Zu viele unnötige Informationen, zu viele Unterbrechungen beim Arbeiten - das beklagen rund zwei von drei Beschäftigten beim Thema E-Mail. "In zahlreichen Unternehmen häufen sich die Beschwerden von Mitarbeitern", erklärt der Personalberater Robert Half bereits in seiner "Workplace Survey 2013". 250 HR-Entscheider aus Deutschland und der Schweiz haben an der Umfrage teilgenommen. Die Beschwerden laufen darauf hinaus, dass viele Mails die Produktivität senken (37 Prozent der Nennungen) und zu viel Zeit kosten (27 Prozent).
Bernhard Götze, CIO International beim Entsorgungsspezialisten Veolia Environment, kann das nur bedingt nachvollziehen. Zwar stimmt er zu, dass die Anzahl der E-Mails steigt. Diese in den Griff zu bekommen, ist für ihn aber schlicht eine Frage der Organisation. "Wir haben zum Beispiel durch einfache Markierungen in der Betreffzeile eine Struktur geschaffen, die auf den ersten Blick erkennen lässt, ob eine Entscheidung getroffen werden muss, eine Aufgabe für den Empfänger in der E-Mail vorhanden ist oder die E-Mail nur als Information gesendet wurde", sagt er.
E-Mails und Meetings in den Griff bekommen
Im "Workplace Survey 2013" von Office Team aus der Unternehmensgruppe Robert Half geht es um Stress durch E-Mails und Meetings. Die Umfrageteilnehmer berichten von zu vielen und unnötigen Mails sowie von ergebnislosen Meetings. Rund 250 Personalmanager aus Deutschland und der Schweiz haben an dem Survey teilgenommen.
Tipps von Veolia
Beim internationalen Entsorgungsspezialisten Veolia geht man Mails und Meetings strukturiert an. Auf den folgenden Seiten finden Sie Tipps von Bernhard Götze, CIO International bei Veolia Environment.
Tipp 1: eindeutige Betreffzeile
Auch Götze beobachtet, dass die E-Mail-Flut anschwillt. Sein Rat: "Wir haben zum Beispiel durch einfache Markierungen in der Betreffzeile eine Struktur geschaffen, die auf den ersten Blick erkennen lässt, ob eine Entscheidung getroffen werden muss, eine Aufgabe für den Empfänger in der Mail vorhanden ist oder die Mail nur als Information gesendet wurde."
Tipp 2: Ruhezeiten
Klar geregelte Ruhezeiten können Stress mit Mails verhindern. Veolia-CIO Götze sagt: "Wir haben interne Vereinbarungen erarbeitet und diese innerhalb der IT umgesetzt. Die IT-Mitarbeiter müssen keine Emails außerhalb ihrer regulären Arbeitszeit ansehen oder beantworten, außer sie befinden sich im Bereitschaftsdienst oder gehören dem IT Führungskreis an. Sinnfreie Mails sollte man in einem persönlichen Gespräch mit dem Absender klären, um diese künftig zu vermeiden."
Tipp 3: Meetings vorbereiten
Götze kennt auch die Klagen über ineffiziente Meetings. Er sagt nicht, dass jedes Meeting eine Agenda haben muss. Aber: "Für ein effizientes Meeting erwarte ich vorab eine gute Vorbereitung und eine klare Aussage, welche Entscheidung benötigt wird und welche Alternativen zur Auswahl stehen", erklärt er.
Tipp 4: Handhelds nur, wenn nötig
Der Veolia-CIO geht nicht so weit, Handhelds aus dem Meeting zu verbannen, aber das Nutzen ist nur in Notfällen erlaubt. "Ich bin der Überzeugung, dass man sich nur auf eine Sache gleichzeitig konzentrieren kann", sagt Götze.
Tipp 5: Stehenbleiben
Der Personaldienstleister Robert Half empfiehlt, Meetings an Stehtischen abzuhalten - dann gehe es schneller. Götze stimmt zu: "Ja, gerade im Software-Entwicklungsbereich haben sich diese Fünf-Minuten-Kurzmeetings bewährt."
Tipp 6: Nicht den menschlichen Kontakt vergessen
Man muss auch Mensch bleiben. Bernhard Götze: "Und ab und zu muss man auch einen unstrukturierten Gedankenaustausch erlauben oder über Ängste und vermeintlich Unwichtiges sprechen. Wir brauchen alle den sozialen Austausch, um uns wohl zu fühlen."
Generell gilt in dem Konzern: Die IT-ler müssen außerhalb ihrer regulären Arbeitszeit keine E-Mails bearbeiten. Wer jedoch Bereitschaftsdienst leistet oder zum IT-Führungskreis zählt, hat diese Ruhezeit nicht. Was die Klage über unnötige Nachrichten betrifft, erklärt Götze: "Sinnfreie Mails sollte man in einem persönlichen Gespräch mit dem Absender klären, um diese künftig zu vermeiden."
Nichts geht über den persönlichen Kontakt
Stichwort persönliches Gespräch: Robert Half empfiehlt, Kollegen sollten sich häufiger persönlich aufsuchen, statt E-Mails zu schicken. Dann ließen sich die Anliegen schneller klären. Das ist auch Götzes Erfahrung. "Ein persönliches Gespräch ist schneller und wertvoller als jede E-Mail oder jeder Chat, da man bei asynchroner technischer Kommunikation nie die Stimmungslage kennt, in der sich der Angeschriebene befindet", sagt der Veolia-CIO. Bleibt es beim Mailen, entstünden häufig Kettenmails, bis die Sache geklärt ist. Bei Veolia haben die Mitarbeiter entschieden, sich persönlich zu treffen, wenn nach der zweiten bis dritten E-Mail nichts erreicht wird.
Ein weiterer Knackpunkt sind laut Workplace Survey Meetings. Insgesamt 32 Prozent der Umfrage-Teilnehmer halten jedes vierte Meeting für unproduktiv, weitere 20 Prozent sogar jedes zweite. Sie benennen auch, woran das liegt: es werden keine Entscheidungen getroffen, das Meeting endet ohne Ergebnis oder hatte von vornherein keine Zielsetzung.
Auch das ist für Götze eine Frage des Managements. "Für ein effizientes Meeting erwarte ich vorab eine gute Vorbereitung und eine klare Aussage, welche Entscheidung benötigt wird und welche Alternativen zur Auswahl stehen", sagt er. Robert Half rät, vor einem Meeting grundsätzlich eine Agenda zu verschicken. So streng sieht es der Veolia-CIO nicht. "Eine Agenda muss nicht unbedingt sein", sagt er, "sie hilft aber, eine gewisse Struktur zu schaffen."
10 Tipps für bessere Meetings
Niemand muss erscheinen
Mitarbeitern, die sich sichtbar langweilen, sollte für die Zukunft Abstinenz empfohlen werden.
Kekse auch weg!
Unterernährung ist in deutschen Büros selten. Kekse braucht niemand, die machen nur dick und schläfrig.
Kühl und frisch
Ist der Konferenzraum schlecht geheizt, verkürzt sich die Dauer des Meetings spürbar.
Klare Moderation
Klare Moderation hilft und strafft. Vorne stehen muss dabei aber nicht immer der Chef. Es kann auch eine Praktikantin sein, die sich gerade in das Thema eingearbeitet hat.
Kleine Gruppen
Jedes Meeting mit mehr als sieben Menschen gilt als ineffektiv.
Zwei Themen sind genug
Wer fünf Themen ansetzt, lockt potenziell 30 Leute in den Konferenzraum, von denen die meisten nur ein Thema kennen, aber trotzdem zu allen fünf ihren Senf abgeben.
Bei der Sache bleiben
Von Hölzchen auf Stöckchen zu kommen und wieder zurück, kann amüsant sein, führt aber nirgendwo hin.
Auch mal stehen bleiben
Schnelle Meetings im kleinen Kreis sollten ohne Stühle stattfinden. Das erhöht die Konzentration, außerdem kann dabei niemand mit seinem Smartphone spielen, ohne krass desinteressiert zu wirken.
Smartphones weg!
Der Kollegin mal eben den neuen Hund zeigen? Derartigen Quatsch während des Meetings sollte der Moderator schon im Vorfeld unterbinden.
Pünktlich vorne und hinten
Meetings sollten pünktlich beginnen und enden. Wer immer zu spät kommt, sagt damit: "Mich interessiert Euer Kram nicht."
Während Robert Half dafür eintritt, Smartphones und Tablets aus Meetings zu verbannen, sofern sie für eine Präsentation nicht unbedingt erforderlich sind, zeigt sich Götze entspannter. Verbannen will er die Handhelds nicht, stimmt aber zu, dass sie nur im Notfall benutzt werden sollten. Ihm ist es lieber, wenn sich die Mitarbeiter nur auf eine Sache konzentrieren.
Sozialen Austausch nicht vergessen
In der Kürze liegt der Würze - da sind sich Studienautoren und CIO einig. Das heißt konkret: Meetings dürfen gern an Stehtischen abgehalten werden. Dann geht es einfach schneller. "Gerade im Software-Entwicklungsbereich haben sich diese Fünf-Minuten-Kurzmeetings bewährt", lacht Götze.
Dennoch ist dem Veolia-CIO bewusst, dass das Zwischenmenschliche nicht zu kurz kommen darf. "Ab und zu muss man auch einen unstrukturierten Gedankenaustausch erlauben oder über Ängste und vermeintlich Unwichtiges sprechen. Wir brauchen alle den sozialen Austausch, um uns wohl zu fühlen", sagt Götze.
Meetings sind wie Eisberge
Meetings sind wie Eisberge
Auch wenn es um ein Sachthema (= Spitze des Eisbergs) geht, entscheidet die emotionale Kommunktion über Erfolg und Misserfolg einer Sitzung. Und letztere ist leider nicht sichtbar, ebenso wie der größte Teil des Eisbergs.
1. Lichten Sie Ihre Agenda ...
... sonst sehen Sie den Wald vor lauter Bäumen nicht. Beschränken Sie sich auf das Wesentliche und halten Sie sich an eine Struktur: Begrüßung und Vorstellung; Themenblock; Zusammenfassung; weiteres Vorgehen.
2. Bringen Sie alle an einen Tisch ...
... sonst fühlen sich einige übergangen. Bei schwierigen Themen bieten sich Vorgespräche an.
3. Videokonferenzen ...
... sparen Zeit und Geld. Sie eignen sich für Routine-Meetings. Bei Kick-offs oder Krisengesprächen ist der persönliche Kontakt dagegen ein Muss.
4. Der Zeitpunkt eines Meetings ...
... ist schon die halbe Miete. Wer ausschweifende Sitzungen vermeiden will, setzt sie vor der Mittagspause oder dann an, wenn der Berufsverkehr schon einsetzt.
5. Die Einladung ...
...ist die erste Möglichkeit mit den Teilnehmern in Kontakt zu treten. Dabei zeigen schon kleine Gesten grosse Wirkung: kann ein Parkplatz angeboten werden, gibt es gerade örtliche Besonderheiten bei der Anreise zu beachten.
6. Begrüßen Sie die Teilnehmer ...
... nicht erst im Sitzungsraum, sondern schon am Empfang.
7. Eine kleine Aufmerksamkeit aus der Teeküche ...
... erfreut besonders die weiter angereisten Teilnehmer der Besprechung.
8. Flipchart statt Powerpoint
Eine gemeinsam entwickelte Skizze am Flipchart fördert das offene Gesprächsklima und bringt oft mehr als eine vorgefertigte Präsentation, weil sich die Teilnehmer aktiv einbringen können.
9. Erfahrene Moderatoren ...
... fassen die Ergebnisse am Ende des Besprechungspunktes zusammen und haken noch einmal nach, ob es Einwände gibt.
10. Nach dem Meeting ist vor dem Meeting
Zu Ergebnissen kommen, ist die eine Sache. Die andere ist aber, die Ergebnisse auch umzusetzen beziehungsweise die Ziele zu verfolgen, und zwar möglichst zeitnah zur Besprechung.