Über 80 Prozent der befragten Manager wollen in Zukunft das Thema Enterprise Content Management (ECM) genauso stark ins Visier nehmen wie zuvor das Enterprise Ressource Management (ERP).
Wichtigste Voraussetzung für den ECM-Projekterfolg ist eine geschickte Einführungsstrategie. Die unternehmensweite Verwaltung von Inhalten wird laut der Studie auch vom obersten Management unterstützt. Allerdings verfügt erst knapp jedes dritte Unternehmen über eine passende Strategie. Bei der Hälfte von ihnen ist sie zwar ausgearbeitet, aber noch nicht offiziell kommuniziert. Jedes vierte Unternehmen feilt derzeit an einer umfassenden ECM-Strategie.
Im ersten Schritt definieren alle Projektbeteiligten, welche Unternehmensinformationen zur Wertschöpfung beitragen. Dann werden die einzelnen Lebenszyklen des Contents analysiert und beschrieben. Als Ergebnis liegt dann für jeden Wertschöpfungsprozess eine kategorisierte Auflistung aller wichtigen Content-Träger vor. Auf dieser Basis werden schließlich effiziente Vorschläge zur Optimierung gemacht.
Für die meisten Mitarbeiter sind unstrukturierte Informationen wie E-Mails, Office- und PDF-Dokumente sowie HTML-Seiten von enormer Bedeutung. Dagegen werden strukturierte Daten aus ERP- und CRM-Systemen vorwiegend von einzelnen Spezialisten genutzt. Um die unstrukturierten Daten zu ordnen, teilt man sie in Kategorien wie "Produktbeschreibung", "Angebot" oder "Protokoll" ein und ergänzt diese mit einem Lebenszyklus.
Mit Suchwerkzeugen Zeit sparen
40 Prozent der Befragten gaben an, Dokumente oft doppelt zu erstellen. In der Praxis legen Mitarbeiter häufig Schriftstücke neu an. Doch könnten sie viel Zeit gewinnen, indem sie ein vorhandenes Dokument einfach anpassen. Die Lösung liege in konsequent geführten Ablagesystemen und personalisierten Suchmaschinen, so die Studienherausgeber.
Allerdings zweifelt die Hälfte der Manager daran, dass solche Werkzeuge die gewünschten Dokumente finden helfen. Knapp 60 Prozent der Mitarbeiter müssen mündlich bei Kollegen nachfragen, wo ein Dokument abgelegt ist. Als besonders schwierig erweist sich dabei die Recherche nach Dokumenten in anderen Abteilungen: Lediglich ein Drittel der Befragten verfügt über abteilungsübergreifende Suchwerkzeuge. Nur circa 30 Prozent finden damit die gewünschten Informationen.
Mit einfachen Tricks lässt sich diese Doppelarbeit vermeiden: Oft verwendete Bausteine wie Produktbeschreibungen, Bilder oder Zitate können zentral in einem Archiv gesammelt werden. Dort sind sie für alle zugänglich. So ersparen sich die Mitarbeiter den Suchaufwand. Als weiteren Vorteil erwähnt die Studie eine verbesserte Qualität der Geschäftsdokumente.
Laut der Umfrage sind die Manager mit der bereits angeschafften ECM-Software zufrieden. Allerdings ist die ECM-Systemlandschaft in den Unternehmen bislang noch sehr heterogen. Die Firmen setzen heute vor allem Lösungen mit Schnittstellen zwischen ausgewählten Funktionalitäten ein. IT-Entscheider hingegen wünschen sich für die Zukunft die Integration von vorhandenen Programmen. Die Unternehmen werden daher ähnlich wie bei der Entwicklung der ERP-Systeme vermehrt auf integrierte Lösungen setzen. So sollen Informationen leichter auffindbar und Geschäftsprozesse transparenter gemacht werden.
Die Studie wurde von dem Marktforschungsunternehmen Dr. Pascal Sieber & Partner AG im Auftrag der ECM-Anbieter Ixos und Open-Text sowie der Universität Kiel durchgeführt. Von April bis Mai dieses Jahres befragten die Analysten 320 Manager und IT-Entscheider aus deutschen Unternehmen mit mehr als 50 Mitarbeitern.
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