Laut einer Studie des Marktforschers IDC besteht ein enger Zusammenhang zwischen dem Automatisierungsgrad eines Unternehmens und seiner Effizienz. Dabei geht es nicht nur um die Kosten für Druck, Lagerung und Versand, sondern auch um die Arbeitszeit. Die Analysten haben ausgerechnet, dass in einem Unternehmen mit 1000 Mitarbeitern im Schnitt 81.700 Stunden in die Verwaltung von Papierdokumenten fließen. Ganz abgesehen von weiteren Nachteilen wie beispielsweise den Fehlern, die bei manueller Bearbeitung passieren.
Daher entscheiden sich immer mehr Firmen für Online- oder webbasierende HTML-Formulare. Mit Interactive Forms von SAP, die auf der Technologie von Adobe-Systems basieren, gehen intelligente Formulare nun in die nächste Runde: Laut Herstellerangaben können Empfänger direkt aus einer Webanwendung auf SAP Interactive Forms zugreifen. Werden die Formulare per Mail versendet, kann der Geschäftspartner sie mit dem Adobe Reader kostenfrei bearbeiten – online wie offline – und dann lokal speichern oder per Mail zurücksenden.
Knackpunkt Mitarbeiter
Ziel soll es sein, alle Geschäftsprozesse zu automatisieren, in denen derzeit noch Papier-Formulare, Dateneingaben per Hand und Medienbrüche den Angestellten das Arbeitsleben schwer machen.
Allein es nützt die beste Software nichts, wenn die Belegschaft sie nicht will – CIOs berichten von Mitarbeitern, die alles für "viel zu kompliziert" halten, was über ein Excel-Sheet hinausgeht. In dieser Hinsicht sind die neuen Formulare ein unbeschriebenes Blatt: Wie die Hersteller versprechen, ist keine besondere Schulung nötig. Auch gelegentliche Nutzer können ad hoc in die Prozesse eingebunden werden. Dadurch sind auch Kunden und externe Partner in den Workflow einzubinden.
Beispiel Beschwerde-Management: Ein Kunde schickt ein Formular mit seiner Kritik. Je nach Produkt und Sachgebiet wird es automatisch an die zuständigen Sachbearbeiter weitergeleitet, die in Produkt-Management, Buchhaltung, Logistik etc. sitzen können. Diese bearbeiten die Beschwerde direkt im Formular, schicken es an den Kunden zurück und archivieren es gleichzeitig in der Kundenakte und im Beschwerde-Management.
SAP Interactive Forms by Adobe
Beispiel innerbetriebliche Abläufe: Mitarbeiter können per Interactive Forms Urlaubsanträge oder Reisekostenabrechnungen ausfüllen, Kostenstellen beantragen oder persönliche Daten ändern. Außerdem können Bewerbungen offline gespeichert und bearbeitet werden.
Der Hersteller setzt sich hohe Ziele: SAP Interactive Forms by Adobe soll die individuelle Anpassung einzelner Formulare unterstützen und gleichzeitig eine unternehmensweite Kontrolle ermöglichen. Der Widerspruch zwischen Innovation und Standardisierung sei damit aufgehoben.