Der Kassen- und POS-Lösung OSCAR-POS von Torex kommt dabei eine besondere Bedeutung zu: Bereits seit 2002 sorgt sie in dem Unternehmen für Durchblick bei Warenfluss und Qualitätssicherung. Die Produktwahl fußt seit 2002 auf den Kassen-, Administrations- und Managementfunktionen der Software für den Einsatz am POS, Back-Office und im Head-Office. Entscheidend waren außerdem ihre Adaptionsmöglichkeiten, die benutzerfreundliche Bedienung, Analyse- und Reporttools und vor allem die Modularität und Skalierbarkeit: Ungeachtet dessen, wieviele Filialen aufgeschaltet werden, bleibt das System stets das selbe, lediglich weitere ISDN-Leitungen müssen zusätzlich frei schalten.
Alle 115 Shops sowie die Systemzentrale in Hamburg hat die Back-Factory inzwischen mit der Filialwarenwirtschafts-Lösung ausgestattet. Sie ermöglicht dem Unternehmen die Erstellung artikelgenauer Umsatz- und Bestandsstatistiken und damit ein Just-in-Time Bestellwesen sowie den Betrieb eines zuverlässigen Lagermanagements. Abverkaufszahlen und andere geschäftskritische Daten liegen so tag- und artikelgenau vor, und das Unternehmen realisiert insgesamt ein aktuelles Filial- und Franchise-Management - mit detaillierten Sortimentsentscheidungen und Lieferantenordern.
Die Anpassungsfähigkeit der Software zeigt sich auch angesichts der Einführung einer neuen ERP-Lösung von Godesys in diesem Jahr: Diese lässt sich in die neuen Warenwirtschafts-Prozesse integrieren und ergänzt sie. In den Filialen müssen nun nicht beide Systeme nebeneinander installiert werden, sondern die POS-Lösung wird als Benutzeroberfläche für die Vorgänge der neuen zentralen Warenwirtschaft genutzt – gleichzeitig ein Vorteil im Hinblick auf eingesparte Lizenzkosten.
In jeder Filiale gibt es heute zwei Kassenplätze auf Basis von Windows NT beziehzngsweise XP und einer Datenbank; eine der beiden Stationen fungiert gleichzeitig als Filialserver. Während die Kassenterminals mit Filial-Serverfunktion über Topkey-Ausstattung und TFT-Bildschirm verfügen, sind die restlichen Kassensysteme Topcash-Versionen mit 2-Zeilen-Display. Mit dem letzten Update Ende 2008 gehört zu den Filialstationen auch eine einfache Zeiterfassung – "ein gutes Beispiel für die Modularität und hohe Funktionsbreite von Torex", sagt Andreas Fricke, kaufmännischer Leiter der Back-Factory, „denn als wir mit der POS-Lösung damals starteten, dachte noch niemand daran, mit einem solchen System auch die Arbeitszeiten zu erfassen. Heute erfordert dies unsere Unternehmensgröße und -struktur. Die POS-Lösung bietet uns diese und viele weitere Funktionen bereits im Standard, nichts musste eigens hinzu programmiert werden."
Spezielle Branchenlösung für Bäckereien
Über die Filialserver-Terminals können die Mitarbeiter Inventuren durchführen, Lieferscheine und Warenabschriften sowie Umbuchungen erfassen. Zukünftig können auch zentral erstellte Bestellvorschläge überarbeitet und bestätigt werden. Automatisch werden die Bewegungsdaten (Kassenbons, Kassenabschlüsse, exakte Zeitperiodenberichte usw.) in das zentrale System in Hamburg übermittelt, ohne dass ein Eingriff der Mitarbeiter in der Filiale erforderlich ist. Diese Daten über Abverkäufe und Lagerbestände werden per ISDN-Leitung an den POS-Server in Hamburg geschickt. Dort kommt dann die Verzahnung mit der zentralen Warenwirtschaft ins Spiel. Torex bietet einen Standardlink zu ERP-Systemen, über den jede beliebige Warenwirtschaft an die POS-Lösung angebunden werden kann.
Andreas Fricke: "Über das Torex-Kassensystem wickeln wir unsere Filialwarenwirtschaft ab. Bei einer Unternehmensgröße, wie wir sie inzwischen erreicht haben, ist eine stark automatisierte zentrale Warenwirtschaft unabdingbar, über die Bestellungen an Lieferanten aufgegeben sowie Logiken für Bestellvorschläge, das Zentrallager und vieles mehr verwaltet werden." Daten aus Godesys gelangen in ein Verzeichnis, aus dem die POS-Lösung von Torex sie abholt, Stamm- und Bewegungsdaten aktualisiert und dann an die Filialen schickt.
Aus den Absätzen und Lagerbeständen der Filiale generiert die Backfactory mit ihrer integrierten Lösung eine zentrale Einkaufsdisposition. Im ERP-System lassen sich pro Niederlassung Bestellvorschläge abgeben, die dann an die Filiale geleitet und dort innerhalb der Kassenlösung beurteilt und gegebenenfalls verändert werden. So werden auf der einen Seite die basis-warenwirtschaftlichen Vorgänge in der Filiale genutzt und andererseits fließen die Daten aus der Filiale in die Gestaltung zentraler Geschäftsprozesse im ERP mit ein. Zukünftig bestätigen die Verkaufskräfte die Bestellvorschläge des zentralen ERP-Systems in der POS-Lösung. Die Daten gelangen ebenfalls automatisiert in die zentrale Warenwirtschaft.
Mit der Einführung der zentralen Warenwirtschaft steigt die Backfactory gleichzeitig auf die neue Version der Branchen-POS-Lösung von Torex um. Die spezielle Funktionalität für Bäckereien bietet eine nochmals deutlich erweiterte Maskenführung: Bislang mussten sich die Verkaufskräfte für Kassiertätigkeiten am POS anmelden; wenn es hingegen um Vorgänge in der Filialwarenwirtschaft ging, also Lieferscheine erfasst oder Bestellvorschläge kontrolliert werden sollten, war die Anmeldung am Back-Office-System notwendig. Dies funktioniert heute alles gebündelt über die POS-Oberfläche mit nur einer Anmeldung.
Die Kassenplätze sind damit bedienungsfreundlicher geworden, die Einarbeitungszeit neuer Mitarbeiter verkürzt sich und Fehlbedienungen werden reduziert.