Die 6 CIO-Aufgaben bei Web 2.0

Jüngste Forschungen von Forrester lassen darauf schließen, dass zwar viele Organisationen den Zugriff auf Social Media erlauben. Aber sie kommunizieren keine klare Policy, die Mitarbeiter zu einer effektiven und sicheren Nutzung dieser sozialen Netzwerke anleitet.

In einer kürzlich von Forrester durchgeführten weltweiten Erhebung unter Social Media Nutzern antworteten 43 Prozent der Befragten, dass ihre Organisation nicht über eine Social Media Policy verfügt und 11 Prozent waren sich nicht sicher, ob es in ihrem Unternehmen eine solche Policy gäbe. Gleichzeitig gaben nur 26 Prozent der Respondenten an, dass ihre Organisation den Zugriff auf Soziale Netzwerke während der Arbeit nicht mit Sanktionen belegt.

Das Fazit: Die Mitarbeiter nehmen mit oder ohne eine Policy Zugriff auf Social Media und gefährden ihre Organisationen durch beispielsweise die Preisgabe von geistigem Eigentum (IP) und/oder Sicherheitsverletzungen, rechtliche Angreifbarkeit, Markenverschleiß oder verminderte Wettbewerbsfähigkeit.

Laut Forrester sollte eine gut kommunizierte Social Media Policy ein Regelwerk bieten, das Ihrer Organisation hilft, die Macht der Sozialen Netzwerke sowohl intern als auch extern auszugleichen und gleichzeitig das IP des Unternehmens zu schützen und das mit der Einbindung der Mitarbeiter in Online-Communities verbundene Risiko zu beherrschen.

Als Senior Executive in der Organisation hat der CIO die Verantwortung, gemeinsam mit anderen Führungskräften die Entwicklung und Kommunikation der Social Media Policy des Unternehmens zu fördern (siehe Abbildung).

Dieser C-Level Ausschuss sollte einer Policy vorstehen, welche die Risiken verringert bei gleichzeitiger Maximierung der Fähigkeit von Arbeitnehmern und Kunden, aus der Teilnahme an Social Communities Nutzen zu ziehen. Eine funktionsübergreifende Arbeitsgruppe für Social Media Policy sollte mit Hilfe eines durch den CIO ernannten IT Social Business Architect die Spezifikationen ausarbeiten.

Der CIO hat dabei sechs Aufgaben:

• 1. Funktionsübergreifend die potenziellen Social Media Anwendungsfälle darstellen. Die Forschungsergebnisse haben gezeigt, dass die Anwendung der Sozialen Medien in der gesamten Organisation weit verbreitet ist und sich nicht auf die professionelle Nutzung im Marketing und Kundenservice beschränkt. Der CIO stellt eine ganzheitliche Sicht der Auswirkungen von Social Media auf das Geschäft, sowohl intern als extern und in allen Geschäftsabläufen dar.

• 2. Die Vorteile und Risiken der Social Media Anwendung bewerten. Das Erkennen des Spektrums möglicher Anwendungsfälle hilft bei der Ermittlung der Schlüsselbereiche von Risiken und Gelegenheit, die mit Social Media einhergehen. Gemeinsam mit dem Chief Information Security Officer muss der CIO den Fachkollegen in der C-Suite helfen, die Vor- und Nachteile einer Policy in Bezug auf Sicherheit und Risiko abzuwägen.

• 3. Die geeigneten IT-Ressourcen und Services ermitteln. Der CIO und das IT-Team spielen eine ausschlaggebende Rolle in der Entscheidung, wie die Technologie genutzt werden kann, um eine offene Social Media Policy zu unterstützen oder dazu eingesetzt werden kann, eine restriktivere Strategie durchzusetzen. Je nach der eingesetzten Technologie kann sich die Rolle der IT zur Durchsetzung der Social Media Policy auf die Unterstützung oder die Regelung der Auswahl der Vendor Partner erweitern.

CIO muss ein Social Media Evangelist werden

• 4. Die Ermittlung, wie Mitarbeiter derzeit Social Tools anwenden, unterstützen. Bevor eine Social Media Policy ausgearbeitet werden kann, ist es wichtig zu erfassen, wie die Mitarbeiter Social Media und Social Communities derzeit nutzen und zu überlegen, welche Änderungen man in der Anwendung durch Mitarbeiter infolge der Einführung der neuen Social Media Policy erwartet. Obwohl diese Aufgabe vermutlich durch Human Resources (HR) ausgeführt wird, können die CIOs durch Anzapfen des bestehenden Application Usage Reporting und/oder Anwender-Erhebungsverfahren Unterstützung bieten.

• 5. Die aus den Erfahrungen gezogenen Lehren für einen erfolgreichen Policy Rollout einsetzen. Obwohl ein neuer Social Media Policy Rollout vermutlich durch das HR-Team geleitet wird, sollten die CIOs den Rollout und die Adoption unterstützen indem die Führungsqualitäten des IT-Projekts genutzt und der IT-Change-Management-Prozess nach Bedarf adaptiert wird.

• 6. Ein Evangelist in der C-Suite sein. Viele Organisationen haben es versäumt, eine Social Media Policy zu erlassen, weil in der C-Suite ein Evangelist fehlte, der erfasst hat wie wichtig eine starke Policy für die Gesundheit eines Unternehmens ist. Selbst in Organisationen mit einer Social Media Policy werden IT und der CIO oft als Hindernisse für die Anwendung Sozialer Medien betrachtet. CIOs sind gut positioniert, um gemeinsam mit dem Chief Marketing Officer als Fürsprecher für die Implementierung einer Social Media Policy einzutreten, die die Belegschaft zum Nutzen des Kunden ermächtigt und somit das Image von IT als Enabler von Social Computing redefiniert.

Nigel Fenwick ist Vice President und Principal Analyst bei Forrester Research. Er betreut CIOs, wobei sein Fokus auf der Rolle des CIO als Geschäftsführer liegt, der die Unternehmensstrategie und -leistung beeinflusst.

Nigels Blog: http://blogs.forrester.com/nigel_fenwick