Gehackt und ausspioniert aus Leichtsinn

Die 7 Todsünden der Business-Kommunikation

17.10.2014 von Jürgen Hill
Die sieben Todsünden der Business-Kommunikation hat der Mobilfunk-Discounter simyo einmal zusammengefasst.

1. Big Brother is watching - und der Sitznachbar auch

Achtung, der Nachbar hört und liest mit. Deshalb Vorsicht bei Business-Telefonaten in der Öffentlichkeit.
Foto: Fotolia.com/Franz Pflügl

Hand aufs Herz - schon mal in der Bahn neugierig auf den Screen des Nachbarn geblickt, um zu schauen, was der so schreibt und liest? Ist bei einer privaten Nachricht nicht weiter schlimm, bei geschäftlichen E-Mails mit sensiblen Informationen kann das schon eher zum Problem werden. Abhilfe schaffen spezielle Folien für Smartphones und Tablets, die nicht nur vor Spiegelung, sondern auch vor neugierigen Blicken schützen - oder das Gerät einfach mal in der Tasche lassen.

2. Schlecht geschützt ist halb gehackt

Ein Passwort für alle Accounts? Darüber freuen sich Cyber-Kriminelle.

Stichwort Mega-Hack: Einer russischen Hackergruppe ist es gelungen, knapp 1,2 Milliarden Login-Daten zu klauen. Viele Nutzer machen es den Hackern einfach, indem sie für alle Accounts dasselbe und oft unsichere Passwort verwenden - haben die Cyber-Kriminellen eins, haben sie alle. Jedes Konto, sei es E-Mail oder Social Media sollte durch ein individuelles und schwer knackbares Passwort geschützt sein.

3. Talk is cheap - und kann teuer zu stehen kommen

Mal ganz abgesehen davon, dass laute Telefonate in öffentlichen Bereichen ein Ärgernis für die Mitmenschen sind. Geschäftliches vor Fremden auszuplaudern kann gefährlich sein, denn wer weiß schon, wer lauscht? Der Kunde, über den man gerade lästert oder vielleicht sogar die Konkurrenz? Vorsicht ist bei Gesprächen im öffentlichen Raum oder in der Nähe anderer Menschen auf jeden Fall geboten.

Knigge für Video Conferencing
Die Technik ist heute nicht mehr das Problem. Vom Tablet bis zum Raumsystem reicht die Palette der Endgeräte. Über den Erfolg der virtuellen Meetings entscheiden deshalb oft weiche Faktoren wie Benimmregeln.
Dos
Sprechen Sie deutlich in Videokonferenzen. Die Möglichkeit, jeden Teilnehmer gut zu verstehen, ist entscheidend für eine erfolgreiche Videokonferenz.
Dos II
Halten Sie es einfach. Wenn Sie zu einem Videomeeting einladen, stellen Sie sicher, dass die Instruktionen für die Einwahl einfach und verständlich beschrieben sind und die anderen Teilnehmer sich schnell und problemlos einwählen können.
Dos III
Schau mir in die Augen, Kleines. Der gute Blickkontakt mit allen Teilnehmern eines Videomeetings ist sehr wichtig.
Don'ts
Klingelnde Handys sind auch in der virtuellen Welt der Meeting-Killer Nummer Eins. Führen Sie Ihren neuesten Klingelton also erst nach dem Treffen vor.
Don'ts II
Kein Multitasking während der Konferenz. Ihre Kollegen merken nämlich, wenn Sie andere Dinge nebenher erledigen - und das stört erheblich.
Don'ts III
Jederzeit und überall zu arbeiten ist zwar ein Plus der modernen Technik. Doch Supermarkt, Bahnhofshalle oder Flughafen sind eher unpassende Orte für ein Video Meeting.
Don'ts IV
Musik und andere Hintergrundgeräusche wie spielende Kinder lenken andere ab. Im Büro hängen Sie am Besten ein "Nicht stören"-Schild vor die Türe.
Andere Länder, andere Sitten
Seien Sie pünktlich. Vor allem in den USA beginnen auch virtuelle Meetings zur vorgesehenen Zeit und enden auch wie geplant.
Andere Länder, andere Sitten II
Vermeiden Sie in Konferenzen mit Japanern offene Kritik. Lernen Sie "nein" zu sagen, ohne es tatsächlich zu sagen.
Andere Länder, andere Sitten III
Respekt, Rang und Hierarchien sind in der chinesischen Kultur wichtig. Begegnen Sie höhergestellten Partnern oder Kollegen besonders respektvoll.
Andere Länder, andere Sitten IV
Planen Sie für Konferenzen mit Indien mehr Zeit ein. Videokonferenzen werden gerne mit einem Small Talk eingeleitet, hetzen Sie also nicht. Dennoch wird wert auf angemessene Business-Kleidung gelegt.
Andere Länder, andere Sitten V
Der sprichwörtliche britische Humor wird oft auch beim Video Conferencing eingesetzt. Einfach mitmachen.
Andere Länder, andere Sitten VI
Italiener kommunizieren nicht nur verbal, sondern auch sehr stark non-verbal. Scheuen Sie sich nicht davor, sich in Videokonferenzen über den Gesichtsausdruck und Gesten auszudrücken.
Andere Länder, andere Sitten VII
Brasilianer gehen geschäftliche Meetings eher entspannt an. Nutzen Sie Video, um Ihre Geschäftspartner kennenzulernen und Vertrauen aufzubauen

4. Sicher ist Sicher?

Hände weg von WhatsApp, wen Sie sicher kommunizieren wollen. Eine Alternative ist sayHey
Foto: Simyo

Ja, WhatsApp ist wahnsinnig praktisch. Und für das alltägliche Chatten mit Freunden nicht mehr wegzudenken. Aber wichtige geschäftliche Informationen damit versenden? Über einen Messenger, dessen Datenschutzpolitik und Sicherheit schon oft für negative Schlagzeilen gesorgt haben? Besser nicht! Einige Anbieter haben diese Sicherheitslücken zum Anlass genommen, geschützte Alternativen zu entwickeln. Zum Beispiel der kostenpflichtige Messenger Threema. Eine ganz neue und kostenlose Alternative ist sayHEY. sayHEY verschlüsselt mit 128 Bit Ende-zu-Ende.

5. Hände auf den Tisch - Handy nicht

So wie es früher als Kind noch von den Eltern hieß "Hände auf den Tisch", heißt es heute "Smartphone weg vom Tisch". Sowohl beim Meeting am Schreibtisch als auch beim Geschäftsessen gilt - der Gesprächspartner hat die ungeteilte Aufmerksamkeit verdient. Das Handy in Reichweite signalisiert hingegen die Bereitschaft zu Ablenkung und Desinteresse. Das Smartphone beim Abendessen oder Meeting daher am besten im Lautlosmodus in der Tasche lassen.

6. Da haben Sie mich falsch verstanden

Auch bei der informellen E-Mail sollten Formalien eingehalten werden.
Foto: MH/Fotolia

Den richtigen Ton zu treffen, den der Empfänger auf keinen Fall missverstehen kann, ist schon per E-Mail nicht einfach. Smiley oder kein Smiley? Sehr geehrter Herr Meier oder Lieber Herr Meier? Eine Message ist schon mal schnell verschickt, ohne dem Text große Beachtung zu schenken - eben weil es diesen Hauch von privater Bindung hat. Nur weil der Kanal eher inoffiziell ist, sollte die Kommunikation trotzdem dem Gegenüber angepasst und höflich bleiben.

7. Feierabend, endlich abschalten ...

...oder eben auch nicht. Ständige Erreichbarkeit kann gut sein. Oft verleitet sie aber auch dazu, grundlegende Benimmregeln aus den Augen zu verlieren. Dem Mitarbeiter abends noch schnell eine E-Mail mit einer dringenden Aufgabe zu schicken, ist sicher nicht besonders höflich - aber das Smartphone macht es möglich. Freizeit sollte sowohl für Chefs und Dienstleister als auch Praktikanten Freizeit bleiben - Stichwort Work-Life-Balance. Auch wenn Smartphones diese Möglichkeit der 24 Stunden Erreichbarkeit via E-Mail, SMS und Messenger ermöglichen, sollte man diese nicht auch 24 Stunden am Tag nutzen.