Die wichtigsten Vorteile von Unified Communications

Unified Communications bringt bislang getrennte Kommunikationsmittel wie Telefon (VoIP), Fax, E-Mail, Web-, Audio- und Videokonferenzen und Instant Messaging etc. unter einer einheitlichen Benutzeroberfläche zusammen, kombiniert sie mit virtuellen Teamräumen oder Social Software und integriert sie mit Geschäftsprozessen. Mitarbeiter können dadurch über einen einzigen Zugang alle Kommunikationsformen nutzen - unternehmensweit und unabhängig von Ort und Zeit.

Dass Unternehmen optimierte Kommunikation benötigen, zeigt eine Umfrage der Marktforscher von Berlecon Research bei deutschen ITK-Entscheidern. 80 Prozent der Befragten halten demnach eine Integration verschiedener Kommunikationskanäle für eine effizientere Kommunikation unter einer Nutzeroberfläche für sinnvoll.

Die Gründe dafür sind vielfältig: Das Kommunikationsvolumen nimmt zu, Kunden erwarten schnelle Reaktion, die Anforderungen an die Produktivität der Mitarbeiter (auch unterwegs) steigen. Zudem wird die Vernetzung mit externen Partnern wie Dienstleistern und Lieferanten immer dichter - mit entsprechend höheren Erwartungen an eine reibungslose Kommunikation.

Unified Communications eignet sich vor allem für Unternehmen, die verteilte Standorte besitzen und übergreifende Teams bilden, einen Außendienst beschäftigen, der mobil erreichbar sein muss, und in denen einige Angestellte vom Home Office aus arbeiten. Auch wenn die Mitglieder eines Teams verstreut sind, müssen sie schnell Probleme lösen, Entscheidungen treffen und Ergebnisse liefern. Effiziente Kommunikation spielt in diesem Umfeld eine entscheidende Rolle und wird so zum strategischen Wettbewerbsfaktor.

Wettbewerbsvorteile durch Unified Communications

Nach Analysen der Unternehmensberatung Yankee Group steigern Unternehmen mit UC-Lösungen ihre Produktivität im zweistelligen Bereich. Unified Communications liefert folgende Vorteile:

• Höhere Produktivität: Dank aktueller Präsenzinformationen sparen Mitarbeiter viel Zeit, da sie unabhängig von ihrem Standort immer den schnellsten Draht zueinander finden. Das verbessert die Zusammenarbeit vor allem in geografisch verteilten Teams. Die Fernabfrage von Mails per Sprache beschleunigt die internen Prozesse zusätzlich, da Mitarbeiter damit auch von unterwegs flexibel reagieren können.

• Mehr Flexibilität: Mitarbeiter können ohne Medienbrüche einfach und schnell zwischen verschiedenen Kommunikationsverfahren wechseln. So gehen sie zum Beispiel nahtlos von Instant Messaging in ein Telefonat über, integrieren per Mausklick weitere Teilnehmer und entscheiden sich bei Bedarf kurzfristig für eine Web-Konferenz, in der die Teilnehmer gemeinsam Dokumente bearbeiten. Auch das Arbeiten an sich wird flexibler, da die Mitarbeiter unabhängiger von Zeit und Ort werden und über eine feste IP-Nummer immer erreichbar sind - gleichgültig, welches Endgerät (mit VoIP-Client) sie gerade benutzen, sei es Notebook oder Smartphone.

• Sinkende Kosten: Die Echtzeit-Kommunikation in Form von Video- oder Webkonferenzen ermöglicht eine effiziente Zusammenarbeit auch über große Distanzen hinweg. Damit reduzieren sich nicht nur die Reise- und Konferenzkosten erheblich, auch die Umweltbilanz verbessert sich. Da die einheitliche Kommunikationsumgebung mit Bündelung aller Kanäle auf einer Plattform die Komplexität der Infrastruktur verringert, sinken zudem die Kosten für die Verwaltung und den Betrieb der Lösung.

Vielfalt bei den Herstellern - Integratoren sind gefragt

Doch die Suche nach einer passenden Lösung ist angesichts der Vielfalt der Hersteller auf dem UC-Markt nicht einfach. Zudem gibt es derzeit noch keine All-in-one-Lösung, die das gesamte Produktspektrum abdeckt, da Unified Communications Hardware, Software und (IP)-Telefonie verbindet. Daher sollte die UC-Lösung auf offenen Standards basieren und bestehende Anwendungen und Lösungen einfach mit integrieren. Denn für Unternehmen spielt Investitionsschutz eine große Rolle.

Mittlerweile bieten die wichtigsten Hersteller UC-Lösungen für Unternehmen jeder Größe an. Zu beachten sind dabei die unterschiedlichen Ansätze der Anbieter. Von der Softwareseite kommen vor allem Microsoft und IBM, während Alcatel-Lucent, Avaya und Cisco die umfangreichsten Produktpaletten auf der Hardwareseite bieten. Firmen, die eine umfassende Lösung implementieren wollen, sind daher bislang noch auf unabhängige Systemintegratoren angewiesen, welche die verschiedenen Systeme und Module zusammenfügen.

UC-Sicherheit und Compliance

Mit VoIP und UC steigen jedoch auch die Sicherheitsrisiken im Unternehmen, da Mitarbeiter von jedem Ort aus auf das Unternehmenswerk zugreifen können und verstärkt die Systeme externer Partner zu integrieren sind. Die Gefahr besteht, dass dadurch vertrauliche Informationen nach außen gelangen und sich Hackern neue Einfallstüren für DoS-Attacken oder andere Angriffe öffnen. Kurzum: Die Sicherung von Sprach- und Datenkommunikation ist unternehmenskritisch und erfordert einen zuverlässigen Lösungsansatz.

Unternehmen sollten daher im Idealfall ein zentrales und ganzheitliches Sicherheitskonzept umsetzen, das Infrastruktur- und Kommunikations-Server einbezieht und Schutzmechanismen wie VPN, SSL, Authentifizierung, Verschlüsselung sowie ein Notfallkonzept berücksichtigt.

Die ITK muss zudem auf Basis gesetzlicher Grundlagen betrieben werden. Im Bereich der Sprachkommunikation gelten hier beispielsweise das Telekommunikationsgesetz (TKG), das Teledienstdatenschutzgesetz (TDDSG) und das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG). Gemeinsam mit branchenspezifischen Anforderungen ergeben sich daraus bestimmte Verhaltensmaßregeln, die im Unternehmensalltag zu befolgen sind (IT-Compliance). Unternehmen müssen daher jederzeit Vertraulichkeit, Integrität, Verfügbarkeit, Authentizität und Verbindlichkeit der Sprach- und Datenkommunikation gewährleisten.