Matthias Derstroff, Prokurist und Leiter Beton-Controlling bei der Dyckerhoff AG, schildert eine Standardsituation: "Wir hatten verschiedenste EDV-Sourcen und konnten keine homogene Softwarelandschaft erzwingen. Die benötigten Daten lagen völlig verteilt in heuristisch strukturierten Excel- und Word-Dateien vor." Um den Zustand zu ändern, hat der in Wiesbaden ansässige Konzern schließlich das Reporting vom Griesheimer IT-Dienstleister Digit mbH automatisierten lassen. Stephan Keufen, Projektverantwortlicher und geschäftsführender Gesellschafter der digit mbH beschreibt das Projekt "BeteiligungsInformations-System (BIS) wie folgt: "Es führt die verschiedenen Datenquellen unter einer einheitlichen Oberfläche, dem Reporting-Portal, zusammen. Dieses Portal greift alle relevanten Informationsquellen ab - mit dem Vorteil, dass man nicht mehr zwischen verschiedenen Datenquellen wechseln muss."
Die technologische Basis von BIS bildet die Softwareplattform MIS DecisionWare. Zwei Datenbanken spielen eine entscheidende Rolle: Die Finanzdaten der Beteiligungen werden in die multidimensionale Datenbank MIS Alea überführt, die eine Schnellkonsolidierung ermöglicht. Diese Datenbank wird den Controllern zur Verfügung gestellt. Die zweite, relationale Datenbank ist zum einen für die Stammdateninformationen zuständig, also zum Beispiel für Sitzungsprotokolle und Verträge, und enthält zum anderen die Beteiligungsbuchhaltung. Die Standardberichte stellen nun die Beteiligungsinformationen einheitlich dar, indem die Daten gleichzeitig aus beiden Datenbanken gezogen werden. Das Front-End OnVision führt die Verknüpfungen durch. Es verbindet die Informationen aus Alea und anderen Quellen und präsentiert sie dem Nutzer. Ein Internet-Browser genügt, um alle notwendigen Informationen auf einen Blick präsentiert zu bekommen. Die Nutzer - vorwiegend Controller, gelegentlich auch Vorstand und Geschäftsführung - haben so jederzeit aktuelle Informationen über die Beteiligungen.
Keufen verdeutlicht den Vorteil des Reporting-Portals an einem Beispiel: "Nehmen wir einen Bericht mit Finanzdaten. Der ist gespickt mit Zahlen und erklärt zunächst nicht viel. Die Controller geben hierzu bei Dyckerhoff einen Kommentar in Word ab. BIS führt nun diese beiden Informationen - die nackten Zahlen und den Kommentar - zusammen."
Zahlen mit Kommentaren auf einen Blick
Der Nutzer klickt in dem Bericht lediglich einen Button an, und der Word-Kommentar wird parallel über den Browser mit angezeigt. Er sieht nun die Zahlen zusammen mit dem Kommentar und kann erkennen, wie sich die Zahlen ergeben haben. Dyckerhoff-Controlling-Leiter Matthias Derstroff nennt die "deutliche Zeitersparnis" als größten Vorteil des Systems: "Was vorher mühsam manuell zusammengetragen wurde, geht jetzt automatisch in kürzester Zeit. Wenn ein Geschäftsführer die Erlöse nach Gesellschaften innerhalb einer Region haben will, dann erledige ich ihm das innerhalb einer Viertelstunde."
Besonders stolz ist Projektleiter Keufen, mit einfachen Mitteln eine relativ komplexe Thematik in den Griff bekommen zu haben: "Das Reporting Portal ermöglicht es, ohne komplizierte Datawarehouse-Strukturen auf sehr heterogene Daten zuzugreifen. Wir verwenden in dem Projekt weder komplizierte Extraktionen noch Transformations-Tools oder machen gar alles neu, sondern setzen einfach das Reporting-Tool auf heterogene Datenquellen auf."
Unternehmen, die ähnliche Projekte planen, rät Keufen, das Vorhaben möglichst hoch zu hängen. "Wichtig ist, in Vorstand oder Geschäftsleitung einen Meinungsführer zu haben, der das Projekt favorisiert und es federführend vorantreibt. Nur mit dieser Unterstützung wird die ausführende Abteilung in die Lage versetzt, ein derartiges Vorhaben erfolgreich und fristgerecht umzusetzen."