Die 5 Typen mobiler Mitarbeiter

"Mobile First" muss ab jetzt die Devise heißen, sagt Forrester-Analyst Thomas Keitt, wenn es um das Erstellen neuer Strategien für den Arbeitsplatz geht. Schließlich arbeiten längst 62 Prozent der sogenannten "information workers" nicht permanent am festen Arbeitsplatz im Büro - sondern in einer Woche an unterschiedlichen Orten. Weil sie Kunden besuchen, auf der Dienstreise im Zug sitzen oder daheim im Home Office arbeiten, wenn sie die Kinder von der Schule abgeholt haben.

Nur vergeuden sie Zeit damit, die richtigen Methoden und Mittel für ihre Aufgaben zu finden - und die IT verzweifelt an den Wünschen der mobilen Kollegen. Höchste Zeit also, meint Forrester, der mobilen Belegschaft den Schrecken für die IT zu nehmen und Platz zu machen für eine Mobile Strategie. "Demystifying The Mobile Workforce" nennt das Analystenhaus deswegen seine Studie, die auf Daten des jüngsten Forrsights Workforce Survey für das erste Quartal 2011 mit 2403 IT-Entscheidern beruht. Die mobile Strategie sollte sich laut Keitt danach richten, wie stark die eigenen Mitarbeiter unterwegs sind - und weswegen. Fünf Archetypen identifiziert Forrester anhand der Datenbasis.

Forresters 5 Mobile Archetypen

• 1. Normale Büroangestellte stehen am Anfang ihrer Karriere, haben einen 9 to 5 Job und finden die Zusammenarbeit mit Kollegen im Home Office schwierig. Sie machen 34 Prozent der "information workers" aus.

• 2. Hypermobile Typen arbeiten fast überall, sitzt oft im gehobenen Management und sind im Schnitt 32 bis 45 Jahre alt. Diese Leute machen 33 Prozent der Belegschaft aus.

• 3. Die "Connected Consultants" sind meist Führungskräfte, die einen Teil ihrer Arbeitszeit unterwegs sind - sie arbeiten oft im Baugewerbe oder bei Behörden (16 Prozent der Angestellten).

• 4. Teilzeit-Heimarbeiter erledigen meist Bürojobs etwa in der Verwaltung, im Bildungswesen, der IT oder dem Marketing. Sie teilen sich die Zeit zwischen Büro und Zuhause auf und arbeiten schon 6 bis 15 Jahren in ihrem Job (11 Prozent).

• 5. Techniker im Außendienst sitzen meist daheim oder in den Räumen der Kunden. Mit Kunden verbringen sie viel Zeit, 71 Prozent hat täglich eine Stunde mit Kunden zu tun. Sie arbeiten im Baugewerbe genau wie im Vertrieb (5 Prozent).

Wer braucht was? Diese Frage sollten sich Unternehmen für ihre mobile Strategie stellten. Forrester zeigt: Die mobilen Archetypen unterscheiden sich stark danach, welche Kommunikations-Tools sie wie häufig benutzen. Nur für 21 Prozent der Teilzeit-Heimarbeiter ist es nötig, mindestens einmal pro Woche an einer Telefonkonferenz teilzunehmen. Von den ständig umherfahrenden Managern sind es hingegen 40 Prozent, während die meisten einfachen Büroangestellten kaum jemals in eine Telefonkonferenz müssen (9 Prozent).

Collaboration Tools gezielt einführen

Wie genau welche mobile Technik eingeführt werden soll, muss jede Firma selbst klären. Es hilft, wenn die Verantwortlichen in die Abteilung hineinhorchen und sich zum Beispiel mit Fragebögen ein Bild der Bedürfnisse der einzelnen mobilen Typen verschaffen.

Die Einführung von Collaboration Tools lohnt sich, wenn die Mitarbeiter dadurch tatsächlich Aufgaben wahrnehmen können. Mit Tools wie "Team Workspaces" lässt sich zum Beispiel der Einsatz von Technikern koordinieren, wenn sie ihren festen Arbeitsplatz in den Räumen eines Kunden haben. Wenn möglich, sollten Collaboration Tools so gewählt sein, dass sie die Bedürfnisse mehrerer Nutzergruppen befriedigen. Sparen lässt sich, wenn etwa Außendienstler nur selten Office Software brauchen - dann lässt sie sich für diese Gruppe günstiger aus der Cloud beziehen, etwa Microsoft Office 365.

Wenn PCs lästig werden

Weniger ist mehr, gilt laut Forrester bei der Einführung neuer mobiler Geräte. 61 Prozent der User wollen ihre Arbeit nach Möglichkeit an ein- und demselben Computer erledigen, egal wo. Hier wäre es ratsam, Desktop-PCs gegen Laptops zu ersetzen. Auch braucht nicht jeder im Büro seinen eigenen Rechner - und wer ständig im Lkw sitzt, ebenso wenig. Forrester rät, diesen Kollegen Terminals bereitzustellen, an denen sie beispielsweise Emails bearbeiten können. Das senkt die Kosten der IT.

Kosten senken - das geht auch mit Heimarbeitern, die einen zweiten Rechner neben ihrem Privat-PC manchmal eher lästig finden. Für die IT birgt es sogar Probleme, diese Kollegen mit einem eigenen Firmen-Computer auszustatten. Denn eigentlich sollte jemand das Gerät warten. Beim BYOT-Modell (Bring Your Own Technology) kann die IT stattdessen browserbasierte Anwendungen bereitstellen.

Tablet-Testlauf im mobilen Management

Und dann sind da noch die Geräte der neuen Generation - Tablets vor allem. Doch bevor man jeden Kollegen mit einer neuen Maschine belastet, ist ein Testlauf nötig. Am besten bei einer Gruppe die a) ohnehin viel unterwegs ist und b) nichts gegen ein weiteres Gerät einzuwenden haben. Fündig werden Unternehmen bei ihren hypermobilen Managern. Die sagen von sich aus zu 54 Prozent: "Ich habe lieber mehr als ein Gerät." Damit liegen sie liegt weit über dem Durchschnitt.

Dieser Artikel basiert auf einem Beitrag der CW-Schwesterpublikation CIO.