Eine neue Studie zeigt, dass Unternehmen beim E-Mail-Management noch nicht besonders weit sind. Gerade einmal 35 Prozent von ihnen setzen es ein. Wird E-Mail-Management im Unternehmen genutzt, geschieht das häufig noch nicht lange. 68 Prozent der Bejaher haben E-Mail-Management erst seit höchstens fünf Jahren.
Nutzen Firmen es, beschränken sie das Management häufig auf die reine Archivierung von Mails. Eine Trendwende zeichnet sich nicht unbedingt ab. Unternehmen, die eine Einführung planen, wollen vor allem Mails wiederfinden (45 Prozent) und gesetzliche Anforderungen erfüllen (37 Prozent). 36 Prozent der Befragten wollen Vorgänge schneller bearbeiten (36 Prozent) oder den Kundenservice durch eine schnellere Prozessverarbeitung verbessern (32 Prozent).
31 Prozent der Befragten priorisieren den Schutz vor Datenverlust, 23 Prozent wollen mit E-Mail-Management ihre Server entlasten. An Kostenersparnis denken nur 19 Prozent, an eine Entlastung der IT-Administration 13 Prozent der Befragten.
Die Umfrageautoren schließen daraus, dass viele Unternehmen die Potenziale von Mail-Management verkennen. "Wer sich mit dem Thema E-Mail-Management beschäftigt, der sollte berücksichtigen, dass die wirklich interessanten Potenziale erst dann nutzbar werden, wenn man die E-Mail auch vernünftig in den Prozess bringt", sagt Barc-Analyst Maximilian Gantner.
E-Mail-Management in die IT-Infrastruktur eingliedern
Wenn Unternehmen E-Mails nicht isoliert betrachten, erfolgt der Schritt von der bloßen Archivierung zum Wissensmanagement. E-Mails werden dann mit anderen Inhalten in Beziehung gesetzt. Zum Beispiel können sie einem bestimmten Kundenprojekt zugeordnet werden, damit die Information der E-Mail allen Projektmitarbeitern zugänglich wird.
Die Empfehlung der Studienautoren lautet, den Fokus auf die Unterstützung der Anwender zu legen. E-Mail-Management-Projekte würden häufig nicht an fehlenden technischen Möglichkeiten, sondern an organisatorischen Hürden im Unternehmen scheitern. Der Gewinn sei am höchsten, wenn Systeme für E-Mail-Management in Unternehmen unternehmensweit in die bestehende IT-Infrastruktur eingegliedert werden.
Setzen Firmen E-Mail-Management ein, fixieren sie häufig Regeln zum Umgang mit E-Mails schriftlich. 72 Prozent der Befragten geben an, dass bei ihnen der Umgang schriftlich festgelegt ist. Die Autoren halten diese Zahl angesichts der Relevanz des Themas für nicht ausreichend.
Für die Marktstudie zum Einsatz von E-Mail-Management befragte das Frankfurter Beratungsunternehmen Pentadoc AG in Kooperation mit dem Würzburger Analystenhaus Barc über 300 Unternehmen und 20 Hersteller von E-Mail-Management-Systemen aus Deutschland, Österreich und der Schweiz.