7 Tipps für Privat-IT am Arbeitsplatz

Geräte wie das iPad und Android-Smartphones werden längst auch am Arbeitsplatz benutzt, Internetseiten wie Facebook, Youtube und Google Apps auch vom Bürorechner aus aufgerufen. Wie schnell sich die Consumer IT entwickelt und verändert, verunsichert manchen CIO. Wer sich des Themas annimmt, wird schnell auch die Möglichkeiten erkennen. Die Unternehmensberatung Accenture hat einen Leitfaden zum Thema Consumer IT mit Tipps für CIOs herausgegeben.

Mehr als ein Fünftel der Arbeitnehmer nutzen laut einer Accenture-Umfrage bereits private Geräte im Job. Dass Mitarbeiter bestimmte Applikationen wie zum Beispiel Google Apps für ihre Arbeit nutzen, begründen sie damit, dass das einfacher und schneller ist als herkömmliche IT. Der Vormarsch der Consumer IT verändert den Arbeitstag von CIOs, weil er ihnen die Entscheidungsmacht nimmt.

In den IT-Abteilungen hält sich die Begeisterung fürs Thema in Grenzen. Kontrollverlust ist die eine Sache, dazu kommen Sicherheitsbedenken und Bedenken zur Verlässlichkeit und Performance von Geräten und Applikationen. Laut Accenture sollen 80 Prozent der IT-Experten gegen den Einsatz von Consumer IT am Arbeitsplatz sein.

2 Gruppen von Applikationen

Die Accenture-Autoren unterscheiden bei der Consumer IT zwischen Gadgets und Applikationen. Die große Herausforderung sehen sie weniger bei Geräten wie dem iPad und Android-Smartphones, sondern bei Applikationen für diese Geräte. Sie sehen vor allem zwei Arten von Consumer-Applikationen:

• Zum einen zählen dazu soziale Applikationen, die Menschen miteinander verbinden wie Facebook, Wordpress, Twitter und Skype.

• Die zweite Gruppe nennen die Autoren Wissensapplikationen. Sie helfen dabei, Aufgaben und Wissen im Unternehmen zu organisieren, zum Beispiel Wikipedia, Google Docs, Dropbox und Mindmeister.

Die Nutzung der sozialen Applikationen ist vielseitig. Gerade bei den sozialen Netzwerken gehen die Experten davon aus, dass ihre Nutzung im Unternehmen weiter zunehmen wird. Sie vernetzen nicht nur Kollegen, sondern werden von vielen Unternehmen dazu genutzt, die Beziehung zum Kunden aufzubauen. In einer Versicherung nutzen beispielsweise C-Vorstände eine Twitter-ähnliche Plattform zum Austausch und um Silos aufzubrechen. Mit Online Publishing-Tools wie Twitter oder Wordpress erreicht man schnell ein großes Publikum, die Vorteile liegen vor allem in der Einfachheit und der Schnelligkeit.

Zu den sozialen Applikationen zählen außerdem virtuelle Applikationen. Diese Apps, etwa Skype, bieten den Vorteil einer Face-to-Face-Interaktion, die Zeit und Reisekosten spart. Viele Unternehmen blockieren die Nutzung von Skype für ihre Mitarbeiter aus Sicherheitsgründen. Die Studienautoren gehen aber davon aus, dass Tools für virtuelle Kommunikation in den kommenden Jahren für viele Unternehmen eine günstige Lösung darstellen könnten.

Auch Multimedia-Applikationen wie Youtube zählen zu den sozialen Applikationen. Dieses sogenannte Netcasting sollte vom Unternehmen genau beobachtet werden. Die Studienautoren sehen hier die Gefahr, dass vertrauliche Materialien veröffentlicht werden. Manche Organisationen verbieten aus diesem Grund vorsorglich Kameras, schreibt Accenture. Ist das Video- und Audiomaterial hochwertig, bieten Netcasting-Tools aber den Vorteil einer schnellen Verbreitung - intern und extern.

Was CIOs bei Consumer-Technologien beachten sollten

Im Bereich der Wissensapplikationen sind Wikis sehr beliebt - 40 Prozent der US-Unternehmen arbeiten mit mindestens einem. Bei Crowdsourcing-Applikationen sehen die Autoren enormes Potenzial zum Vorantreiben von Innovationen und Problemlösungen. Informationsaggregatoren wie Mashups und Widgets haben nach Meinung der Autoren das Potenzial, den sich schnell verändernden Anforderungen im Business gerecht zu werden. Gerade Mashups könnten Lücken überbrücken, wenn die IT-Abteilung nicht schnell genug auf die Wünsche aus dem Fachbereich reagieren kann.

Eine weitere Wissensapplikation sind Tools für kollaborative Produktivität, zum Beispiel Google Docs oder Evernote. Manche Unternehmen arbeiten ganz offiziell mit diesen Tools: Bei der Stadt Washington nutzen 38.000 Angestellte zum Beispiel Google Docs. Das ist nicht nur günstiger, sondern soll die Zusammenarbeit der Mitarbeiter verbessern. Auch Microsoft bietet mit Office 365 seit kurzem eine Online-Anwendung, die neben den Office-Produkten Audio- und Videotelefonate und den Austausch von Kurznachrichten ermöglicht.

Die Cloud-Anwendungen verringern zwar den Installationsaufwand, ein Minuspunkt ist aber ihre Verfügbarkeit. Doch die Tools verbessern sich ständig, bieten etwa Offline-Ergänzungen. Sie haben den großen Vorteil, Angestellte unabhängig von ihren PCs zu machen.

7 Ratschläge Consumer-IT am Arbeitsplatz

Die Accenture-Studie gibt CIOs (und Führungskräften aus dem Fachbereich) sieben Tipps, wie sie das Thema Consumer IT richtig anpacken:

1. Akzeptieren Sie, dass Mitarbeiter künftig mehr Consumer-Technologien am Arbeitsplatz nutzen werden. Gerade wenn das Unternehmen sich Angestellte wünscht, die auch von unterwegs erreichbar sind und arbeiten können, wollen die Mitarbeiter dies dann häufig auf einem Gerät ihrer Wahl tun.

2. Verstehen Sie, dass dieser Trend von den Konsumenten und den Konsumenten-orientierten Anbietern getrieben wird und nicht von den Unternehmen. Entscheidungen, die früher unter der Hoheit der IT-Abteilung lagen, werden mittlerweile von Endnutzern getroffen.

3. Seien Sie den Nutzern voraus. Unternehmen sollten bereits vor ihren Mitarbeitern Geräte und Applikationen identifizieren, die das Unternehmen voranbringen können. Sie sollten den Markt beobachten und sich so eine Strategie für Consumer-Technologien zurechtlegen.

Sicherheitsrichtlinien entwickeln und kommunizieren

4. Nutzen Sie die Begeisterung ihrer Mitarbeiter. Für technikbegeisterte Mitarbeiter sollte es eine Spielwiese geben, bei der mit neuen Consumer-Technologien experimentiert werden darf. So können sie die Kreativität ihrer Mitarbeiter nutzen, um Möglichkeiten fürs Business zu erkennen.

5. Passen Sie die Governance an. IT-Verantwortliche sollten darauf achten, die Governance auf die neuen Technologien abzustimmen und die Prozesse dabei so einfach wie möglich zu gestalten.

6. Entwickeln und kommunizieren Sie Sicherheitsrichtlinien. Guidelines sollten transparent und für jeden Mitarbeiter einsehbar sein. So sorgt man nicht nur für Sicherheit, sondern nimmt die Arbeitnehmer auch selbst in die Verantwortung.

Applikationen auch in der Cloud anbieten

7. Lassen Sie sich von Consumer-Technologien inspirieren. Sehen Sie neue Consumer-Technologien als Möglichkeiten, die Enterprise-Infrastruktur zu überdenken. Überlegen Sie sich zum Beispiel, wie Sie beliebte Eigenschaften von Consumer-Technologien wie Mobilität und die einfache Bedienung in zukünftige Business-Applikationen integrieren können. Denken Sie auch darüber nach, diese Applikationen in der Cloud anzubieten, rät Accenture.

Die Unternehmensberatung Accenture hat den Beitrag unter dem Titel "The Wide World of Consumer IT: A Crash Course for Executives" veröffentlicht. Autoren des Artikels sind Jeanne G. Harris, Iris Junglas und Brian Long.