So melden Sie sich an
Bei der Registrierung Ihres Google-Mail-Kontos deaktivieren Sie aus Sicherheitsgründen die Option "Auf diesem Computer merken" unter dem Passwort. Wer der Datenkrake misstraut, deaktiviert auch das Webprotokoll, das besuchte Seiten und Suchanfragen auf den Google-Servern speichert. Die vorgefertigten Sicheitsfragen à la "Wie lautet Ihre Bibliotheksausweisnummer?" sind ein Sicherheitsrisiko – wer Ihren verlorenen Ausweis findet, kann die Frage beantworten. Verfassen Sie besser eine eigene Frage, deren Antwort nirgendwo nachlesbar ist und die nur Sie alleine kennen. Nach der Registrierung können Sie sich unter mail.google.com einloggen.
Tipp 1: Mit Google Mail auch EXE-Dateien verschicken
Aus Sicherheitsgründen verschickt Google Mail keine ausführbaren Dateien im Anhang. Selbst gepackt als ZIP-Datei lassen sich EXE-Dateien nicht an der Sperre vorbeimogeln. Der Trick ist, sie in einem Format zu packen, dass Google Mail nicht kennt: Zum Beispiel "7z" mit der Freeware 7zip.
Tipp 2: Speicher erweitern
Wem die über 7 GB nicht reichen, erweitert unter "Einstellungen, Konten" auf 10, 40, 150 oder sogar 400 GB. Für 10 GB verlangt Google 20 Dollar pro Jahr, für 400 GB sind es 500 Dollar.
Tipp 3: Google Mail schöner und übersichtlicher machen
In den Einstellungen oben rechts, unter "Designs", passen Sie den Google-Mail-Look Ihren Wünschen an. Die Palette reicht vom simplen "Abendrot" bis zum verspielten "Zoozimps". Eine Hand voll Designs, etwa "Berge" und "Strand", verändern ihr Aussehen je nach Wetter und Tageszeit Ihres Standortes. Dazu geben Sie Land und Stadt Ihrer Wahl an. Wer auf klassische Oberflächen steht, klickt auf die Schrift "ältere Version" oben rechts. Ähnlich übersichtlich ist die einfache HTML-Ansicht, die Sie ganz unten aktivieren können
Tipp 4: Mit Avatar-Bild und Signatur Google Mail individualisieren
Wer mag, fügt seinen E-Mails ein Bild von sich hinzu in den Formaten JPG, GIF und PNG unter "Einstellungen, Allgemein". Sie können wählen, ob Ihr Bild für alle Google-Mail-Nutzer oder nur für Ihre Chat-Partner sichtbar sein soll. Ebenfalls in den allgemeinen Einstellungen erstellen Sie auf Wunsch eine Signatur, etwa mit Ihrem Skype-Namen und Ihrer Homepage. Google verschickt die Signatur mit allen E-Mails, die Sie senden
Tipp 5: Schneller Mailen mit Hotkeys
Unter "Einstellungen, Allgemein" aktivieren Sie die Tastaturkürzel. Ab sofort können Sie beispielsweise mit Shift + C eine neue Nachricht in einem neuen Fenster erstellen und mit der Tastenfolge G und C zur Kontakliste springen. Mit dem Ausrufezeichen auf der Tastatur markieren Sie eine Nachricht als Spam.
Tipp 6: Verschicken Sie automatische Antworten im Urlaub
Wenn Sie längere Zeit nicht per Mail erreichbar sind, aktivieren Sie unter "Einstellungen, Allgemein" die Abwesenheitsnotiz. Schreiben Sie eine Nachricht, die Google automatisch als Antwort auf eingehende Mails verschicken soll. Beispiel: "Ich bin bis zum 14.5. im Urlaub. In dringenden Fällen erreichen Sie mich auf meinem Handy." Bei einer gut sortierten Kontaktliste empfehlen wir das Häkchen bei "Abwesenheitsnotiz nur an meine Kontakte senden". Rutscht eine Spam-Mail in Ihren Posteingang, bestätigen Sie den Spammern mit der automatischen Antwort die Existenz Ihrer Adresse.
Tipp 7: Japanische Mails schreiben
Wenn Sie Ihre Mail in einer nicht-lateinischen Schrift verfassen, erhält der Empfänger oft Zeichensalat. Schuld ist die mangelnde Unterstützung der Textcodierung, die Sie verwendet haben. Aktivieren Sie unter "Einstellungen, Allgemein" die verbreitete Unicode-Codierung (UTF-8) für ausgehende Nachrichten.
Tipp 8: Browser-Verbindung mit https verschlüsseln
Wir empfehlen, unter "Einstellungen, Allgemein" ganz unten die Option "Immer https verwenden" zu aktivieren. Mit ihr senden Sie Nutzername und Passwort verschlüsselt an die Google-Server und beugen so Mail-Klau und Identitäts-Diebstahl vor.
Tipp 9: Kontrolle – Wer hatte Zugriff auf mein Konto?
Unten mittig hinter "Letzte Kontoaktivität" steht, wie lange Ihre letzte Kontoaktivität auf Google Mail zurückliegt. Ein Klick auf Details verrät mehr: Die letzten fünf Zugriffe inklusive Zugriffsart (Browser, IMAP, SMTP) und die IP-Adresse, unter der der Zugriff erfolgte. Außerdem steht dort, ob Ihr Konto noch auf einem anderen Rechner geöffnet ist.
Tipp 10: Nutzen Sie andere Mail-Adressen in Google Mail
Unter "Einstellungen, Konten" ändern Sie über „Info bearbeiten“ nicht nur Ihren Absendernamen. Hier können Sie für Ihre Mail-Partner auch eine alternative Antwortadresse bei einem anderen Mail-Dienst angeben. Über "Weitere E-Mail-Adresse hinzufügen" integrieren Sie weitere Mail-Adressen auch von googlefremden Diensten. Nach einer Bestätigung im betreffenden Mail-Konto können Sie ab sofort beim Verschicken einer Nachricht die alternative Adresse als Absender auswählen. In Ihr anderes Mail-Konto müssen Sie sich dafür nicht einloggen. Wer seine Mails von anderen Anbietern auch unter Google Mail empfangen möchte, richtet beim jeweiligen Anbieter eine Weiterleitung ein. Eine Alternative beschreiben wir im nächsten Tipp.
Tipp 11: Mit POP3 Mails anderer Konten in Google Mail empfangen
Auf Wunsch ruft Google Mail Ihre Post anderer Anbieter per POP3 ab. Klicken Sie unter "Einstellungen, Konten" auf "E-Mail Konto hinzufügen" und geben Sie zuerst die Mail-Adresse des anderen Kontos an. Im nächsten Schritt tragen Sie Nutzername, POP-Server und Port des Providers ein; die Daten finden Sie beim jeweiligen Anbieter. Wenn eine Kopie der abgerufenen Mails auf dem anderen Konto bleiben soll, aktivieren Sie das erste Kästchen. Wer will, sortiert die eingehenden Nachrichten gleich in Ordner (Label), oder archiviert sie und befördert die Mails damit ohne Umweg über den Posteingang in den Ordner "Alle Nachrichten".
Tipp 12: E-Mails von Google Mail an anderes Konto weiterleiten
Unter "Einstellungen, Weiterleitung und POP/IMAP" senden Sie auf Wunsch Mails an Ihr Google-Mail-Konto automatisch an eine andere Mail-Adresse. Der Dienst leitet dann alle eingehenden Mails weiter, für ausgewählte Mails erstellen Sie besser einen Filter (Tipp 19). Im Drop-Down-Menü wählen Sie, ob Google Mail die Kopie der weitergeleiteten Nachricht aufbewahren, archivieren oder löschen soll.
Tipp 13: E-Mails dank POP3 in Outlook und Thunderbird abrufen
Um Ihre Mails von Google Mail mit einem Mail-Programm zu verwalten, gibt es zwei Möglichkeiten. Das verbreitete POP3 lädt Ihre Mails vom Google-Server herunter und funktioniert, vereinfacht gesagt, nur in die Richtung Server -> Software. Das bei Freemailern noch seltene IMAP funktioniert auch in die Richtung Software -> Server, mit Thunderbird gesendete Mails etwa speichert das Protokoll auch auf der Weboberfläche. IMAP ist besonders sinnvoll, wenn Sie Ihre Mails an mehreren Rechnern checken.
Aktivieren Sie POP3 unter "Einstellungen, Weiterleitung und POP/IMAP". Bestimmen Sie im Drop-Down-Menü, was mit den Mail-Kopien auf dem Server geschehen soll; da Google Mail viel Platz bietet, empfehlen wir die Kopie zu behalten oder zu archivieren. Für ein POP3-Konto geben Sie im Mail-Client Ihre volle Google-Mail-Adresse an und beim Postausgangsserver smtp.googlemail.com. Der Servername ist pop.googlemail.com, der Port 995. Als Nutzername verwenden Sie Ihren Google-Mail-Namen, als Verbindung SSL. Der Ausgangsserver-Port ist 25, die Verbindung TLS. Eine detaillierte Anleitung zu sieben Mail-Clients finden Sie auf den Google-Seiten.
Tipp 14: E-Mails dank IMAP in Outlook und Thunderbird abrufen
Aktivieren Sie IMAP unter "Einstellungen, Weiterleitung und POP/IMAP". Für ein IMAP-Konto heißt der Server imap.googlemail.com und der Port 993, verwenden Sie SSL. Der Ausgangsserver heißt smtp.googlemail.com und verwendet eine Authentifizierung. Verwenden Sie außerdem STARTTLS (einige Programme nennen es SSL) und den Port 465 oder 587. Der Kontoname ist die volle Mail-Adresse. Eine detaillierte Anleitung zu sieben Mail-Programmen finden Sie auf den Google-Seiten.
Tipp 15: Mit Google Mail Chatten
Seit 2006 können Google-Mail-Nutzer mit anderen Nutzern chatten. Ein grüner Punkt neben Ihrem Namen in der linken Box "Chat" zeigt, dass Sie online und chat-bereit sind. Ändern Sie Ihren Status bei Bedarf über das Drop-Down-Menü darunter. In den Einstellungen unter "Chat" entscheiden Sie sich, ob Google Mail Ihre Chat-Verläufe speichern soll und probieren den Video-Chat aus. Die Chat-Box links verschieben Sie über das etwas holprig übersetzte "Speicherort der Chat-Liste:" auf Wunsch unter die Label-Box. Für die volle Kontrolle, wer mit Ihnen chatten darf und Ihren Online-Status sieht, aktivieren Sie „Nur Personen, denen ich eine ausdrückliche Genehmigung erteilt habe“. Die Optionen "Tonsignale" und "Emoticons" sind Geschmackssache.
Tipp 16: RSS-Feeds über dem Posteingang einblenden und ausblenden
Bei Google Mail heißen die standardmäßig aktiven RSS-Feeds Web-Clips; Sie konfigurieren sie unter "Einstellungen, Web-Clips". Wer die Nachrichten nicht will, entfernt das obige Häkchen. Über die Suche fügen Sie eigene Web-Clips hinzu, beispielsweise indem Sie "PC WELT" eintippen.
Tipp 17: Geheime Funktionen in Google Labs aktivieren
Nutzen Sie Google Mail auch offline, machen Sie den Versand einer peinlichen Mail rückgängig oder lassen Sie es mit einem Anti-Bereuen-Check gar nicht erst so weit kommen. Die geheimen Labs-Funktionen für Google Mail aktivieren Sie unter "Einstellungen, Labs".
Tipp 18: Bringen Sie Ordnung ins Postfach mit Labels
Unter "Einstellungen, Labels" erstellen Sie Ordner – sogenannte Labels – in die Sie manuell oder automatisch (siehe nächster Tipp) Mails einsortieren. Beispielsweise ordnen Sie Mails der Kollegen in das Label "Arbeit" ein, Mails von Freunden in "Freunde".
Tipp 19: Lassen Sie Google das Postfach aufräumen – mit Filtern
Klicken Sie in „Einstellungen, Filter" auf "Neuen Filter erstellen". Im ersten Schritt legen Sie fest, welche Mails der Filter betreffen soll. Beispielsweise alle Nachrichten Ihres Freundes Max Mustermann oder Mails, deren Betreffzeile das Wort „Wichtig“ enthält. Per Häkchen bei "Mit Anhang“ wählen Sie nur Mails mit Anhang aus; eine Kombination aus mehreren Kriterien ist ebenfalls möglich. Im zweiten Schritt sehen Sie alle aktuell betroffenen Mails und bestimmen die Aktion von Google Mail: "Archivieren“ im Ordner "Alle Nachrichten", "Als gelesen markieren" oder "Markieren". Mit "Label anbringen“ verschieben Sie Mails in einen gewünschten Ordner, "Weiterleiten an:" erfordert die Eingabe einer E-Mail-Adresse. Vorsicht vor unbeabsichtigten Aktionen gilt für "Löschen" und "Niemals als Spam einstufen". Um die unten angezeigten Mails einzubeziehen, markieren Sie "Filter auch auf die unten stehenden x Konversationen anwenden".
Tipp 20: Persönliche Nachrichten mit Pfeil hervorheben
Unter "Einstellungen, Allgemein" weisen Sie Google an, persönliche Nachrichten zu kennzeichnen. Als "persönlich" stuft der Dienst alle Mails ein, die an Sie und nicht an eine Mailingliste adressiert sind. Google "markiert sie mit einem Pfeil. Einen Doppelpfeil setzt der Freemailer vor Nachrichten, die der Absender nur an Sie geschickt hat.