An sich sind Abteilungskopierer und Netzwerkdrucker gute Treffpunkte. Während die Maschinen leise vor sich hinsummen und ein Blatt nach dem anderen auswerfen, ergibt sich für die Mitarbeiter immer wieder die Gelegenheit für den einen oder anderen kurzen Smalltalk. Der Gang dorthin wird indes häufig vermieden: In den Büros stehen auf und unter Schreibtischen, auf der Fensterbank oder der Ablage massenhaft lokale Laser- und Tintenstrahldrucker unterschiedlichster Provenienz für den schnellen, vertraulichen oder farbigen Ausdruck zwischendurch.
In den Unternehmen sind über Jahre unüberschaubare Druckerlandschaften entstanden - ein bis drei Prozent des Umsatzes geben Unternehmen nach Angaben der Marktforscher von Gartner für das Drucken und Kopieren aus. Die exakten Kosten des Wildwuchses sind meist unbekannt. Sicher ist jedoch, dass sich dahinter ein gewaltiges Einsparpotenzial verbirgt: Bis zu 30 Prozent der Druckkosten ließen sich mit einer Optimierung der Druckerflotte erreichen, errechnet Gartner. In Zeiten straffen Kostenmanagements gerät auch das Output-Management verstärkt in den Blickpunkt der IT-Verantwortlichen und Controller.
"Um Druckkosten zu sparen, müssen wir die Verantwortung zentralisieren und alle Aufgaben im Zusammenhang mit dem Output-Management in einer Person oder Gruppe bündeln", sagt Malcolm Hancock, Gartner-Analyst in der Digital Documents and Imaging Group Europe. Die erste Aufgabe des Output-Verantwortlichen beesteht darin, sich mit einem DruckerAssessment Klarheit über sämtliche Output-Devices wie Drucker, Kopierer und Faxgeräte zu verschaffen sowie Anzahl, Verteilung und Ausstattung der tatsächlich nötigen Geräte zu ermitteln.
BMW setzt Druckerwildwuchs ein Ende
Die wenigsten Unternehmen wissen genau, wie viele und welche Geräte wo in Betrieb sind. Weil die Anschaffungskosten für einzelne Drucker vergleichsweise gering sind und unter die Grenze der "Geringwertigen Wirtschaftsgüter" (GWG) fallen, sind sie in den Büros - an IT-Abteilungen vorbei - aus lokalen Budgets finanziert. Besonders Tintenstrahldrucker erweisen sich im Laufe der Zeit als teure Investition: Dem geringen Anschaffungspreis stehen immense Kosten für Verbrauchsmaterial gegenüber, der den Seitenpreis eines zentralen Netzwerkdruckers um das Zehnfache übersteigen kann. Hinzu kommen Probleme der Installation und Wartung, weil der Helpdesk eine große Palette unterschiedlichster Druckertypen betreuen muss. ^
Der Münchener Autobauer BMW hat diesem Wildwuchs jetzt ein Ende gesetzt und im ersten Schritt 1400 einheitliche Multifunktionsgeräte angeschafft. Die Geräte können scannen, kopieren, drucken und heften. "Wir haben zuerst an allen Standorten in Deutschland die bisherigen Kopiermaschinen gegen Multifunktionsgeräte ausgetauscht", sagt Dennis Hocke, Projektleiter für das Output-Management bei BMW. Auch beim Output-Management ist Standardisierung wichtig, um die Kosten in den Griff zu bekommen.
Dabei spielen die Kosten beim Kauf oder Leasing großer Stückzahlen nicht die Hauptrolle. Sie gehen nach Berechnungen der Gartner-Group nur zu etwa 30 Prozent in die Gesamtrechnung der Druckkosten ein. Weit größere Einsparungen ergeben sich über die Lebensdauer der Hardware durch vereinfachte Wartung und Support, Administration der Drucker, Zubehör und Verbrauchsmaterial sowie bei Schulung und Helpdesk.
Die Ansprüche der Mitarbeiter an Druck- und Kopierfunktionen am Arbeitsplatz sind gestiegen; auch das Scannen von Dokumenten gehört in vielen Büros inzwischen zu den gewünschten Funktionen. "Wir wollen möglichst das Druckmanagement in unsere On-Demand-Strategie einbinden und den Mitarbeitern verbesserte Druckfunktionen zur Verfügung stellen können", sagt BMW-CIO Jürgen Maidl. Im Herbst 2003 begannen die Planungen für das Projekt. BMW wollte aufräumen unter den mehr als 17 000 Druckern und Kopierern. Über 100 unterschiedliche Modelle waren beim Automobilhersteller im Einsatz. Das Ausrollen der ersten Phase ist fast abgeschlossen. Nach Ausschreibung und Internetauktion hatte der Druckerhersteller Kyocera den Zuschlag erhalten.
"Eine kleinere Druckerflotte, die auf dem neuesten Stand und an die Bedürfnisse der Nutzer angepasst ist, bringt bessere Druckfunktionen bei geringeren Kosten", sagt Gartner-Analyst Hancock. "Die Herausforderung ist, genau zu verstehen, was die Anwender brauchen, und den richtigen Geräte-Mix zusammenzustellen." Hancock nennt das "Right-Sizing". BMW-CIO Maidl setzt das bereits um:"So ein Projekt lässt sich nur zentral angehen, und es braucht einen ganzheitlichen und standortübergreifenden Ansatz, um Produktivitätsgewinne zu erzielen."
Projektleiter Hocke: "Wir haben vom ersten Tag an erhebliche Einsparungen erzielt." Er rechnet bei Installation, Administration und Service der Geräte mit 60 Prozent Ersparnis. Insgesamt will er die TCO um mehr als 30 Prozent drücken. Damit liegt er am oberen Ende dessen, was Gartner-Analysten für möglich halten. Danach lassen sich die Kosten in großen Unternehmen um 10 bis 30 Prozent drücken.
Auch User-Support und Schulung konnte BMW vereinfachen. "Im Intranet stehen Bedienungsanleitungen: von einfachen Kopierfunktionen für den Normalanwender über weitergehende Funktionen wie zweiseitiges Drucken und Heften bis zum kompletten Handbuch für Power-User. Wir haben den Leitfaden jeweils auf die Bedürfnisse der verschiedenen Nutzergruppen zugeschnitten", sagt Hocke. Zudem werden regelmäßige Schulungen an den Geräten angeboten.
Besonders wichtig und auch in der Ausschreibung enthalten waren Sicherheitsfunktionen wie "Secure-Printing". Dazu Hocke: "Alle Geräte sind mit Chipkartenleser ausgestattet. Sensible Dokumente können nur von berechtigten Mitarbeitern mit dem Ausweis im Kartenschlitz ausgedruckt werden." Und das mit "Follow-me"-Funktion: "Wir können von jedem Standort aus ein Dokument in die Printer-Queue, die Warteschlange, stellen und an jedem Multifunktionsgerät in Deutschland ausdrucken - auch mit Secure-Printing."
Der Austausch der ehemaligen Kopierer gegen die neuen Geräte ist nur der erste Schritt. "Wir wollen die Mitarbeiter an die Geräte heranführen und sie mit den neuen Möglichkeiten vertraut machen", verrät Hocke. Die Reaktionen der Anwender fielen - so beteuert Hocke - positiv aus. Im nächsten Schritt will er die Arbeitsplätze genauer unter die Lupe nehmen, um auch in den Büros eine homogene Druckerlandschaft zu schaffen. Mit einer weiteren Ausschreibung sollen einheitliche Arbeitsplatzdrucker angeschafft werden.
Drucker nur mit dem Segen der IT
Schon jetzt ist es damit vorbei, über das Einkaufssystem im Intranet, also an der IT-Abteilung vorbei, Drucker zu kaufen. "Das heißt nicht, dass jemand, der Bedarf anmeldet, keinen Drucker mehr erhält; es gibt viele gute Gründe für Arbeitsplatzdrucker. Aber wir ermitteln dann gemeinsam mit dem Mitarbeiter seine genauen Anforderungen und bestellen für ihn das passende Gerät." BMW bietet seinen Mitarbeitern alle Geräte an, die Kyocera im Programm hat.
Fest steht: Output-Management wird in den Unternehmen wichtiger, das zeigt ein Blick in die USA. Gartner-Analysten gehen davon aus, das sich dieses Jahr 60 Prozent aller US-Unternehmen damit beschäftigen werden. Als Ergebnis werden Ende des Jahres, so die Prognose, zehn Prozent weniger Output-Devices wie Fax, Kopierer, Drucker und Multifunktionsgeräte in den Unternehmen stehen.
Die Optimierung der Drucklandschaft wird wohl auch den Smalltalk am Multifunktionsgerät im Firmenflur forcieren - und neben der deutlichen Reduzierung der Druckkosten also auch noch der Kommunikation dienen.