Wenn Angestellte beim Telekommunikationsanbieter 1&1 Fragen zum Thema Social Media haben, wenden Sie sich an Andreas Maurer. Zu ihm kommen beispielsweise solche Anfragen: "Ein Mitarbeiter hatte in seinen privaten Twitter-Account ein 1&1-Logo eingebaut und wollte wissen, ob er das darf", erzählt der Leiter des Social-Media-Teams bei 1&1.
Immer mehr Menschen nutzen Web 2.0-Angebote. Dass da auch mal der Arbeitgeber thematisiert wird, versteht sich von selbst. "Viele unserer Leute twittern heute schon oder posten in Blogs", sagt Social-Media-Profi Maurer von 1&1. Damit das funktioniere, brauche man Regeln. Die würden Grenzen aufzeigen, den Mitarbeitern aber auch Sicherheit geben.
Bei 1&1 hat man Social Media Richtlinien verfasst und an die Mitarbeiter kommuniziert. Seit Mitte April sind sie auch öffentlich im Netz einsehbar. Die Guidelines enthalten Punkte wie keine Firmengeheimnisse nach außen kommunizieren, ehrlich sein, keine Mitbewerber diskreditieren und über Antworten nachdenken. Viele Firmen entscheiden sich dafür, Ihren Mitarbeiter Spielregeln für Facebook, Twitter und Co. an die Hand zu geben. Zu den prominenten Beispielen zählen Intel, IBM und Kodak.
Zahlreiche Mitarbeiter wollen im Web 2.0 kommunizieren und bekommen von den Chefs das dafür nötige Vertrauen. 64 Prozent der Manager in Deutschland trauen ihren Mitarbeitern einen verantwortungsvollen Umgang mit Internet und Web 2.0 zu, ergab eine Studie des Sicherheitssoftware-Anbieters Clearswift. Darüber hinaus glauben 67 Prozent sogar daran, dass die Nutzung von Web 2.0 und sozialen Netzwerken die Motivation und Produktivität der Mitarbeiter erhöht.
Mitarbeiter-Engagement aktiv fördern
"To Facebook or not to Facebook" heißt der Titel einer Studie des Beratungsunternehmens Forrester. Hier lautet das klare Fazit: Arbeitgeber sollen ihren Mitarbeitern den Zugang zu Social Media Seiten ermöglichen, aber unbedingt Regelungen für den Umgang festlegen. Forrester sieht hier auch den CIO in der Verantwortung.
Wer sich nicht an Wettbewerbern orientieren möchte, nutzt allgemeine Richtlinien zur Orientierung. Ende März hat der Bundesverband digitale Wirtschaft den Leitfaden "Social Media Richtlinien - 10 Tipps für Unternehmen und ihre Mitarbeiter" veröffentlicht. Der erläutert, wie sich Firma und Mitarbeiter korrekt im Web 2.0 bewegen. Sie lauten:
1. Definieren Sie Ziele
2. Geheimnisse sind geheim und Interna bleiben intern
3. Mitarbeiter müssen authentisch sein
4. Wer veröffentlicht, übernimmt Verantwortung
5. Interne Kritik ist erlaubt, bleibt aber intern
6. Gehen Sie mit Fehlern offen um
7. Schonen Sie Ihre Geschäftsbeziehungen
8. Beachten Sie geltendes Recht
9. Private Nutzung von Social Media während der Arbeit einschränken
10. Social Media erfordert kontinuierliches Engagement
Wie wichtig Guidelines sind, betonen auch negative Beispiele von Kommunikation in sozialen Netzwerken: "Stewardessen meckern bei Facebook über Fluggäste, eine Lehrerin lästert beim Kurzmeldungsdienst Twitter über schwierige Schüler und ein Angestellter posaunt seine Abneigung gegen Homosexuelle über das Twitter-Konto seines Arbeitgebers in die weite Welt hinaus", schreibt Spiegel Online zum Thema.
Damit das nicht passiert gibt es die Richtlinien und zum Teil eigene Social Media Teams. Beim Telekommunikationsanbieter 1&1 hat dieses Team "eine anleitende und koordinierende Funktion", beschreibt es Team-Leiter Andreas Maurer. Die anfangs zitierte Frage zum 1&1-Logo im privaten Twitter-Profil beantwortete Maurer dem Mitarbeiter so: Er darf das Logo dort zeigen, muss aber deutlich machen, dass er privat twittert.
Maurer will das Social Media Engagement bei 1&1 fördern: "Wir haben so viel Know-how in der Firma, zum Beispiel im Bereich Software-Entwicklung. Diese Mitarbeiter können mit ihren Beiträgen im Web zu einem positiven Unternehmensimage beitragen", sagt er. Wollen Mitarbeiter aktiv im Auftrag der Firma schreiben, müssen sie das mit dem Social Media Team abstimmen. Eine Mitarbeiterin aus dem Personal hat beispielsweise einen offiziellen Twitter-Kanal, den sie im Firmenauftrag bestückt.
Verbote helfen wenig
Bei 1&1 war die IT-Abteilung nicht für die Erstellung der Social Media Richtlinien verantwortlich. Die hat das Social Media Team um Andreas Maurer übernommen, das in der Pressestelle angesiedelt ist. Eng zusammengearbeitet wird mit der IT, wenn es um die Umsetzung von Kommunikationskanälen geht, etwas dem 1&1-Blog oder dem Forum.
Nicht alle Unternehmen fördern das Web 2.0 Engagement so wie 1&1. In Deutschland sind es 44 Prozent der Firmen, die ihren Mitarbeitern am Arbeitsplatz die Nutzung von Social-Networking-Services untersagen.
Doch, räumt eine Studie des Telekommunikationsunternehmens Cisco ein, halten sich nicht alle Angestellten an diese Verbote. 40 Prozent der vom Verbot betroffenen deutschen Arbeitnehmer missachten die Firmenpolitik und nutzen mindestens einmal wöchentlich die verbotenen Anwendungen. Mal ganz abgesehen von denen, die am Schreibtisch ihr privates iPhone zücken oder abends am Heim-PC bei Facebook und Twitter unterwegs sind.
"Private und berufliche Inhalte verschwimmen im Social Web immer mehr", bringt es der Branchenverband Digitale Wirtschaft in seinem Leitfaden für Social Media Richtlinien auf den Punkt. Das Web 2.0 entwickelt sich ständig weiter, weshalb auch die Guidelines nicht in Stein gemeißelt sein sollten. "Diese Richtlinien werden kontinuierlich weiter entwickelt" heißt beispielsweise auch in den 1&1-Guidelines.