Kurzfristige Änderungen im Budget sind in europäischen Firmen die Regel. Drei von vier Unternehmen müssen die Planung mindestens einmal jährlich anpassen, wie eine Studie des Würzburger Business Application Research Center (BARC) ergeben hat. Darunter sind auch 36 Prozent aller Befragten, die ihre Planung sogar mindestens alle sechs Monate überarbeiten müssen.
Für die Studie "Planung und Budgetierung in europäischen Unternehmen" wertete das BARC 450 Fragebögen aus. Teilnehmer waren Vertreter von europäischen Firmen verschiedener Branchen. Produzierendes Gewerbe und IT-Branche waren mit 22 beziehungsweise 14 Prozent anteilig besonders stark vertreten. 43 Prozent der Betriebe haben ihren Sitz in Deutschland. Die meisten Teilnehmer arbeiten in Controlling, Finanzen oder Rechnungswesen. Gesponsert wurde die Umfrage von Tagetik und PM-One, Herstellern von Lösungen zum Corporate Performance Management (CPM).
Die BARC-Analysten stellen den großen Zeitaufwand für die Planung in Frage. Für die Bereitstellung, Verarbeitung und zuletzt die Analyse von Daten benötigen Unternehmen durchschnittlich 42 Tage. Diese Zeit verteilt sich fast gleich auf die drei Phasen.
Die Autoren der Untersuchung betonen, dass sich vor allem die Zeit für Bereitstellung und Verarbeitung der Daten verkürzen ließe, seien dies doch "tendenziell automatisierbare Aufgaben". Ein einheitliches Planungssystem könne hier Abhilfe schaffen, weil es reine Verwaltungstätigkeiten reduziere.
Wie wichtig die Einheitlichkeit ist, zeigt eine Aufschlüsselung der Planungsdauer nach der Zahl der eingesetzten Systeme. Sogar 60 Tage dauert der Prozess bei den 73 Studienteilnehmern, die mit vier oder mehr Werkzeugen arbeiten. Die Firmen, die nur mit einer oder zwei Lösungen arbeiten, brauchen dafür nur halb so lang. Allerdings gilt das nur, wenn es sich bei dem einheitlichen Planungssystem nicht um Microsoft Excel handelt. Wird nur mit dieser Software gearbeitet, dauert der Vorgang statt 30 gleich 45 Tage.
Ein einheitliches Planungssystem kann nicht nur Zeit sparen, der Umfrage zufolge kann es auch die Mitarbeiter zufriedener machen. Wo kein Datentransfer zwischen unterschiedlichen Systemen nötig ist, sind drei von vier Befragten eher oder sehr zufrieden mit dem System. Müssen dagegen Informationen von einem Programm in ein anderes übertragen werden, sind 53 Prozent der Umfrageteilnehmer mit dem Planungssystem insgesamt nicht oder eher nicht zufrieden.
Excel am unbeliebtesten
Großer Raum für Verbesserungen besteht offenbar bei der Auswahl der Werkzeuge für die Planung. Am häufigsten setzen die Firmen dafür Microsoft Excel ein. 82 Prozent arbeiten damit, allerdings nur 18 Prozent ausschließlich. 54 Prozent setzen spezielle Planungswerkzeuge ein, 43 Prozent ihre ERP-Systeme. Spezielle Planungswerkzeuge finden vor allem im Gesundheitswesen Anklang, wo 56 Prozent der Unternehmen damit arbeiten. In der Banken- und Versicherungsbranche ist es dagegen weniger als ein Drittel.
Weil Excel das am häufigsten eingesetzte Werkzeug bei der Planung ist, fragten die BARC-Analysten speziell nach den Erfahrungen mit diesem Programm. Es erwiesen sich die Befragten am häufigsten unzufrieden mit ihrer Planungssoftware, die nur mit Excel arbeiten. Sie sind zu 57 Prozent nicht oder eher nicht zufrieden. Wo spezielle Planungswerkzeuge in Verbindung mit Excel eingesetzt werden, ist die Zufriedenheit etwas höher. Verzichtet ein Unternehmen hingegen ganz auf Excel, sind die befragten Mitarbeiter zu 72 Prozent eher oder sehr zufrieden.
Gegenstromverfahren am gebräuchlichsten
Als Planungsmethode nutzen die meisten Firmen das Gegenstromverfahren, eine Verbindung aus Bottom-up- und Top-down-Planung. Dabei werden die Vorteile aus der strategischen Orientierung der Planung von oben mit dem Wissen an der Basis kombiniert werden. Bei drei von vier Befragten wird dieses Vorgehen praktiziert. Weitere neun Prozent möchten künftig nach dem Gegenstromverfahren planen.
Unter dem Schlagwort "Beyond Budgeting" gestaltet eine wachsende Zahl von Firmen ihre Planung und Budgetierung zunehmend flexibel und dezentral. 44 Prozent gaben an, sie setzten schon heute auf entsprechende Verfahren, ein weiteres Zehntel der Umfrageteilnehmer plant dies für die Zukunft.
Die meisten Unternehmen verwenden für die Planung Daten vorheriger Jahre (78 Prozent). Sechs von zehn nutzen so genannte Rolling Forecasts, bei denen die Planzahlen regelmäßig überarbeitet werden. Weitere 18 Prozent wollen dieses Verfahren künftig einsetzen. Das Zero-based Budgeting, bei dem ohne bisherige Zahlen und Trend gearbeitet wird, ist weniger verbreitet. Gut die Hälfte der Firmen arbeitet nach diesem Prinzip.
Balanced Scorecard wenig verbreitet
Inhaltlich ist die Cash-Flow-Planung am weitesten verbreitet, mit der gut zwei Drittel der Firmen arbeiten. Weitere 13 Prozent wollen das künftig tun. Mit einer Balanced Scorecard arbeitet derzeit hingegen nur ein Viertel der Befragten. 30 Prozent gaben allerdings an, darauf in Zukunft setzen zu wollen. Die BARC-Analysten sind kritisch, was diese Aussage angeht. Seit Jahren ergäben Umfragen, dass Firmen in Bälde eine Balanced Scorecard implementieren wollten. Tatsächlich würden aber nur wenige dieser Vorhaben letztlich vollständig umgesetzt.
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