Bei einer von McKinsey durchgeführten Umfrage, gaben 70 Prozent der teilnehmenden Firmen an, dass sie die Zahl der IT-Anbieter, mit denen sie zusammenarbeiten, reduzieren möchten. Allerdings streben sie mit diesen, wenigen Unternehmen eine vertiefte Geschäftsbeziehung an.
Die Firmen wünschen sich mehr Verständnis für die Besonderheiten ihrer IT und laufend Tipps zu deren Verbesserung. Sie wollen Unterstützung bei Upgrades und der Implementierung neuer Technik sowie Vorschläge, wie die wichtigsten Geschäftsprozesse IT-seitig unterstützt werden können.
Nur eine Minderheit der befragten Firmen hat diese Ziele allerdings auch umsetzen können. Das Gros verfährt bei Vertragsverhandlungen nach einem bekannter Muster: Den Zuschlag bekommt der Anbieter, der die günstigsten Total Cost of Ownership (TCO) verspricht. In Fällen, in denen die Geschäftsbeziehung zentrale, erfolgskritische Bereiche betrifft, zum Beispiel die Datenspeicherung eines Kommunikationsunternehmens, greift dieser Ansatz allerdings zu kurz, warnen die McKinsey-Berater.
Sie raten Firmen deshalb dazu, bestehende Geschäftsbeziehungen mit IT-Anbietern zu evaluieren. Wer betreut weniger wichtige IT-Bereiche, zum Beispiel die Desktops? Wer erbringt Leistungen, die entscheidend für den Unternehmenserfolg sind? Bei jenen Anbietern, die so genannte Commodities, also wenig spezialisierte Leistungen, erbringen, empfiehlt McKinsey weiterhin den traditionellen TCO-Ansatz für Vertragsverhandlungen.
Eigene Strategie für wichtigste Anbieter
Anders sieht es bei Anbietern aus, die an erfolgskritischen Funktionen beteiligt sind. Hier sollten die Firmen auch die Zusammenarbeit mit neuen Partnern in Betracht ziehen. Dafür müssen sich die Unternehmen natürlich einen detaillierten Überblick über deren Portfolios verschaffen. Dimensionen, die Firmen dabei berücksichtigen sollten, sind nicht nur die Kosten. Wichtig sind auch die Qualität der Produkte, die Fähigkeit schnell zu reagieren, das technische und das Branchen-Know-how. Betriebe sollten auch klären, ob die externen Partner willens sind, Ressourcen frei zu machen, um den Erfolg des Projekts garantieren zu können.
Auf diesem Weg können Unternehmen die Kluft zwischen Ist- und Soll-Zustand identifizieren. In der Folge können Ressourcen umgeschichtet werden: Zu hoch dotierte Verträge werden gelöst, andere Partnerschaften dagegen ausgebaut. Das Ziel ist eine Mischung aus vertieften Geschäftsbeziehungen und solchen, die rein nach dem Kostenaspekt ausgehandelt wurden.
Eine vertiefte, befriedigende Geschäftsbeziehung mit ausgewählten IT-Anbietern setzt aber auch eine entsprechende Kommunikation voraus. Viele Firmen konterkarieren hier die eigene Strategie, indem sie wichtige Informationen zurückhalten oder ihre Erwartungen nicht eindeutig kommunizieren. McKinsey hat deshalb vier Empfehlungen zusammengestellt, durch die die Zusammenarbeit optimiert werden kann.
Offen kommunizieren, detailliertes Feedback
• Konkrete
Erwartungen formulieren: Unternehmen sollten den externen Partnern klipp und klar sagen, was sie sich von der Geschäftsbeziehung versprechen: beispielsweise taktische Informationen über Mitbewerber, Einfluss auf Forschung und Entwicklung des Anbieters, damit sich dessen Produkte und Leistungen besser in die Firmen-IT integrieren. Unternehmen müssen auch mitteilen, welchen Preis sie bereit sind, dafür zu zahlen. Natürlich muss sichergestellt sein, dass auch der Anbieter willens ist, eine engere Geschäftsbeziehung einzugehen.
• Führungskräfte beteiligen: Bei Verhandlungen, die erfolgskritische Bereiche tangieren, sollten Vertreter der obersten Führungsebene, etwa der CIO, involviert sein. Das verdeutlicht die Bedeutung der Geschäftsbeziehung. Im Vierteljahres-Rhythmus sollten die Führungskräfte über die Entwicklung der Zusammenarbeit informiert werden.
• Informationen weitergeben: Obwohl gerade in diesem Punkt viele Unternehmen große Bedenken haben, rät McKinsey, auch detaillierte Angaben, etwa zur IT-Infrastruktur oder über Strategien, an den Anbieter weiterzugeben. Nur so können diese effektiv agieren. Firmen sparen sich möglicherweise hohe Implementierungskosten.
• Regelmäßig Feedback geben: Konstruktives und systematisches Feedback signalisiert nicht nur Engagement sondern trägt auch dazu bei, Probleme frühzeitig zu erkennen. Die Evaluation sollte so faktenbasiert wie möglich geschehen.
Eine enge Partnerschaft mit Anbietern, das betonen die McKinsey-Berater, ist keine Einbahnstraße: Die externen Partner müssen ebenfalls Einblicke in ihre Produkte und Strategien gewähren, damit Kunden entsprechend agieren können.
Für ihr Strategiepapier haben die McKinsey-Berater Baljit Dail und Andy West Tiefeninterviews mit 23 Anwenderunternehmen aus verschiedenen Branchen geführt.