BPM rechnet sich – wenn man es richtig anpackt. Das zeigte kürzlich eine Studie des US-amerikanischen Marktforschungsinstituts Aberdeen in aller Klarheit. Aberdeen pflegt in seinen Analysen die Gruppe der Befragten in drei Kategorien zu unterteilen: ein besonders erfolgreiches Fünftel, eine durchschnittliche Hälfte und ein knappes Drittel mit den bescheidensten Ergebnissen.
ROI von bis zu 147 Prozent
In Sachen BPM erzielen die Klassenbesten im Durchschnitt binnen eines Jahres einen Return on Investment (ROI) von 147 Prozent, selbst die Gruppe der mittelmäßigen Unternehmen erreicht einen ROI von 128 Prozent. Die Nachzügler hingegen kommen lediglich auf 91 Prozent und verfehlen somit den Break Even.
Die Chancen stehen also nicht schlecht, dass sich BPM-Investitionen lohnen. Ein Selbstläufer ist dieser Bereich allerdings nicht. Wer zu viel falsch macht, zahlt drauf – wer aber gar nichts macht auch. Wer mit Hilfe von BPM-Lösungen seine Geschäftsprozesse flexibilisiert, erhöht seine Wettbewerbsfähigkeit und senkt seine Prozesskosten. Diese fallen naturgemäß drastisch aus, wenn im Unternehmen wie allzu oft manuelle und an Papier gebundene Prozesse vorherrschen.
Blindes Vertrauen in Tools führt auf den Holzweg
Was aber macht eine BPM-Initiative erfolgreich? Auf jeden Fall nicht das blinde Vertrauen in Tools und Technologie. Aberdeen zeigt auf, dass Investitionen in die Software von strategischen und organisatorischen Veränderungen flankiert werden sollten. Zielgenauigkeit im Hinblick auf die individuelle, hauseigene Situation ist Trumpf: Insgesamt 48 Prozent der besonders erfolgreichen Unternehmen – sieben Prozent mehr als in den übrigen Gruppen – durchleuchten erst einmal ihre Arbeitsabläufe und identifizieren Kerngeschäftsprozesse mit Optimierungsmöglichkeiten.
Breite Masse an Unternehmen erzielt nur minimale Erfolge
Erst in einem weiteren Schritt erfolgt die Umgestaltung der Prozesse mit Hilfe von IT. Den Klassenbesten gelingt es so unter anderem, ihre Betriebskosten um 18 Prozent zu senken und ihre Prozess-Zyklen um 16 Prozent zu straffen. Demgegenüber erscheinen die Bemühungen der restlichen 80 Prozent von verschwindendem Erfolg gekrönt. Sie reduzieren ihre Betriebskosten bestenfalls um etwa fünf Prozent. Demgegenüber kann der von ständigen IT-Anpassungen verursachte finanzielle Schaden enorm sein, wie eine Analyse der Jcom1 AG unlängst aufzeigte.
Organisation und Unternehmenskultur müssen mitwachsen
Der Befund von Aberdeen deckt sich mit anderen aktuellen Einschätzungen von Anwendern und Analysten, die Organisation und Unternehmenskultur als mit der Software gleichrangige Faktoren beschreiben. Die goldene Regel lautet: Gute Technologie ist notwendig, aber nicht hinreichend. Vom Analystenhaus Forrester war erst kürzlich der Hinweis zu vernehmen, dass unter Umständen auch abgewandelte Lösungen aus dem Bereich Enterprise Content Management (ECM) eine kostengünstige Alternative zu BPM-Tools sein können.
Hinter diesen Hinweisen und Diskussionen schimmert die derzeit in vielen Unternehmen noch Sorge durch, mit BPM möglicherweise eine echte Bauchlandung erleben zu müssen. Die Analysten von Gartner denken da schon etwas weiter in die Zukunft und prophezeien für das BPM-Umfeld einschneidende Veränderungen in den kommenden Jahren.
Gartner: Künftig dynamischere Prozesse steuerbar
Nach Ansicht von Gartner überwindet BPM die bisherige Fokussierung auf vorhersehbare und planbare Abläufe und kann künftig in höherem Maße auch breiter angelegte, komplexere und über Abteilungsgrenzen hinausgehende Prozesse steuern. "Neue BPM-Technologien werden das Management unstrukturierter und dynamischer Prozesse ermöglichen", sagt Janelle Hill, Research Vice President bei Gartner. "Dadurch können eine höhere Produktivität der Wissensarbeiter und somit Wettbewerbsvorteile erreicht werden."
Systeme auf Kundenrelevanz eichen
Für die Anwender bedeuten die optimistischen Vorhersagen von Gartner, dass an BPM künftig wohl kaum ein Weg vorbei geht. Schon 2012 wird ein Fünftel der von BPM-Technologie unterstützten Prozesse am Kunden darauf ausgerichtet sein, ohne Zeitverzug auf die sich schnell verändernden Wünsche jedes einzelnen Kunden einzugehen. Bei BPM kommt es laut Gartner neben Agilität immer mehr auf Relevanz für die Kundenwünsche an, worauf die Systeme möglichst schon jetzt getrimmt werden sollten.
Composition lautet das neue Paradigma
BPM entwickelt sich nach Angaben von Gartner in den kommenden Jahren zu einer dynamischen Angelegenheit, die auch in zunehmend chaotischen Umwelten Effizienz-Potenziale hebt. Technologisch lautet das neue Paradigma "Composition". Die adäquaten Architekturen sind nicht von der Stange zu haben, sondern nach den hauseigenen Anforderungen aufzubauen. Damit verschärft sich noch der Wandel in Organisation und Kultur der Unternehmen. Zusammenarbeit gewinnt an Bedeutung; die Analysten weisen darauf hin, dass derzeit lediglich zwei Prozent der IT-Mitarbeiter in Relationship Management geschult seien. "Das muss sich ändern", so Gartner unmissverständlich.