Der Leitfaden soll es Mitarbeitern der öffentlichen Verwaltung auch ohne spezielle IT-Kenntnisse ermöglichen, ein erfolgreiches Geschäftsprozess-Management zu implementieren. Mithilfe der im Bericht enthaltenen Check-Listen soll es möglich sein, die einzelnen Vorgehensschritte nachzuvollziehen. Für das DIN bedeutet das einen ersten Schritt auf dem Weg zur effektiven Nutzung aktueller Technologien bei Behörden.
Das empfohlene Vorgehen gliedert sich in vier Phasen. Zu jedem dieser Schritte werden neben den Check-Listen auch Beispiele für Maßnahmenpläne und ein Leitfaden für Interviews bereit gestellt. Zusätzlich zu dem Phasen-Modell liefert der Fachbericht Beispiele für mögliche Formen und Methoden für die Einbeziehung aller Beteiligten an einer Optimierung des Geschäftsprozesses.
In E-Government steckt einiges an Potenzial
Bisher ist die Anwendung des elektronischen Datenaustausches in der öffentlichen Verwaltung im Vergleich zur Wirtschaft auf Teilbereiche beschränkt. Während E-Business mit all seinen Ausprägungen schon länger verbreitet ist, sind beim E-Government noch erhebliche Hürden zu überwinden. Dabei wird durch die konsequente Umsetzung von E-Government ein enormes Potenzial an Optimierung erwartet.
Aus Sicht der Kunden wie Bürger oder Unternehmen bedeutet das eine garantierte Qualität der Leistungen von Seiten der Verwaltung in Bezug auf Transparenz, Schnelligkeit und Effizienz. Aus dem Blickwinkel der Verwaltung beinhaltet eine Prozessverbesserung mehr Wirtschaftlichkeit, eine bessere Vergleichbarkeit und eine höhere interne Transparenz und Effizienz.
Der DIN-Bericht soll die öffentliche Verwaltung auf ihren Weg von der funktionalen zur prozessorientierten Verwaltung unterstützen. Ziel ist eine Hilfestellung zum eigenständigen Arbeiten, ohne Fragen der Organisationshoheit und der kommunalen Selbstverwaltung zu berühren. Dafür gibt das DIN den Behörden folgenden Fahrplan an die Hand:
Phase 1: Erkennen und dokumentieren
Auch wenn die Problemsituation und die damit verbundenen Arbeits- und Aufgabenbereiche bekannt sind, liegen die zu optimierenden Prozesse nicht von vornherein vor. Sie müssen als Untersuchungsgegenstand erst abgegrenzt und definiert werden. Das heißt es muss zu Beginn unter anderem festgelegt werden, wo ein Prozess anfängt und wo er endet, welche Stationen er durchläuft und welche Bereiche beteiligt sind.
Phase 2: Analysieren und bewerten
Nach der Identifizierung des gesamten Prozesses ist die bestehende Prozessorganisation vor dem Hintergrund der operativen Ziele zu analysieren. Im Ergebnis der erfolgten Analyse liegt eine Liste von Veränderungsvorschlägen vor, die zu bewerten sind. In diesem Schritt ist die Beteiligung der internen Prozessbeteiligten besonders wichtig, da sie in die Bewertung der Verbesserungspotenziale den Realitätssinn ihrer Erfahrungen einbringen können.
Phase 3: Optimieren und Einführen
Die Entwicklung von Vorschlägen ist die kreative Phase des Optimierungsprojekts. In ihr werden konzeptionell Lösungen gesucht und empirisch geeignete Maßnahmen zur Beseitigung der erkannten Mängel entwickelt. Wichtig ist es, mit der Umsetzung der Maßnahmen zügig zu beginnen und entsprechend einer vorher bestimmten Priorisierung abgearbeitet werden.
Phase 4: Ergebnisse messen und bewerten
Die Evaluierung der Prozessoptimierung sollte in einem angemessenen Zeitabstand nach erfolgter Umsetzung des Konzepts erfolgen. Im Ergebnis der Erfolgskontrolle ist zu überlegen, inwieweit eine Nachsteuerung der weiteren Prozessentwicklung notwendig ist, um die Zielvorgaben vollständig zu erreichen, neue Probleme zu beheben oder auf veränderte Bedingungen zu reagieren.
Der Fachbericht "Geschäftsprozess-Management in der öffentlichen Verwaltung", der von einer interdisziplinären Arbeitsgruppe des DIN entwickelt wurde, erschien im Kontext der vom Bundesministerium für Wirtschaft unterstützten media@komm-Projekte.