Die US-amerikanische Federal Housing Administration (FHA), der weltweit größte Versicherer für Wohnungsbauhypotheken, hat es vorgemacht: Die Zahl der für das Finanz-Management genutzten Systeme konnte von 19 auf elf reduziert werden, die Dauer für das Fertigstellen des Jahresabschlusses ging von 74 auf 45 Tage nach Geschäftsjahresende zurück und alle Finanz-Systeme gelten als Compliance-fest. Fondskontrolle und Journal-Buchung laufen nicht mehr händisch ab, sondern als automatisierte Prozesse.
Das ist das Resultat eines fünfjährigen Mehr-Phasen-Projektes zur Einführung eines integrierten Management-Systems. Kein Zauberwerk, so die Autoren der Studie, sondern eine Umstellung, die jedes Unternehmen schaffen kann.
Dabei geht es im Wesentlichen um die Punkte globale Standards durch Prozessverantwortung und Vereinfachung durch das Etablieren unternehmensweiter Prozess- und Datenstandards.
Ausgangsfrage der Studie ist die unbefriedigende Lage in vielen Unternehmen. In großer Offenheit berichtet Mark Loughridge, Senior Vice President und Chief Financial Officer bei IBM, aus seinem eigenen Haus, als es um das Ziel einer effizienteren Organisation ging: "Inkonsistentes Reporting über verschiedene Geschäftsbereiche hinweg machte es schwierig, wenn nicht gar unmöglich, ein Gesamtbild der potenziellen Synergien zu schaffen."
Für eine unternehmensübergreifende Informationsintegration spielen vier Faktoren eine Rolle: Gemeinsame Datendefinitionen auf Unternehmensebene, ein einheitlicher Kontenplan, gemeinsame Standardprozesse und global festgelegte Standards.
Bisher scheint das jedoch Zukunftsmusik zu sein: "Weniger als jedes siebte Unternehmen steuert und führt die Integration seiner Finanzorganisation mithilfe der Kombination dieser vier Kriterien", so die Analysten.
Hintergrund ist die dringende Notwendigkeit, innerhalb des Unternehmens eine Wahrheit herzustellen, sprich: einheitliche Kennzahlen festzulegen, die die tatsächliche Performance darstellen. Erst, wenn das erreicht ist, wandelt sich der Ansatz von der Frage, ob die Zahlen richtig sind, zu der Frage, wie diese Zahlen genutzt werden können, um die Geschäftstätigkeit zu verbessern. Theoretisch ausgedrückt: Es geht um den Wechsel vom Transaktionalen zum Analytischen.
Prozess-Eigner, nicht Beteiligter
Wie geht eine integrierte Finanzorganisation vor, um diese eine Wahrheit zu finden? Die Entscheider etablieren globale Standards durch Prozessverantwortung. Hin zum Process Ownership statt der Prozessbeteiligung.
Dass das nicht so einfach ist, liegt auf der Hand. 69 Prozent der Befragten schätzen größere Integrationen mit dem Ziel des Etablierens globaler Standards als schwierig, aber unbedingt nötig ein. Nicht zu vergessen: Wer Standards definiert, braucht auch die erforderlichen Kontrollmechanismen.
IBM kann beruhigen: Die Technologie helfe, so die Autoren der Studie. Ohne Verbesserung der zugrunde liegenden Systeme und Modelle würde ein Unternehmen in die Zeit manueller Datenpflege und provisorischer Lösungen zurückfallen, unkt IBM.
Immerhin lockt der Lohn: Integrierte Finanzorganisationen haben eine zweieinhalbmal höhere Wahrscheinlichkeit, ihre Zahl an Enterprise-Resource-Planning-Instanzen zu verringern, als nicht integrierte. Die Möglichkeit, dass sie ihre Anzahl an Data-Warehouse-Systemen reduzieren, ist sogar dreimal so hoch. Dabei bedeutet Reduzierung nicht, dass weniger Technologie eingesetzt, sondern, dass die Technologie integriert und von mehreren Stellen genutzt wird.
Während nun Unternehmensstandards helfen können, Technologie zu vereinfachen, sollen Geschäftsmodelle für das Einhalten der Standards sorgen. So machen es der Einsatz von Shared Services für transaktionale Aktivitäten und das Etablieren von Centers of Excellence zur Unterstützung von Entscheidungsprozessen möglich, Standardisierung mit einem Minimum an betroffenen Einheiten innerhalb der Organisation zu erreichen. Die Alternative: Hunderte lokaler Instanzen müssten durch Regularien transformiert werden.
Engagement ist gefragt
Der Weg zu einer integrierten Finanzorganisation ist nicht leicht, so die Autoren der Studie offen. Dieser Weg "verlangt das Engagement von weit mehr Personen als nur dem Finanzvorstand und den lokalen Führungskräften", schreiben sie. Glaubt man ihnen, bleibt den Unternehmen jedoch nichts anderes übrig.
IBM hat diese Gedanken in der "Global CFO Study 2008" in der deutschen Version unter dem Titel "Die richtige Balance zwischen Risiko und Performance durch eine integrierte Finanzorganisation" ausgeführt. Für diese Analyse wurden in Zusammenarbeit mit der Wharton School und der Economist Intelligence Unit 1.200 Entscheider befragt.