Die größte Aufmerksamkeit bei Office 2010 in Zusammenhang mit Unternehmen liegt für CIOs und Entscheidern zwar auf der Integration mit anderen Microsoft-Produkten wie SharePoint 2010 und Windows 7 konzentriert hat. Doch das Hauptaugenmerk der tatsächlichen Nutzer liegt dagegen bei den Fähigkeiten von Office 2010, die sie sofort nutzen können.
Und es braucht mehr als ein neues "Paint"-Programm und neues Aussehen um die preisbewussten Käufer zum Kauf zu animieren. Nur mit echten Verbesserungen in Bezug auf Produktivität und einfacher Handhabung oder besserer Hilfe werden die Nutzer und die IT-Administratoren Office 2010 zu Hause oder im Unternehmen eine Chance geben.
Wir sehen uns in diesem Artikel die Features und Verbesserungen, welche für die meisten beruflichen Anwendungen relevant sind, genauer an. Die Features sind nicht nach Relevanz oder sonstiger Reihenfolge aufgelistet. Wir würden beispielsweise PowerPoint Broadcast und die neue Video- und Bildbearbeitungsmöglichkeiten als die herausragenden Features einschätzen, während für andere Nutzer Sparklines und PowerPivot für Excel viel Potential zur Produktivitätssteigerung bieten. Die meisten Nutzer werden das neue Ribbon, Backstage View und Outlooks Conversation View beeindruckend finden. Die Verbesserungen der Sicherheit sind allen Nutzergruppen sehr willkommen.
Anpassbare Ribbons
Das Ribbon-Menü stieß auf viel Spott, als es sein Debüt bei Microsoft Office 2007 hatte. Viele Nutzer beschwerten sich, dass man mit dem Ribbon nicht gut arbeiten könnte, es sei schwierig, häufig genutzte Anwendungen zu finden und man könnte es nicht an die eigenen Bedürfnisse anpassen. Mit Office 2010, ändert sich dies. Nun haben Nutzer und Administratoren die Möglichkeit das Ribbon nach den jeweiligen Wünschen anzupassen. Jedes Element von Ribbon kann verändert werden, Features und Werkzeuge können umgruppiert werden und neue Tabs können erstellt oder angepasst werden.
Veränderbare Ribbons sollten die Produktivität der meisten Nutzer steigern, da sie nun in der Lage sind, die häufig und gerne verwendeten Features in den Vordergrund zu platzieren, sodass sie einfach darauf zugreifen können. Es ist sogar möglich, die geänderten Ribbons als Datei abzuspeichern und somit auf andere Office 2010-Programme zu übertragen. Administratoren haben die Möglichkeit modifizierte Ribbons zu erstellen über das Netzwerk zu verteilen. Somit können Unternehmen entweder allen Mitarbeitern eine vereinheitlichte Version zuschicken oder für die verschiedenen Abteilungen optimierte Ribbons verschicken. Mit Hilfe der Gruppen-Richtlinien können Administratoren verhindern, dass die Endnutzer die angepassten Ribbons verändern, sodass die Anzahl der Service-Anrufe verringert wird; desweiteren kann es das Benutzertraining vereinfachen.
Die neuen Ribbons unterstützen kontextbezogene Tabs, welche sich an die derzeitige Tätigkeit anpassen. Zum Beispiel markieren Sie ein Bild in Word, folglich erscheint ein neuer Kontext-Tab, welches Ihnen erlaubt das Bild zu bearbeiten oder das Format zu ändern.
Niemand sollte zu Office 2010 nur wegen der Ribbons allein wechseln, aber die Verbesserungen machen den Umstieg von Office 2003 (das keine Ribbons hatte) zu Office 2010 sehr viel einfacher, während viele weitere handfeste Verbesserungen mit den Versionen hinzugekommen sind.
Backstage View
Vorigen Versionen von Office litten an einer umständlichen und labyrinthartigen Menüführung, besonders wenn es darum ging, grundsätzliche Eigenschaften eines Dokuments zu ändern. Wenn Sie beispielsweise die Metadaten eines Dokumentes entfernen wollten, so mussten Sie bei älteren Office-Versionen mehrere Menüs durchqueren, nur um zu dem Punkt zu gelangen, ab dem Sie das Dokument auf enthaltende Metadaten untersuchen können. Eingefügte Metadaten können Informationen über die Bearbeitung des Dokuments enthalten, angefangen bei Kommentaren, welche die Änderungen kennzeichnen über die Bearbeitungszeit, bis zu Informationen, wer an der Erstellung und Bearbeitung des Dokumentes teilgenommen hat. Für viele Nutzer sind dies geheime Informationen, welche nicht mit externen Nutzern geteilt werden sollten. Die Metadaten einfacher zu entfernen ist ein wichtiger Schritt in Richtung Sicherheit, da dadurch verhindert wird, dass Daten hinaus sickern oder andere potentielle Probleme entstehen.
Daten zu teilen kann genauso mühsam sein, da es schwierig ist die Zugriffs-Erlaubnisse eines Dokuments richtig zu verteilen, oder ein Dokument zu sichern, oder mehrere Versionen eines Dokuments zu verwalten. Office 2010 eliminiert diese Unannehmlichkeiten mit Backstage View, welches einen genauen Blick auf die Grundeigenschaften eines Dokumentes gewährt. Desweiteren wird durch Backstage View die Änderungen bei Zugriffs-Erlaubnissen und die Sicherheitseinstellungen vereinfacht und ältere Versionen werden wesentlich übersichtlicher dargestellt. Die Nutzer werden es nun sehr viel einfacher finden die Dokumente zu sichern und geheime Informationen aus den Metadaten zu entfernen.
Die eingebauten Grafik-Werkzeuge
Office 2010 beinhaltet verbesserte Grafikwerkzeuge innerhalb der verschiedenen Anwendungen. Microsofts Ziel war es, das Einfügen von Fotos, Videos und anderen graphischen Elementen in ein Dokument, eine Präsentation oder Arbeitsblatt einfacher zu gestalten. In der Vergangenheit mussten Sie Dritthersteller-Werkzeuge zur Hilfe ziehen, wenn Sie visuelle Elemente für eine Microsoft Office Datei (Dokument, Arbeitsblatt oder Präsentation) bearbeiten wollten.
Nun hat Microsoft die wichtigsten Bild- und Video-Bearbeitungswerkzeuge direkt in die Office-Programme integriert. Somit haben Sie, als Nutzer, die Möglichkeit mit grafischen Elementen zu arbeiten, ohne die Office-Umgebung zu verlassen. Dabei enthält Office 2010 Werkzeuge für das Zuschneiden, um die Größe anzupassen, die Farbanpassung und die Layer- und Hintergrundentfernung (Rand-Erkennung). Desweiteren können Sie die Helligkeit, den Kontrast anpassen, kunstvolle Effekte ausführen, visuelle Styles einbauen und vieles weitere. Die neuen Bild- und Video-Bearbeitungs-Features eliminieren die Notwendigkeit andere Drittherstellerprogramme verwenden zu müssen. Somit können Sie viel Zeit sparen, wenn Sie Ihre Dokumente oder Präsentationen mit Bildern oder Videos ausschmücken.
Verbesserte Sicherheit
In der Vergangenheit wies Microsofts Office eine Vielzahl von Sicherheitsbedrohungen auf, welche von Makro-Viren bis zu integrierten Sicherheitslücken reichten. Nutzer und Administratoren waren auf die regelmäßigen Updates, Patches und Dritthersteller-Sicherheitsprodukte angewiesen um deren Betriebssystem vor Bedrohungen aus Dokumenten, Präsentationen oder Arbeitsblättern zu schützen.
Office 2010 beinhaltet einige Technologien, welche die Sicherheit verbessern und das System vor Bedrohungen schützt. Als erstes und wichtigstes gibt es die geschützte Ansicht, welches neue Dokumente von unbekannter Herkunft in einem "digitalen Sandkasten" öffnet. Dadurch kann der Nutzer das Dokument zwar nicht editieren, aber er wird auch nicht aus Versehen ein Makro oder andere integrierte Features ausführen. Auf diese Art und Weise kann der Nutzer das Dokument ansehen ohne irgendwelche Risiken einzugehen und danach entscheiden, ob er diesem Dokument vertraut oder nicht.
Geschützte Ansicht ist jedoch nur eines der Sicherheitsvorkehrungen, die Office 2010 bietet. Eine weitere wichtige Sicherheitsverbesserung bietet Data Execution Prevention (DEP), welches eine Reihe von Attacken blockieren sollte indem es das Ausführen von integrierten Programmen oder nicht vertrauenswürdigen Makros blockiert. Desweiteren prüft Office File Validation ob die Datei eine angemessene Formatstruktur hat, bevor Sie die Datei öffnen können. Mit Microsofts Trust Center können Sie bestimmen welche Art von Dateien geöffnet, gespeichert oder blockiert werden. Diese Applikation arbeitet Hand in Hand mit der Gruppen-Richtlinien-Verwaltung, sodass Administratoren die Sicherheitsrichtlinien einfacher im ganzen Unternehmen umsetzen können.
Excel Sparklines
Wenn Sie Ihren Einfluss der Analyse-Möglichkeiten bei Excel erweitern wollen, so bietet Ihnen Office 2010 zwei Werkzeuge, die Ihnen helfen sollten das meiste aus Ihren Tabellenkalkulationsdaten herauszuholen. Die erste Möglichkeit bietet Sparklines, welches eine "intensive, einfache, Wort-große Grafik" bietet, wie es der Erfinder Edward Tufte in seinem Buch "Beautiful Evidence" beschrieben hat. Sparklines werden in das Arbeitsblatt integriert und erscheinen gleich neben den Zahlen, die es repräsentiert. Diese bieten eine schnelle grafische Anschauung der Bedeutung der Zahlen. Sparklines können dazu verwendet werden um Trends zu zeigen, wie die Verkaufsentwicklung über eine gewisse Zeit, oder um "Gewinn/Verlust"-Datenbalken darzustellen, welche für die Ziel-Zahlen stehen, die übertroffen oder nicht erreicht wurden. Weitere Anwendungsgebiete für Sparklines beinhalten integrierte Balken-Diagramme, welche grafisch die monatliche Veränderung in einer einzigen Zelle darstellt. Sparklines wird sich als herausragendes Werkzeug für Leute, die ihren Tabellen eine graphische Komponente hinzufügen wollen, werden.
PowerPivot für Excel
Das zweite tolle Feature für Excel-Nutzer ist PowerPivot. Während Sparklines standardmäßig integriert ist, können Sie PowerPivot kostenlos für Excel 2010 als Add-In herunterladen. PowerPivot holt mehr rechnerbetonte Leistung aus einem Excel-Arbeitsblatt und bietet schnelle Bearbeitung bei großen Datensätzen. Mit anderen Worten arbeitet PowerPivot als ein Programmier-Werkzeug, welches komplexe Graphen oder Berechnungen erzeugen kann, indem es Daten aus externer Herkunft, wie SQL-Datenbanken, Microsoft Access oder anderen Daten-Speichern, ausliest. In vielen Fällen macht PowerPivot kundenspezifische Programme oder Applikationen unnötig, da es dem Nutzer ermöglicht komplexe analytische Szenarien ohne die Hilfe eines Programmierers oder anderen IT-Quelle zu erstellen.
PowerPoint Broadcast
Spezialisten, welche sich auf die Präsentations-Möglichkeiten von PowerPoint verlassen, werden vor Ehrfurcht bei Broadcast erstarren. Dies ist wohl das wichtigste Feature, welches zu PowerPoint, seit dessen Entstehung, hinzugefügt wurde. Denn PowerPoint Broadcast erlaubt es dem Nutzer die Präsentation mit fast jedem, überall innerhalb von wenigen Mausklicks zu teilen.
Broadcast funktioniert über einen Service, wie Windows Live oder einem lokal konfigurierten Broadcast-Server, der eine Präsentation auf dem ferngesteuerten Computer des Anderen anzeigt. Es unterstützt die Einer-zu-vielen Präsentation, bei der eine einzelne Person die Präsentation hunderten gleichzeitig vorführt. Das Broadcast-Feature hat das Potential viele Programme, für virtuelle Treffen, zu ersetzen und es kann zusammen mit Videokonferenzen und VoIP-Konferenz-Gesprächen genutzt werden. Es ist sehr gut für eine Kombination aus lokal und/oder ferngesteuerten Zusammentreffen geeignet, bei der eine persönliche Präsentation für mehrere Nutzer von Vorteil wäre, dabei müssen Sie keine Brücken, virtuelle Konferenzen oder virtuelle Treffen einrichten.
PowerPoint Komprimierung
Präsentationen, welche mit PowerPoint erstellt wurden neigen schnell dazu aufgeblasen zu sein, diese sperrigen Dateien verbrauchen zig Megabyte Speicher. Das Problem wird noch schlimmer mit den neuen Grafik- und Video-Integrationsmöglichkeiten, welche PowerPoint 2010 bietet. Aber Microsoft hat etwas um dagegen anzugehen.
Mit PowerPoint 2010 können die Nutzer ihre Präsentationen wahlweise in der Größe oder für mehr Leistungsfähigkeit komprimieren. Über das Backstage View-Menü innerhalb von PowerPoint 2010 finden Sie den Media-Größe und Leistungs-Wizard. Mit diesem können Sie gezielt die Größe der Präsentations-Datei verkleinern. Die Optionen der Verkleinerung reichen von Präsentations-Qualität, Internet-Qualität bis zu geringer Qualität. Bei geringer Qualität kann eine videolastig Präsentation zu einem Zehntel, oder weniger, der ursprünglichen Größe komprimiert werden. Zum Beispiel wäre es nicht ungewöhnlich eine 60 MB große Präsentation mit hochauflösenden Videos auf 2 bis 3 MB nach der Komprimierung zu verkleinern. Das Komprimierungswerkzeug wird einige Probleme für beide, die Nutzer und Administratoren, lösen, da es nun wesentlich einfacher ist Präsentationen per E-Mail zu versenden, sodass FTP-Server oder File-Sharing-Seiten für große Präsentationen unnötig werden.
Einfügen-Vorschau
Wenn Sie häufiger Microsoft Office verwenden, so werden Sie sicherlich öfters Grafiken, Spalten, Texte oder andere Elemente kopieren und in anderen Dateien wieder einfügen. Leider schleichen sich dabei Fehler ein und das Ergebnis ist oft nicht so, wie man es sich gewünscht oder erwartet hat. Beispielsweise wollen Sie nicht die Formatierung einer Spalte bei Excel in das andere Arbeitsblatt kopieren, oder Sie wollen nur den Text, ohne Formatierung, zwischen zwei Word-Dokumenten kopieren. Durch die integrierte Einfügen-Vorschau haben Sie eine bessere Kontrolle über dein Einfügen-Prozess.
Die Einfügen-Vorschau funktioniert, wie der Name es vermuten lässt, indem Sie sehen, wie das eingefügte Element aussehen wird, bevor Sie es tatsächlich eingefügt haben. Der große Vorteil ist jedoch, dass diese Vorschau Ihnen verschiedene Möglichkeiten bietet Ihre einzufügenden Daten anzupassen, bevor Sie diese einsetzen. Sie können die Daten vor einer Formatierung schützen, in eine Bilddatei umwandeln, die Ränder entfernen etc. Die Möglichkeiten, die Sie haben hängen davon ab, welches Programm Sie verwenden und mit welchen Daten Sie arbeiten. Die Einfügen-Vorschau wird sich als große Zeitersparnis herausstellen, besonders für Personen, die mit großen und komplexen Arbeitsblättern arbeiten, deren Spalten aus Zahlen bestehen, welche über Formeln errechnet wurden. In einem solchen Fall können Sie die Formatierung mit der Einfügen-Vorschau anpassen.
Outlook Conversation View
Heutzutage werden die meisten Nutzer täglich mit hunderten von E-Mails, die von vielen verschiedenen Kontakten stammen und unterschiedlichste Projekte betreffen, konfrontiert. Deswegen sind E-Mails meist eine Last und steigern nicht die Produktivität. Die neueste Version von Outlook hat es sich zum Ziel gemacht dieses Problem zu lösen. Sie können nun Ihre E-Mails auf verschiedene neue Arten organisieren. Eines der besten Werkzeuge dafür ist das verbesserte Conversation View.
Diese Anwendung, welche Sie möglicherweise schon in der Vorgängerversion bei Outlook verwendet haben, hat einige bemerkenswerte Veränderungen durchgemacht und ist auf die Beschwerden der Nutzer eingegangen. Conversation View wird besonders für Nutzer, die sehr viel E-Mail-Verkehr haben attraktiv sein, da es hilft der Fluss neuer E-Mails zu sortieren und es entfernt das Chaos aus E-Mail-Antwortketten.
Conversation View gruppiert die E-Mails basierend auf dem E-Mail-Betreff, Absender- und Empfänger-Feld und anderen Daten, welche es von IMAP-Datenfeldern erhält. Es funktioniert sogar Ordnerübergreifend. In der Vergangenheit war es mit Conversation View nicht möglich E-Mails von verschiedenen Absendern, die in unterschiedlichen Postfächern gelagert waren, aber nur ein Thema betrafen zusammen anzeigen zu lassen. In Outlook 2010 kann Conversation View diese E-Mails zusammenführen und Datumssortiert aufzeigen.
Die Fähigkeiten Ordnerübergreifend zu arbeiten und ausgewählte Nachrichten zu ignorieren, sowie Antworten zu verkleinern, sodass keine Texte doppelt angezeigt werden, sind sehr willkommene Funktionen von Conversation View. Wenn Sie zuvor mit Conversation View unzufrieden waren, so sollten Sie der neuen Version eine Chance geben, da die meisten Unzulänglichkeiten behoben wurden.
Der Artikel stammt von Frank Ohlhorst. Er ist Autor unserer Schwesterpublikation InfoWorld.com.