Chief Transformation Officer (CTO) erweitert. Dirk Tietz (40) ist seit Juli 2015 auch Mitglied des Executive Boards. Er trägt damit die Gesamtverantwortung für die Digitalisierung und für die Verzahnung der Einzelunternehmen.
Petra Clemens Seit Februar 2022 ist Petra Clemens für die IT-Transformation beim Eisenbahn-Logistiker VTG zuständig. Sie bringt fundierte Expertise auch in Sachen Change Management mit.
Oliver Wittmaier Oliver Wittmaier folgt auf Claudia Plattner, die bei der EZB eingestiegen ist. Er konzentriert sich auf skalierende Plattformen und Datenverfügbarkeit.
Arlene Bühler DB Cargo hat mit Arlene Bühler eine neue Digitalisierungschefin. Anfang November 2021 übernahm Bühler die Funktion mit dem Titel IT and Digitalization, CIO/CDO. Der Logistik-Konzern hat diese Position neu geschaffen, um mit der technischen Entwicklung Schritt zu halten.
Dorothea Brons Seit Januar 2022 leitet Dorothea Brons als CIO die IT-Geschicke am Hamburg Airport. Sie ist zugleich Geschäftsführerin der IT-Tochter AIRSYS.
Frank Winkenwerder Frank Winkenwerder ist seit Mitte Dezember 2014 Leiter des Zentralbereichs Informationssysteme der Hamburger Hafen und Logistik AG (HHLA). Er war davor Leiter der Containerinformationssysteme bei HHCT, verantwortlich für die strategische Gestaltung der IT-Landschaft für das Segment Container. Von 1987 bis 2006 arbeitete Winkenwerder bei einem System- und Softwarehaus, seit 1999 als verantwortlicher Projektbereichsleiter für die Logistikbranche.
Michael Lütjann Die Nagel-Group ernannte zum 1. Oktober 2019 Michael Lütjann zum Chief Information Officer (CIO). Er berichtet an den CEO der Nagel-Group Carsten Taucke. Zuletzt war Lütjann vier Jahre lang CIO bei Imperial Logistics International. Davor hat der 50-jährige fünf Jahre als Senior Vice President IT Management Logistics bei Schenker die globale IT Organisation verantwortet. Im Lauf seiner Karriere hat er zudem mehr als zwölf Jahre lang die IT der Fiege Gruppe in diversen Verantwortungsbereichen geprägt, zuletzt als CIO.
Bernhard Götze Bernhard Götze ist seit Februar 2022 Vice President IT beim Kreuzfahrtanbieter AIDA Cruises in Rostock, der deutschen Niederlassung von Costa Crociere S.p.A.
Martin Kolbe Martin Kolbe übernahm im November 2005 die CIO-Position beim Schweizer Logistikkonzern Kühne + Nagel. Zuvor arbeitete Kolbe bei der Deutschen Post World Net, wo er Bereichsvorstand und CIO der DHL Express Deutschland war.
Pieter Jordaan Nach dem Ausscheiden von IT-Vorstand Frank Rosenberger hat der Touristikkonzern TUI die CIO-Position zum 1. Januar 2023 mit Pieter Jordaan besetzt.
Hans Fabian Hans Fabian ist seit Januar 2017 als CIO für das Hotelvergleichsportal HRS in Köln tätig. Zuvor war Fabian CIO bei der Wirtschaftsauskunftei Schufa Holding AG in Wiesbaden. Über zehn Jahre hat Fabian davor im Bereich IT-Management bei Deutsche Post DHL in Bonn gearbeitet, zuletzt als Vice President.
Hanna Huber Hanna Huber hat die Branche gewechselt. Die Ex-CIDO des Modehändlers Calida stieg im April 2024 beim Reiseunternehmen Flix ein.
Björn Richter Björn Richter ist CIO von DPD Deutschland. Er kam vom Paketdienst GLS. Sein Vorgänger Dirk Tiemann bleibt als Director IT bei DPD.
Hanno Boekhoff Hanno Boekhoff ist seit Oktober 2017 neuer IT-Leiter bei der Reederei Hamburg Süd. Sein genauer Titel: Global Head of Information Technology & Services (ITS). Vor seiner Tätigkeit für die Hamburg Süd war Boekhoff in verschiedenen Bereichen der IT als Berater und als Manager tätig.
Ralf Morawietz CIO beim Logistikdienstleister Panalpina mit Sitz in Basel ist ab Juli 2015 Ralf Morawietz. Er startete seine Karriere als IT-Experte 1998. Im Jahr 2002 kam Morawietz zu Deutschen Post, wo er verschiedende Management-Aufgaben wahrnahm. Im Januar 2010 wechselte Morawietz als Mitglied des nationalen IT Managementeams des Logistikers Kühne + Nagel. Zuletzt war er dort Senior Vice President Global IT Products.
Carsten Bernhard Carsten Bernhard ist seit September 2016 Group CIO/CTO beim E-Commerce-Anbieter eDreams Odigeo mit Sitz in Barcelona. Er kommt von der TUI Deutschland, wo er seit August 2013 IT-Chef war. Zu eDreams Odigeo gehören die Marken eDreams, Opodo, Travellink, Go Voyages und Liligo.
Bernd Gemein Seit 1. September 2018 ist Bernd Gemein neuer CIO für den Unternehmensbereich Post, E-Commerce, Parcel (PeP) bei der Deutschen Post DHL. In seiner neuen Funktion ist Gemein Mitglied des Executive Committee PeP. Er berichtet an PeP-COO Tobias Meyer. Gemein hatte seit 2003 bei der Deutsche Post DHL diverse Funktionen in den Bereichen IT Development und IT Customer Integration inne. Seit 2013 war er Geschäftsbereichsleiter IT Service Management PeP.
Alexander Brandmeier Seit Juni 2019 ist Alexander Brandmeier neuer Leiter Informationstechnologie/CIO bei der DB Energie GmbH, dem Energieversorger der Deutschen Bahn AG in Frankfurt am Main. Zuvor war Brandmeier Leiter Architekturmanagement und Unternehmensarchitekt im Unternehmensbereich der Deutsche Bahn Fernverkehr AG.
Andreas Hamprecht Seit August 2018 ist Andreas Hamprecht Leiter IT und CIO bei DB Regio und in Personalunion weiter Leiter Geschäftsentwicklung Schiene. Hamprecht ist seit März 2017 Leiter Geschäftsentwicklung Schiene bei der DB Regio AG, von 2010 bis 2017 war er Leiter Geschäftsentwicklung bei der DB Station & Service AG. Im DB-Konzern ist er bereits seit 2001 beschäftigt, mit bisherigen Funktionen in der Konzernstrategie, im internationalen Fernverkehr sowie beim Bahnhofsbetreiber DB Station & Service.
Falko Hagebölling Falko Hagebölling ist seit Januar 2019 Senior Director Product Development & IT bei der Lufthansa-Tochter Miles & More GmbH in Frankfurt am Main. Der promovierte Diplom-Ingenieur der Elektrotechnik war bei Miles & More zuletzt seit Mai 2016 als Director Product Delivery für Projekt-, Portfolio- und Prozessmanagement verantwortlich. Im Juli 2018 übernahm er zusätzlich interimsweise die Funktion als Director IT.
Sami Awad-Hartmann Sami Awad-Hartmann hat im März 2019 die Position des CIOs bei der Spedition Hellmann übernommen. Er war bereits von 2008 bis 2016 in verschiedenen führenden Positionen in der IT bei Hellmann tätig. Zuletzt war er stellvertretender Leiter IT global. Im Oktober 2016 hatte Awad-Hartmann die Spedition verlassen und war in das familiäre Geschäft im Fleischhandel bei Global Meat in Münster mit eingestiegen.
Horst Ulrich Mooshandl Horst Ulrich Mooshandl ist seit April 2019 neuer CIO der Österreichischen Post. Sein genauer Titel lautet: Leitung Konzern-IT & Konzern-Einkauf. Zuvor schon hatte Mooshandl die Konzern-Einkauf geleitet sowie den Konzern-Fuhrpark gemanagt.
Crew der Swiss: 7,7 Millionen Passagiere hat die Fluglinie im ersten Halbjahr 2012 befördert. Foto: Swiss
Wichtig sei es bei einer solchen Ausschreibung, Services qualitativ zu beschreiben, sagt Zekar. Er machte Vorgaben etwa für Zuverlässigkeit und Verfügbarkeit, nicht jedoch technologischer Art. "Damit würde man die Handlungsfähigkeit der Anbieter einschränken, und das geht zu Lasten des Preises", sagt der CIO.
2. Planung mit neuem und altem Dienstleister Hand in Hand
Die größte Gefahr beim Wechsel eines Outsourcing-Anbieters ist laut Martin Zekar ein schlechter Übergang: Wenn der alte Provider irgendwann den Stecker zieht, beim neuen aber noch nicht alles rund läuft. Sein Rat deshalb: "Man muss vorab natürlich alles ausführlich testen, dabei müssen alter und neuer Dienstleister Hand in Hand arbeiten." Das klappte beim Wechsel der Swiss zu Lufthansa Systems seiner Aussage nach problemlos. Ein Jahr vor Ende des alten Vertrags sei das Bieterverfahren abgeschlossen gewesen, dann legten Swiss und LH Systems gemeinsam die Reihenfolge für den Übergang fest.
Erst die einfachen Systeme, dann die komplexeren, war dabei die Devise. Zu den ersten der insgesamt 160 Anwendungen, die migriert wurden, zählten die SAP-Systeme. "Das läuft bei uns ziemlich standardisiert, wir setzen SAP nur rudimentär ein, unter anderem die Module FI, CO, MM und HR", berichtet Martin Zekar.
Gegen Ende folgten die komplexeren, die zugleich die sensibelsten für die Swiss sind, weil ein Ausfall ziemlich schnell Auswirkungen auf den Flugbetrieb hätte. Ein solches System, das im laufenden Betrieb umgestellt wurde, ist der Online-Auftritt swiss.com - mit 1,1 Milliarden Schweizer Franken laut einer Rangliste des Beratungsunternehmens Carpathia die umsatzstärkste Internet-Verkaufsplattform in der Schweiz. Als weiteres Beispiel für eine Anwendung, die keine Unterbrechungen duldet, nennt Zekar das System für die Flugzeugwartung. Jede Schraube, die ein Techniker auf einem der von Swiss angeflogenen Airports an einer Maschine festzieht, jeder Schalter, der ausgetauscht wird, muss darin dokumentiert werden. "Wenn das System ausfiele, dürften wir an einem Flugzeug keinen Handgriff mehr machen", sagt Zekar.
3. Wertschätzender Umgang mit Mitarbeitern
Um die Übergabe vom alten Dienstleister zu Lufthansa Systems möglichst sanft zu gestalten, setzte Zekar für gewisse Applikationen auf das Prinzip des Shadowing: Erst schauten Mitarbeiter von LH Systems Kollegen des anderen Unternehmens einige Zeit bei der täglichen Arbeit über die Schulter. Anschließend lief das gleiche Prozedere umgekehrt. "Obwohl einige Mitarbeiter des bisherigen Dienstleisters wussten, dass sie sich im Anschluss des Projektes neu orientieren müssen, haben sie bis zum Schluss einen Super-Job gemacht", sagt der Swiss-CIO.
Das war seiner Aussage nach nur möglich, weil die Mitarbeiter Wertschätzung erfahren hätten. "Es geht bei so etwas nicht nur um Geld und KPI - man muss die Menschen einbeziehen", sagt Zekar. Nicht nur bei einem Wechsel, auch im normalen Geschäft, halte er die menschliche Komponente hoch. "Wir veranstalten zum Beispiel auch Fußballturniere gemeinsam mit Kollegen von Dienstleistern."
4. Management-Overhead minimieren
Die Zusammenarbeit mit einem neuen Outsourcing-Dienstleister muss nach Auffassung von Martin Zekar möglichst schnell so pragmatisch wie möglich werden. "Deshalb haben wir dafür Sorge getragen, den Management-Overhead zu minimieren", sagt er. Heißt: Der Kontakt zwischen beiden Unternehmen lief nur soweit nötig über die Führungsebenen, das sollte langes Taktieren und politische Auseinandersetzungen vermeiden. Stattdessen brachte man zügig die Techniker von Swiss, dem alten Provider und LH Systems zueinander. "Sie brauchen in so einer Situation direkten Zugang zu den Spezialisten. Wenn diese die Köpfe zusammenstecken und diskutieren, kommt die Sache in Gang", sagt Zekar.
5. Dienstleister unter sanften Druck setzen
Den Auftrag von Swiss auf die leichte Schulter nehmen sollten die Mitarbeiter von Lufthansa Systems besser nicht. Martin Zekar hat sich nämlich bei zwei anderen Anbietern, deren Namen er nicht nennt, mit ähnlichen Verträgen wie dem mit LH Systems abgesichert. "Wenn Performance und Preis beim primären Dienstleister einmal nicht stimmen, kann ich Provider 2 oder 3 anrufen und denselben Service dort abrufen", sagt der CIO.
6. Akkurate Dokumentation
Seit dem Übergang zu Lufthansa Systems legt die Swiss-IT mehr Wert auf eine saubere Dokumentation, wie CIO Martin Zekar sagt. "Das gibt uns Handlungsfreiheit." Dass seiner IT regelmäßig Auszüge der aktuellen Dokumentation zugesandt werden, war eine der Anforderungen, die Zekar in seinem Vertragsentwurf vorgegeben hatte. "Oft halten Dienstleister einen nicht auf dem neuesten Stand - nicht aus bösem Willen, sondern weil sie eigene Dokumentationssysteme haben, aus denen sich Daten nicht direkt zum Kunden übertragen lassen", sagt er. Zekars Tipp: "Das ist eines der Themen, bei denen man ständig hinterher sein muss."