Die Akzeptanz elektronischer Dokumente ist zwar gestiegen, aber 87 Prozent der deutschen Firmen archivieren noch Papierdokumente, so die Untersuchung. Im Gegensatz dazu werden interne Unterlagen wie Verwaltungsdokumente, Statistiken, Analysen und Geschäftsberichte nur noch vereinzelt in Papierform aufbewahrt.
66 Prozent der Befragten wandeln mittlerweile Papierdokumente in ein elektronisches Format um. Der Grund: Prozesse sollen schneller werden. Am häufigsten setzen Firmen dabei einen Scanner ein. Das "Versehen der Dokumente mit Strichcodes" ist 78 Prozent der Befragten bekannt und wird ebenfalls von sehr vielen genutzt. Dennoch meinen 71 Prozent der Unternehmen, dass ihre Dokumentenprozesse dringend noch weiter vereinfacht und beschleunigt werden müssen.
Definition von Dokumenten
Der Studie zufolge hat sich die Definition von Dokumenten sehr verbreitert. Inzwischen sieht der Großteil der Unternehmen neben Papier auch elektronische Dateien, E-Mails und Faxe als Dokumente an. Auffällig ist, dass sich der Anteil derjenigen, die auch Multimedia-Dateien dazu zählen, in den vergangenen zwei Jahren mit 77 Prozent fast verdoppelt hat.
Die insgesamt höhere Akzeptanz lasse auf einen Sinneswandel der Unternehmen schließen. Hier gibt es Chancen zu einer weiteren Integration von Papier und elektronischen Medien, so die Autoren der Studie. Damit könnten die Firmen Geld sparen und effizienter arbeiten.
Ein Drittel der Umfrageteilnehmer wandelt keine Papierdokumente um. Dieses Ergebnis zeigt, dass in diesem Punkt Nachholbedarf besteht. Die Mehrheit (97 Prozent) sieht in einem effizienten, ausgewogenen Dokumentenmanagement einen signifikanten Wettbewerbsvorteil, weil schnellere Prozesse besonders bei der Kundenkorrespondenz deutliche Zeitvorteile bringen.
Laut der Befragung sehen 64 Prozent der Firmen einen direkten Zusammenhang zwischen der benötigten Prozesszeit und der Zufriedenheit des Kunden. Allerdings können 72 Prozent nicht abschätzen, wie viel das Unternehmen durch schnellere Prozesse einspart.
Für die Studie "Dokumentenmanagement in der Kundenkommunikation" wurden 120 große Unternehmen, die alle 1.000 Mitarbeiter oder mehr beschäftigen, aus Deutschland, Frankreich und Großbritannien befragt. Die Firmen gehören zu den Branchen Versorgung, öffentliche Verwaltung, Handel und Finanzwesen.