E-Medikation und digitale Akten – dank IT-Leiter Jochen Kaiser werden sie bei den Bezirkskliniken Schwaben Realität.
CIO des Jahres 2023
Finalist, Kategorie Public Sector
Jochen Kaiser, IT-Leiter und Leitung Digitale Transformation bei den Bezirkskliniken Schwaben. Foto: Privat
Die Digitalisierung im Gesundheitswesen ist nicht nur eine technologische Herausforderung. Wenn gesetzliche Rahmenbedingungen wie das Krankenhauszukunftsgesetz zu berücksichtigen sind, gilt es auch organisatorische und regulatorische Hürden zu nehmen.
Zudem droht ab 2026 pro Patient ein Malus von zwei Prozent der Behandlungskosten, wenn eine Klinik nicht digitalisiert ist. Unabhängig davon laufen Ärzte und Pflege aufgrund der wachsenden Dokumentationspflichten Gefahr, unter Papierbergen zu ersticken - egal, ob es die Patientenakte selbst betrifft oder den Nachweis der richtigen Medikation.
Challenge Krankenhauszukunftsgesetz
Also Gründe genug, um bei den Bezirkskliniken Schwaben - ein Verbund aus acht psychiatrischen Krankenhäusern im Regierungsbezirk Bayerisch-Schwaben - über eine digitale Transformation nachzudenken. Die Zielsetzungen dabei: eine elektronische Medikation umzusetzen sowie eine prozessorientierte volldigitale Patientenakte für die rund 2.400 Pflegekräfte und die 400 Ärzte zu schaffen.
Unter der Federführung der IT entstand daraus ein ambitioniertes Projekt mit einem Budget im knapp zweistelligen Millionenbereich. Mit einer Laufzeit bis Dezember 2024 ist das Projekt laut Jochen Kaiser, IT-Leiter und Leitung Digitale Transformation, wie dort der Chief Digital Officer (CDO) heißt, bei den Bezirkskliniken, ein Meilenstein in der Digitalisierungsstrategie des Unternehmens.
Am Anfang stand die Standardisierung
Das Bezirkskrankenhaus Augsburg (im Bild) ist eines von acht Krankenhäusern des Verbunds der Bezirkskliniken Schwaben. Foto: Ulrich Wagner
Kaiser und sein Team sahen sich im Rahmen des Projekts nicht nur mit technologischen, sondern auch organisatorischen Herausforderungen konfrontiert. So fehlte es nicht nur an einer standardisierten IT, sondern auch an einheitlichen Prozessen. Jede Klinik hat ihre eigene Leitung und Qualitätsmanagement-Systeme, was eine Standardisierung der medizinischen Akten erschwerte.
Die Top-CIOs der Gesundheitsbranche
Stefan Henkel, Siemens Healthineers Stefan Henkel ist CIO von Siemens Healthineers. Stefan Henkel absolvierte sein Studium in Wirtschaftswissenschaften an der Universität Bamberg, wo er ebenfalls seine Promotion abschloss. Nach Stationen als Lehrbeauftragter und selbstständiger IT-Berater, startete er im Jahr 1996 seine berufliche Laufbahn bei Siemens Management Consulting in München. Bereits 1997 übernahm er die Leitung der Supply Chain Beratung im Bereich Corporate Procurement and Logistics. Nach weiteren leitenden Positionen in verschiedenen Abteilungen wechselte er 2006 in den Bereich Customer Services der Healthcare-Sparte. Dort verantwortete er weltweit "Product Support" und den "Siemens Remote Service". Nachdem er ein unternehmensweites Transformationsprojekt erfolgreich leitete, übernahm Stefan Henkel 2011 die Position des Leiters für Customer Relationship Management Operations. Daraufhin übernahm er die Verantwortung als Leiter der IT und seit 2018 besetzt Stefan Henkel die Position des CIO von Siemens Healthineers.
Hans-Ulrich Prokosch, Uniklinikum Erlangen Hans-Ulrich Prokosch ist CIO am Uniklinikum Erlangen und Inhaber des Lehrstuhls für Medizinische Informatik an der Universität Erlangen-Nürnberg. Bis 2003 war er Professor für Medizinische Informatik an der Universität Münster. Prokosch hat Mathematik studiert, dann einen Doktor in Humanbiologie gemacht und sich anschließend im Fach Medizinische Informatik habilitiert.
Markus Balser, Rhön Klinikum AG Markus Balser ist seit Februar 2018 Konzernbereichsleiter IT/Konzern-EDV an der Rhön-Klinikum AG. Zuvor war er seit 2008 bei der Accenture GmbH als Managing Director im Bereich Technology Strategy verantwortlich für Enterprise Architecture & Application Strategy im deutschsprachigen Raum.
Andreas Strausfeld, Bitmarck Holding Im Juli 2014 ist Andreas Strausfeld zum Geschäftsführer der Bitmarck Holding GmbH aufgestiegen. Damit steht er dem IT-Dienstleister für Krankenkassen vor. Andreas Strausfeld ist seit 2008 als Geschäftsführer bei der Bitmarck Holding GmbH und seit 2010 bei der Bitmarck Vertriebs- und Projekt GmbH aktiv. In gleicher Funktion war er in Personalunion auch von 2012 bis 2013 bei der Bitmarck Software GmbH tätig. 2018 wurde sein Vertrag bei Bitmarck vorzeitig um vier Jahre bis 2024 verlängert.
Ingo Elfering, Fresenius Seit Juli 2020 besetzt Ingo Elfering den neu geschaffenen CIO-Posten bei der Fresenius Gruppe. Der gelernte Wirtschaftsinformatiker soll die globalen IT-Aktivitäten des Konzerns koordinieren und weiterentwickeln. Zudem übernimmt er die Leitung der IT-Dienstleistungs-Tochter Fresenius Netcare, die mittlerweile in Fresenius Digital Technology umbenannt wurde. Elfering berichtet an den Finanzvorstand.
Holger Witzemann, AOK Systems Holger Witzemann ist seit Mai 2016 Geschäftsführer der AOK Systems. Der Diplom-Ingenieur für Technische Informatik war vorher Geschäftsführer im Bitmarck-Konzern in Essen, einem IT-Anbieter für Betriebs-, Innungs- und Ersatzkassen sowie die DAK-Gesundheit und weitere Ersatzkassen. Witzemann verantwortet nun die Softwareentwicklung für die gesamte AOK-Gemeinschaft, die BARMER, die BKK Mobil Oil, die VIACTIV Krankenasse und die Hanseatische Krankenkasse.
Jens Schulze, Universitätsklinikum Frankfurt am Main Jens Schulze ist seit September 2019 CIO und Leiter des Dezernats für Informations- und Kommunikationstechnologie (DICT) im Universitätsklinikum Frankfurt. Sein Vorgänger Martin Overath ist jetzt Geschäftsleiter Medizinischer Arbeitsplatz beim Softwarehersteller Knowledgepark. In seiner Rolle verantwortet Schultz alle Bereiche der administrativen und klinischen IT inklusive der Telekommunikation. Er berichtet an den kaufmännischen Direktor als Mitglied des Vorstands. Für seine Leistungen als CIO der Uniklinik Leverkusen (2013-2019) wurde Jens Schulze beim CIO des Jahres 2019 in der Kategorie Public Sektor ausgezeichnet.
Michael Kraus, Universitätsklinikum Freiburg Michael Kraus ist seit August 2014 für die IT am Universitätsklinikum Freiburg verantwortlich. Bereits seit 2009 war er stellvertretender Leiter des Klinikrechenzentrums. Nach seinem Physik-Studium und einer Promotion im Bereich der Systembiologie war Kraus wissenschaftlicher Mitarbeiter an der Medizinischen Fakultät der Universität Freiburg. 1996 wechselte er als IT-Leiter in die Universitätsverwaltung und verantwortete dort ab 1999 als Dezernatsleiter neben der IT für das Campus Management die Bereiche Controlling, Organisation und Neue Medien.
Rudolf Dück, UKSH IT-Chef am Universitätsklinikum Schleswig-Holstein (UKSH) ist seit Januar 2019 Rudolf Dück. Er übernahm die Leitung der Stabsstelle Informationstechnologie. Zugleich ist er Geschäftsführer der UKSH Gesellschaft für IT Services mbH (ITSG) sowie der Gesellschaft für Informationstechnologie (GfIT). Davor war Dück als Leiter des Bielefelder IT-Servicezentrums (BITS) an der Universität Bielefeld tätig.
Manfred Criegee-Rieck, Klinikum Nürnberg Manfred Criegee-Rieck leitet seit Juni 2017 die IT des Klinikums Nürnberg. Der neue IT-Leiter ist Nachfolger des langjährigen CIOs Helmut Schlegel. Er kommt von den Franziskanerbrüdern vom Heiligen Kreuz, wo er Gesamtleiter IT war.
Heiko Reinhard, Ottobock Heiko Reinhard ist seit Mai 2018 neuer CIO beim Duderstädter Medizintechnik-Hersteller Ottobock. Er war bislang als CEO des IT-Dienstleisters Sycor, der IT-Tochter von Ottobock, in Amerika und als IT Director North America für Ottobock tätig.
Patrick Wenz, Universitätsmedizin Mainz Patrick Wenz leitet die IT der Universitätsmedizin Mainz bis Ende 2023 im Interim.
Jan Vitt, Universitätsmedizin Mainz Ab Januar 2024 soll Jan Vitt die IT der Universitätsmedizin Mainz leiten.
Aude Vik, Techniker Krankenkasse Seit Anfang 2024 ist Aude Vik Geschäftsbereichsleiterin Informationstechnologie bei der Techniker Krankenkasse.
Gunther Nolte, Vivantes-Klinik Gunther Nolte ist schon seit 2001 IT- und TK-Direktor beim Gesundheitsnetzwerk Vivantes. Der Diplom-Informatiker arbeitete nach seinem Studium zunächst als Softwareentwickler in einem Systemhaus. Zwischen 1986 und 2001 war er unter anderem als Projektleiter für den Aufbau eines Tumorregisters am onkologischen Schwerpunkt Klinikum Kassel verantwortlich.
Dirk Herzberger, Helios Kliniken Seit 1998 leitet Dirk Herzberger die IT der Klinikkette Helios, die seit 2005 zu Fresenius gehört. Mit seiner Abteilung "Zentraler Dienst IT" stellt er dem gesamten Unternehmen die PC-gestützte Infrastruktur zur Verfügung - das reicht von medizinischen Dokumentationssystemen über die IT für Abrechnungen bis zu Telemedizin-Lösungen. Diplom-Ingenieur Herzberger war zuvor sechs Jahre Leiter EDV der Asklepios Neurologischen Klinik Bad Salzhausen und ab 1993 am Aufbau der Zentrale Dienste EDV der Asklepios Gruppe beteiligt. Zwischen 1988 und 1992 arbeitete Herzberger als Entwicklungsingenieur in der Forschungs- und Entwicklungsabteilung sowie in der Abteilung Technische EDV der Firma Weiss Umwelttechnik.
Franz-Helmut Gerhards, DAK Franz-Helmut Gerhards ist seit Oktober 2016 CDO und Mitglied der Geschäftsleitung der DAK-Gesundheit in Hamburg. Er ist für die unternehmensweite digitale Transformation der Krankenkasse verantwortlich. Dazu gehört neben der strategischen Ausrichtung der DAK den Aufbau eines digitalen Ökosystems sowie die digitale Transformation aller relevanten Kundenprozesse mit dem Fokus auf die Kundenorientierung. Zudem verantwortet Gerhards den mit der Digitalisierung verbundenen kulturellen Wandel und leitet die Digitale Fabrik, die als interner Inkubator die digitale Transformation der Kasse operativ gestaltet.
Henning Schneider, Asklepios Konzern Henning Schneider hat im Oktober 2016 die Leitung des Konzernbereichs IT im Asklepios Konzern übernommen. Er folgt auf Martin Stein, der das Unternehmen verlassen hat, um als Kaufmännischer Geschäftsführer des Gemeinschaftsklinikums Mittelrhein tätig zu sein. Schneider wechselte vom Universitätsklinikum Hamburg-Eppendorf (UKE) zu Asklepios. Am UKE leitete er seit 2012 als CIO den Geschäftsbereich Informationstechnologie. Bereits seit 2008 trug er dort Verantwortung für die medizinischen IT-Systeme und die Umsetzung der elektronischen Patientenakte.
Martin Peuker, Charité Martin Peuker ist CIO der Berliner Charité. Große Hoffnungen setzt Peuker in die europäische Cloud-Initiative Gaia-X, die allmählich Formen annimmt: "Von Gaia-X könnte der gesamte Health-Sektor profitieren", ist er überzeugt. Die Charité unterstütze die Initiative schon jetzt aktiv. Bisher kommen Cloud-Ressourcen ausschließlich im Verwaltungsbereich der Charité zum Einsatz.
Kurt Kruber, Klinikum der Universität München Seit Dezember 2012 verantwortet Kurt Kruber am Klinikum der Ludwig-Maximilians-Universität Medizintechnik und Informationstechnik. Beide Ressorts sollen unter der Führung des 49-Jährigen näher zusammenrücken, wie sich auch an der Agenda des IT-Chefs zeigt: Eines seiner Projekte ist das Zusammenführen der Mitarbeiter aus diesen Bereichen.
Bernd Christoph Meisheit, Sana Kliniken Bernd Christoph Meisheit ist seit August 2009 Geschäftsführer bei der IT-Tochter der Sana Kliniken. Meisheit stieß damals zu Gerald Götz, der die Sana IT Services bereits zwölf Jahre lang leitete, und formte mit ihm eine Doppelspitze. Seit Götz Sana im Herbst 2010 verlassen hat, leitet Meisheit die IT des Klinikbetreibers allein. Meisheit war zuvor IT-Verantwortlicher des Klinikverbandes St. Antonius und Geschäftsführer der Gesellschaft für Information und Technologie im Gesundheitswesen in Wuppertal. In den Jahren 2000 bis 2008 war er CIO der MTG Malteser Trägergesellschaft und Mitglied des Kooperationsrates der Deutsche Malteser GmbH. In dieser Funktion wurde er 2007 von unserer Schwesterpublikation Computerwoche für ein Rechenzentrumsprojekt zum Anwender des Jahres in der Kategorie IT-Performance gekürt. Von 1992 bis 1997 war er Leiter der Abteilung IT und Organisation und ab 1998 stellvertretender Leiter der Hauptabteilung Finanzen, Unternehmensrechnung und Informationssysteme der Flughafen Köln/Bonn GmbH. Meisheit hat in Köln die Fächer Nachrichtentechnik und Informationsverarbeitung studiert.
Das bisherige, erfolgreiche Paradigma war mit dem Slogan "mehr Nähe" eine Wohnortnahe Platzierung der Psychiatrie zur Entstigmatisierung gewesen. Dies stelle jahrelang die dezentralen Strukturen in den Vordergrund.
Schnell zeigte sich, dass diese Digitalisierungsherausforderungen von der IT nicht alleine im Alltagsbetrieb zu meistern waren. Unter der Federführung Kaisers wurde die Idee eines zentralen Projekt-Management-Offices (PMO) geboren. Unter Führung des CDO sollte dieses die Digitalisierung koordinieren.
Eigenes Projekt-Management-Office
Wichtig war für IT-Leiter Kaiser dabei von Anfang an, dass das 2022 gegründete PMO interdisziplinär arbeiten kann. Deshalb wurde es nicht nur mit IT-Experten besetzt, sondern auch mit Know-how-Trägern aus der Wirtschaftsinformatik und Pflegebereich, um so die Fachbereiche direkt adressieren zu können. Dabei zeigte sich allerdings auch, dass die Organisation eines PMO keine einfache Angelegenheit ist, vor allem, wenn ein Projekt aus dem Boden gestampft wird und dann weitere Projektleitungen an Bord geholt werden sollen.
Dem PMO unterstützend zur Seite standen noch 16 Mitarbeitende aus den Kliniken aus den Bereichen Pflege, Ärzte, IT sowie Medizinische Dokumentation. Zudem wurden noch 180 Key User benannt, um Feedback aus der Praxis zu erhalten.
Startschuss fiel 2022
Mit der Einführung einer elektronischen Medikation wollen die Bezirksklinken die Patientensicherheit verbessern. Foto: Gail imgc - shutterstock.com
Der Startschuss für die Digitalisierungsprojekte fiel im Februar 2022 mit der E-Medikation. Derzeit sind über 50 von 96 Stationen bereits mit der E-Medikation ausgestattet. Im ersten Quartal 2024 soll die Umstellung abgeschlossen sein.
Mit der Standardisierung der elektronischen Akte und des Pflegeprozessmanagements begannen Kaiser und sein Team im April 2022. Der Ausrollprozess startete auf einer Musterstation. Die erste komplette Klinik soll im November 2023 migriert sein. Mit allen acht Kliniken will man im Dezember 2024 fertig sein.
Umsetzung der E-Medikation
Die Einführung der elektronischen Medikation war ein kritischer Schritt zur Verbesserung der Patientensicherheit. Um sowohl Pflegekräfte und Ärzte an Bord zu holen, wurde eine Lösung entwickelt, die sowohl Präparate als auch Wirkstoffe anzeigte. Zusätzlich wurde ein umfassendes Schulungsprogramm eingeführt und vom Vorstand die Anzahl der Schulungsbeauftragten von drei auf acht Vollzeitkräfte erhöht, was allen die Ängste nahm. Zu Randzeiten unterstützt eine spezielle e-Medikations-Hotline und eine aktive vor-Ort-Präsenz während der Einführungsphase. Als erstes Projekt der Digitalisierung sollte hier ein hoher Standard vor allem in der Projektbegleitung erzielt werden, um alle mitzunehmen.
Einführung der Digitalen Patientenakte
Eine noch größere Herausforderung war die Digitalisierung der Patientenakten mit dem Ziel einer volldigitalen Akte. Zu Beginn des Prozesses stand eine gründliche Überprüfung der vorhandenen Dokumente. Es galt festzulegen, welche Daten in die Akte müssen und welche überflüssig sind.
Digitale Patientenakten sollen die Effizienz erhöhen und den Pflegeprozess verbessern. Foto: SmartPhotoLab - shutterstock.com
Um nur die wirklich erforderlichen Informationen zu behalten, wurde ein Algorithmus entwickelt, der diese möglichst objektiv bewertet. Dabei orientiert sich der Algorithmus an drei Kernkriterien: Wird eine Information aus rechtlichen oder medizinischen Gründen benötigt? Ist sie zur Erstellung von Abrechnungen gegenüber dem Kostenträger erforderlich? Trägt sie zur Stationsorganisation, etwa Checklisten oder Pflegplanung, bei?
Akzeptanzprobleme lösen
Auf diese Weise konnten und können die Akten erheblich verschlankt werden, was zu einer deutlich höheren Effizienz führt. Zudem wurde für die Stationsorganisation eine workflowbasierte Pflegeprozess-Planungssoftware eingeführt.
Allerdings stieß diese anfangs auf Akzeptanzprobleme. Um diese zu beseitigen, baute die IT ein eigenes Kompetenzzentrum auf und erarbeitete mit freigestellten Pflegekräften und Stationsleitungen nun die Software in einer Testumgebung, um so die Vorteile selbst zu erleben.
Des Weiteren wurde zur Erhöhung der Akzeptanz eine iPad-basierte Lösung für Pflegekräfte konzipiert. Damit können diese die Checklisten für das Pflegeprozessmanagement einfach auf dem Tablet ohne viel Aufwand abhaken.
So profitieren die Patientinnen und Patienten
Bei allen Herausforderungen ist das Projekt der Bezirkskliniken Schwaben ein lehrreiches Beispiel für die erfolgreiche Umsetzung eines umfassenden Digitalisierungsprojekts im Gesundheitswesen. Durch die enge Zusammenarbeit zwischen IT, Vorstand und medizinischem Personal konnte ein System geschaffen werden, das nicht nur die Effizienz durch schlankere Akten steigert, sondern von dem auch die Patienten profitieren.
Das tun sie in doppelter Hinsicht: Dank E-Medikation fühle sich Pflege und Ärzteschaft bei der Betreuung sicherer und Fehler würden vermieden. Die gesteuerte Planung der Pflegeprozesse hat noch einen Effekt: Es bleibt mehr Zeit für die Patienten. Dank der während des Projekts eingeführten Schulungsmaßnahmen kommen künftig neue Pflegemitarbeiter zudem ausgebildet auf die Stationen und können gleich loslegen.
Das sagt die Jury vom "CIO des Jahres 2023"
Mit seiner Bewerbung ergatterten Kaiser und sein IT-Team einen Platz unter den Finalistinnen und Finalisten in der Kategorie Public Sector beim CIO des Jahres 2023. Juror und Kollege Jens Schulze, CIO vom Universitätsklinikum Frankfurt, lobt: "Ein ganzheitliches Programm, das sich durch eine hohe Komplexität mit Auswirkung auf relevanter Kernprozesse auszeichnet." Christina Raab, Accenture und Bitkom, sagt: "Jochen Kaiser hat ein Programm umgesetzt, das die Abläufe verbessert hat, was zu einer geringeren Arbeitsbelastung des Pflegepersonals und einer verbesserten Pflegequalität für die Patienten geführt hat."
Besonders hervorzuheben sei die große Aufmerksamkeit, die dem menschlichen Aspekt der IT-Integration gewidmet wird - die Einbeziehung von Krankenschwestern und -pflegern und die Aufmerksamkeit für Schulungen. "Dies trägt dazu bei, dass die IT-Lösungen eine echte Veränderung in der Organisation bewirken." Sandra Rauch, CIO und CDO von Omnicare, sieht in diesem Projekt ein "sehr plastisches Beispiel für unsinnige Dokumentation im Rahmen der Behandlungsprozesse, die konsequent abgeschafft wurden." Sie hebt besonders hervor: "Toller Einsatz für New Work mit IT als 'Vormacher' in einem nicht leichten Umfeld." (kf)