"Die erste Beförderung ist eine Belastung"

Die ersten 100 Tage als Chef

23.09.2019 von Ingrid  Weidner
Wer eine neue Führungsaufgabe übernimmt, sollte sich gut vorbereiten und auch mal über sich selbst nachdenken.
Nicht jeder neue Chef kann sich gleich zurücklehnen.
Foto: goodluz - shutterstock.com

Der neue Chef hat es eilig an seinem ersten Arbeitstag. Unsicher begrüßt er seine Mitarbeiter, schüttelt Hände und verschwindet schnell in seinem Büro. Dort richtet er sich ein, drapiert Familienfotos und begutachtet Abschiedspräsente früherer Kollegen. Schließlich ruft er seine Freunde an, um ihnen stolz vom ersten Arbeitstag und Karrieresprung zu erzählen. Zunächst wundert sich das Team über die knappe Begrüßung; durch die offene Bürotür muss es unfreiwillig dem immer gleichen Text lauschen. Gelangweilt verfolgen die Kollegen dieses Schauspiel, um sich dann wieder ihrer Arbeit zu widmen. Den Neuen ignorieren sie erst einmal. Nicht alle Führungskräfte verhalten sich so ungeschickt wie dieses Greenhorn, und doch kommt es immer wieder vor.

"Die erste Beförderung ist eine Belastung"

Wer den ersten Führungsjob übernimmt, steht vor gewaltigen persönlichen Veränderungen. Fachkenntnisse und gute Kontakte helfen nicht weiter, wenn es gilt, Personalverantwortung zu übernehmen. Zwar sind Kandidaten, die eine erste Karrierestufe gemeistert haben, mächtig stolz auf ihre Beförderung. Doch wenn sie dabei die falschen Signale aussenden, wird der weitere Weg anstrengend.

Blamiert
Namen vergessen?
Wer kennt das nicht: Sie haben den Namen Ihres Gesprächspartners vergessen. Kein Problem, geben Sie es offen zu im Sinne von "Mein Namensgedächtnis lässt mich leider gerade im Stich. Wie war gleich Ihr Name?" Bleiben Sie kurz und knapp und wenden Sie sich dann den Sachthemen zu.
Under- oder Overdressed?
Sie erscheinen in der falschen Kleidung bei einer Veranstaltung. Begehen Sie jetzt nicht den Fehler, allen davon zu erzählen, dass Sie sich bei der Kleiderwahl vertan haben. Bleiben Sie gelassen und nehmen Sie eher beiläufig Stellung dazu. Im Sinne von "Ich habe mich sehr beeilt, heute herzukommen" oder "Mein Koffer wurde am Flughafen vertauscht". Allerdings: Sind Sie gänzlich falsch gekleidet, ist es oft besser, einfach zu gehen.
Verbal ins Fettnäpfchen getreten?
Wenn Sie gerne viel reden, wird es immer wieder passieren, dass Sie etwas sagen, was Ihrem Gegenüber peinlich ist. Wichtig ist in diesem Fall, dass Sie sich bewusst sind, dass es dem anderen peinlich ist. Vermeiden Sie große verbale Entschuldigungen oder Bemerkungen wie "Das muss Ihnen doch nicht peinlich sein." Denn dem anderen ist nicht nur das Gesagte peinlich, sondern auch die Tatsache, dass es ihm peinlich ist. Daher: Lieber das Thema wechseln, um dem anderen wieder mehr Sicherheit zu geben.
Von Etikette keine Ahnung?
Wie war das doch gleich: Wen begrüßt man zuerst, die ältere Dame oder den Chef? Mit welchem Besteck isst man welche Speise? Was tun, wenn man sich in der Situation nicht auskennt oder bereits einen Knigge-Fauxpas begangen hat? In diesem Fall folgen Sie Ihrer Intuitionoder fragen Sie knapp, direkt und höflich, wie es geht oder welches Besteck jetzt angesagt ist, statt aus den Augenwinkeln zum Nachbarn zu schielen, um dort abzukupfern. Sympathisch wirkt etwa, wenn Sie sagen: "Entschuldigen Sie, ich habe keine Ahnung, wen ich wem zuerst vorstellen muss. Da frage ich sonst immer meine Frau. Aber die ist heute leider nicht da."
Der Klassiker: Das umgestoßene Weinglas
Ein Weinglas umzustoßen, ist wohl jedem schon einmal passiert. Peinlich. Noch peinlicher ist es, wenn es bei einem Geschäftsessen passiert und es sich über die Gattin des Chefs ergießt. Was tun? Auch hier gilt: Bleiben Sie ganz ruhig. Vermeiden Sie hektische Hilfsmaßnahmen. Entschuldigen Sie sich bei der Leidtragenden und bitten Sie dann die Bedienung um Hilfe. Bieten Sie Hilfe an, werden Sie aber nicht ungefragt tätig. Selbstverständlich bieten Sie an, die Reinigungskosten zu übernehmen.
Wenn der Magen knurrt
Die größte Angst haben viele vor Magen- oder Darmgeräuschen im Berufsleben. Gerade bei wichtigen Meetings kann es da zu peinlichen Situationen kommen, wenn die Geräusche nicht nur einmal, sondern gehäuft auftreten.
Bei Magengeräuschen hilft oft ein Glas Wasser.
Bei Blähungen sollten Sie sich kurz entschuldigen, ohne Gründe zu nennen, und sich auf der Toilette Erleichterung verschaffen, bevor Sie zum Meeting zurückkehren. Das gleiche gilt übrigens bei Schluckauf: Unterbrechen Sie das Meeting oder Gespräch für einige Minuten – oder vertagen Sie es auf den kommenden Tag, wenn der Schluckauf nicht aufhört.
Wenn der Kollege schlecht riecht
Wie sagt man es dem Kollegen, dass er stark nach Schweiß riecht oder Mundgeruch hat? Regel Nummer eins ist, dem Gegenüber die Möglichkeit zu geben, sein Gesicht zu wahren. Daher sollte man zunächst indirekt auf das Problem hinweisen, indem Sie etwa dem betroffenen Kollegen erzählen, Sie hätten selbst einmal ein Schweiß- oder Mundgeruchsproblem gehabt und es aber mit einem besonders starken Deo beziehungsweise einer Zungenbürste in den Griff bekommen. Ignoriert der Betroffene den Hinweis, werden Sie um ein vertrauliches Gespräch nicht umhin kommen. Machen Sie aber keine Staatsaffäre daraus, sondern gehen Sie es diskret an.
Sie haben keine Ahnung
Nichts ist peinlicher, als zuzugeben, dass man keine Ahnung hat, oder wenn unsere berufliche Kompetenz in Frage gestellt wird. Wer die Wissenslücke entdeckt, ob Chef oder Kollege, ist dabei egal. Gehen Sie in diesem Fall nicht gleich in die Defensive, sondern geben Sie unumwunden zu: "Das habe ich vergessen" oder "In diesem Bereich kenne ich mich nicht aus." Das wirkt souveräner, als nach und nach zugeben zu müssen, dass man doch keine Ahnung hat.
Ein Kunde beschwert sich
Stellen Sie sich vor, Sie sind in einem Kundengespräch und ein anderer Kunde platzt herein und beschwert sich. Was nun? Weisen Sie zunächst die Anschuldigungen zurück, zeigen Sie sich aber dann höflich und kooperativ im Sinne von "Ich kümmere mich sofort um das Problem." Sorgen Sie zudem dafür, dass der Beschwerdeführer den Raum verlässt und sie ihr anderes Gespräch zu Ende führen können..
Sie haben einen Fehler gemacht
In diesem Fall kann es hilfreich sein, wenn Sie sich peinlich berührt zeigen. Haben Sie etwa einem Kunden eine falsche Information gegeben, sollten Sie das zugeben und sagen, dass es Ihnen peinlich ist. Das wirkt entwaffnend, vor allem wenn Sie sich bemüht zeigen, den Fehler wieder gut zu machen.
Sie haben einen Riesenfehler gemacht
Ihr Chef brüllt Sie an: "Haben Sie das verbockt?" und tobt und wütet und ist sachlichen Argumenten nicht zugänglich. Peinlich. Hier gibt es nur die Möglichkeit, den Chef toben zu lassen. Widersprechen Sie nicht und geben Sie nur knappe Antworten. Ihr Chef will sich offenbar erst einmal Luft verschaffen. Im zweiten Schritt geben Sie den Fehler zu und entschuldigen Sie sich. Als drittes bieten Sie eine Lösung an.
Über Anwesende lästern
Was tun, wenn Sie über einen Kollegen lästern, der dummerweise plötzlich hinter Ihnen steht? In diesem Fall sollten Sie einfach den <b>Mund halten</b>, denn alle Erklärungen, Rechtfertigungen und ähnliches verschlimmern die Situation nur.
Wenn eine Lüge auffliegt...
... ist das im Berufsleben besonders peinlich. Wer kennt das nicht: Der Chef fragt, ob man eine Aufgabe schon erledigt hat - hat man nicht, sagt aber ja, nur um den Chef schnell loszuwerden. Und dann kommt unweigerlich die Frage des Vorgesetzten: "Kann ich mal sehen." Dumm gelaufen. Nun gilt es, keine weiteren Notlügen zu erfinden, sonst ist eine heillose Verstrickung vorprogrammiert. Besser ist es, abzulenken, Verwirrung zu stiften oder sich über irgendeinen Vorwurf aufzuregen im Sinne von "Ach, mir fällt da gerade ein ..." oder "Wollen Sie mir etwa unterstellen, ich hätte ...". Und dann sollten Sie solche Bequemlichkeitslügen NIE wieder anwenden.
Weitere Sofort-Hilfe bei Knigge-Blackouts ...
... wie etwa zum Thema <b>Erröten, wie man sich wieder fängt, Peinlichkeit als Waffe oder Ablenkungsmanöver und humorvolles Reagieren</b> erhalten Sie im Taschenguide "Peinliche Situationen meistern" von Matthias Nöllke. 2008, Rudolf Haufe Verlag. 6,90 Euro. ISBN 978-3-448-08814-4.

"Die erste Beförderung stellt eine ähnlich gravierende Belastung dar wie der Verlust eines Partners oder eine Scheidung. Viele Kandidaten brauchen Hilfe, um die neue Situation zu meistern", sagt Franz Metz, Gründer und Geschäftsführer der Beratergruppe Palatina. Der erste Eindruck, den der neue Chef gegenüber seinen künftigen Mitarbeitern und Kollegen hinterlässt, ist wegweisend für die Zukunft. Gute Vorbereitung hilft, Unsicherheiten zu überwinden. So empfiehlt etwa die Münchner Psychologin Annette Glitz: "Überlegen Sie sich drei bis fünf Sätze, mit denen Sie sich und Ihr Anliegen im neuen Unternehmen vorstellen und die authentisch sind."

Selbstdarsteller fallen auf die Nase

Annette Glitz:" Neue Führungskräfte sollten anfangs gut und viel zuhören."
Foto: Annette Glitz

Wer sich in erster Linie gut verkaufen und Wind machen möchte, wird von den Kollegen meist schnell durchschaut. Einen besseren Einstand hat, wer die eigenen Ziele im neuen Job für sich selbst klar formuliert und sie den Mitarbeitern gegenüber auf den Punkt bringt. Manager, die neu im Unternehmen sind, sollten nur kurz ihre Erwartungen formulieren und ansonsten selbstbewusst auftreten. "Gerade neuen Führungskräften empfehle ich, anfangs gut und viel zuzuhören. Sie sollten aktiv nachfragen, um sich so einen umfassenden Eindruck von ihren neuen Mitarbeitern und Kollegen auf der gleichen Führungsebene zu verschaffen", rät Glitz, die Fachkräfte auf allen Hierarchieebenen berät und coacht.

Nicht immer investieren Unternehmen in die systematische Management-Ausbildung und Persönlichkeitsentwicklung künftiger Führungskräfte. Oft entscheidet allein die fachliche Qualifikation, welchem Bewerber der Vorzug gegeben wird, auch wenn der Management-Job Personalverantwortung umfasst. "Manche Firmen vergessen, die Neuen mit der eigenen Führungskultur und den Unternehmensleitlinien vertraut zu machen", weiß Glitz. Dabei bieten diese Richtlinien eine gute erste Orientierung.

Realistische Einschätzung der neuen Aufgaben

Wenn Fachleute erstmals Verantwortung für ein Team übernehmen sollen oder ihre Aufgaben strategisch besonders wichtig sind, verlangt der Job besondere Fähigkeiten. Bisher mussten sie nur sich selbst und ihre Aufgabe managen, um diese gut zu erledigen. Als Führungskräfte sind sie nicht nur für das Team, sondern auch für seine Arbeitsergebnisse verantwortlich.

Diese neue Pflicht unterschätzen viele. Verantwortung für das Team beinhaltet auch, seine Mitarbeiter zu motivieren, Konflikte innerhalb der Truppe besprechen und Dissonanzen schnell erkennen und lösen. Wer zum ersten Mal eine Führungsaufgabe übernimmt, agiert mehr als Moderator und Ansprechpartner für die Kollegen und weniger als Experte. Dazu zählt auch, Aufgaben zu delegieren. Natürlich gibt es Naturtalente, die mit Charme und Charisma all diese Fähigkeiten mitbringen. Doch davon gibt es leider nicht so viele. Allen anderen helfen Persönlichkeitstraining, keinen Schiffbruch zu erleiden.

"Wer die Risiken kennt und die Führungskraft gut vorbereitet, spart Kosten", meint Berater Metz. Er empfiehlt Firmen, genau zu analysieren, welche Fähigkeiten der Neue mitbringen soll und wo er eingesetzt wird. Soll die Führungskraft in erster Linie ein Team leiten und zu Höchstleistungen motivieren oder geht es um die strategische Neuausrichtung der Abteilung?

Solche Fragen sollten in den Vorstellungsgesprächen geklärt werden, damit beide Seiten entscheiden können, ob der Bewerber den Anforderungen gewachsen ist und nicht nach einigen Wochen das Handtuch wirft. Falsche Versprechen helfen niemanden. Wer von einem Konzern zu einem inhabergeführten Unternehmen wechselt, sollte damit rechnen, dass sich der Geschäftsführer auch in Details einmischt, selbst wenn die Entscheidungswege anders festgelegt wurden. Auch in einem Startup sehen die Karrierewege anders aus als in einer etablierten Firma. Bewerber sollten sich genau überlegen, welche Unternehmenskultur besser zur eigenen Persönlichkeit und Berufsplanung passt.

Heikel wird es, wenn der Vorgänger wegen Unstimmigkeiten mit Eigentümer oder Geschäftsleitung gehen musste. Oft sind die Mitarbeiter ihrem früheren Chef gegenüber loyal und beäugen den Neuen sehr kritisch. "Wenn unter den Mitarbeitern Unzufriedenheit vorherrscht, sollte das im Team besprochen werden. Die neue Führungskraft muss wissen, was vorgefallen ist, um sich selbst zu positionieren und den eigenen Standpunkt zu erläutern, ohne schlecht über den Vorgänger zu sprechen", empfiehlt Beraterin Glitz.

Wer sich anfangs nicht in die Rolle einfindet, sollte Geduld mitbringen. "Manchmal hilft nur Durchhalten. In solchen Situationen kann ein Coach unterstützen, über Selbstzweifel lässt sich besser diskutieren und gemeinsam Lösungen entwickeln."

Die hässlichen Dinge werden verschwiegen

Berater Metz empfiehlt Unternehmen Ehrlichkeit, wenn sie Führungsaufgaben neu besetzen. "Natürlich werben Firmen im Vorstellungsgespräch für sich, weil sie den Kandidaten überzeugen wollen. Doch wenn sie in den weiteren Gesprächen keinen reinen Wein einschenken, ist der Grundstein für das Scheitern gelegt." Metz schätzt: "80 Prozent der hässlichen Dingen werden nicht gesagt." Manche Themen würden keinesfalls absichtlich unter den Teppich gekehrt, sondern die Perspektive innerhalb der Organisation sei eine andere als die Sicht von außen. "In den Coachings thematisiere ich diese Innensicht und frage, was Manager der neuen Führungskraft verschwiegen haben."

Der Aufstieg im eigenen Unternehmen

Christian Traud, Computacenter, fühlte sich gut auf seine erste Führungsaufgabe vorbereitet.
Foto: Christian Traud

Weniger riskant ist die klassische Karriere innerhalb eines Unternehmens. Christian Traud begann nach dem Betriebswirtschaftsstudium seine Laufbahn beim IT-Dienstleister Computacenter in Kerpen. Früh war ihm klar, dass er eine Führungsaufgabe übernehmen möchte: "Im jährlich stattfindenden Mitarbeitergespräch habe ich mit meiner Vorgesetzten über meine Pläne, Stärken und Schwächen diskutiert.

Meine Chefin hat mich immer unterstützt." Nach verschiedenen Positionen im Unternehmen bewarb er sich für ein internes Führungskräfte-Assessment-Center, in dem das Potenzial und die Motivation der Kandidaten hinterfragt wurden. Traud wurde daraufhin eine erste Führungsaufgabe angeboten. Seit März leitet er als Business Services Director (E-Business) ein Team mit vier Mitarbeitern. Parallel dazu absolviert er eine Führungsausbildung am Malik-Management-Zentrum in St Gallen.

Auf seine Aufgaben als Chef fühlte sich Traud gut vorbereitet. Trotzdem packte ihn am ersten Arbeitstag in der neuen Position eine leichte Nervosität. "Ich habe mich gefragt, wie ich bei den neuen Kollegen ankomme. Schließlich hatte ich noch keine Routine als Manager", erinnert sich der 33-Jährige, dessen Mitarbeiter alle ein paar Jahre älter sind als er. Seine Nervosität legte sich, als er sein Team in einem Meeting kennen lernte. Regelmäßige Gespräche mit den Teammitgliedern sind für ihn ein fester Bestandteil des Arbeitsalltags.

Erfolgreich ist Traud nach eigener Einschätzung dann, die persönlichen Ziele der Mitarbeiter mit denen des Unternehmens zu verbinden. Eine berufsbegleitende Weiterbildung und der Kontakt zu einem erfahrenen Kollegen, der ihm als Mentor zur Seite steht, helfen ihm hier weiter.

Soft Skills
1. Kommunikative Kompetenz
Ihre Kommunikationsfähigkeit hilft Ihnen, Konsens herzustellen und Verständnis für Ihre Ziele und Wünsche zu erzeugen.
2. Selbstbewusstsein
Selbstbewusst bedeutet unter anderem, sich selbst bewusst wahrzunehmen, die eigenen Stärken und Schwächen zu kennen.
3. Einfühlungsvermögen
Wer empathisch ist, kann andere leichter von seiner Sache überzeugen.
4. Teamfähigkeit
In jeder Stellenanzeige ist Teamfähigkeit gefordert. Teamfähig zu sein bedeutet unter anderem, seine Rolle im Team zu erkennen und sich entsprechend der an diese geknüpften Erwartungen zu verhalten.
5. Kritikfähigkeit
Kritikfähig zu sein bedeutet nicht nur, Kritik zu üben (fair, sachlich), sondern auch Kritik annehmen, reflektieren und entsprechend umsetzen zu können. Besonders in Teams, Projekten und in Führungssituationen spielt der Umgang mit Kritik eine entscheidende Rolle.
6. Analytische Kompetenz
Wenn Sie Ihre analytischen Fähigkeiten trainieren, sind Sie in der Lage, Situationen rasch zu erfassen und entsprechend schnell zu reagieren.
7. Vertrauenswürdigkeit
Vertrauen ist die Erwartung, sich in kritischen Situationen auf den anderen verlassen zu können.
8. Selbstdisziplin/Selbstbeherrschung
Wer sich nicht selbst beherrscht, bleibt immer Knecht. Nur wer sich selbst im Griff hat, kann andere überzeugen.
9. Neugierde
Neugierde ist die Voraussetzung für Kreativität.
10. Konfliktfähigkeit
Nur wenn Sie andere Auffassungen akzeptieren können und sich offen mit Ihren Mitmenschen auseinander setzen, leben Sie ein selbstbestimmtes Leben.
11. Durchsetzungsvermögen
Sich angemessen durchzusetzen bedeutet zu überzeugen, statt zu überreden - oder zu zwingen. Überzeugt folgen Ihnen andere gern auf Ihrem Weg.
Mehr zum Thema Soft Skills ...
... finden Interessierte im gleichnamigen Buch von Gabriele Peters-Kühlinger und Friedel John - erschienen bei Haufe im praktischen "TaschenGuide"-Format (passt in jede Hosentasche).

Amsterdam statt Göttingen

Der IT-Spezialist Lars Leuchter wechselte nach 13 Berufsjahren bei dem US-amerikanischen Unternehmen Electronic Arts Mitte 2008 zu Refratechnik in Göttingen. Nachdem elementare IT-Infrastruktur-Veränderungen auf den Weg gebracht worden waren, zog es den heute 37-Jährigen wieder zu einem amerikanischen Arbeitgeber. Über sein Profil in den Online-Netzwerken Xing und LinkedIn wurden andere Firmen auf den IT-Quereinsteiger aufmerksam. Ein Personalberater vermittelte ihm das erste Gespräch mit seinem späteren Arbeitgeber Arizona Chemical.

Seit April 2010 arbeitet Leuchter in Almere nahe Amsterdam für das US-amerikanische Unternehmen. In der internationalen und multikulturellen Umgebung fühlt er sich wohl. Den ersten Tag im neuen Job hat Leuchter in guter Erinnerung. "Ich wurde sehr herzlich empfangen". Heute leitet er ein Team mit 15 Mitarbeitern. Er schätzt die kurzen Entscheidungswege und flachen Hierarchien des neuen Arbeitgebers.

Auch die vielfältigen Aufgaben, nämlich die IT-Infrastruktur neu auszurichten und auf den aktuellsten technischen Stand zu bringen, stellen eine willkommene Herausforderung dar. Da Leuchter bereits vorher in verschiedenen Management-Aufgaben tätig war, gab es keine spezielle Vorbereitung. Regelmäßige Geschäftsreisen an den Firmensitz in Florida gehören für Leuchter zu den angenehmen Seiten des neuen Jobs. Die Herausforderungen, mit denen er zu kämpfen hat, sind dagegen klassisch: Er muss die neuen Aufgaben on time und on budget zu aller Zufriedenheit bewältigen.

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