Immer mehr Abteilungen in den Unternehmen setzen IT für Routinearbeiten, für die Auswertung von Geschäftstätigkeiten sowie für die strategische Planung von Prozessen ein. Auch im Personalbereich gewinnt der Einsatz von Informationstechnologie immer mehr an Bedeutung, etwa für administrative Personalprozesse oder die Personalabrechnung oder die Statistik.
Doch der IT-Einfluss im Bereich Human Resources (HR) geht auch darüber hinaus: Begriffe wie Employee Self Service, Mitarbeiterportale, E-Recruiting, E-Learning und Web 2.0 gehören inzwischen auch bei den Personalverantwortlichen zum Sprachgebrauch. In welchem Umfang diese und andere Tools genutzt werden und welchen Trend der IT- Einsatzes im HR-Bereich unterliegt, ist Gegenstand einer empirischen Untersuchung.
Drei Jahre haben die Karlsruher time4you GmbH und die Zürcher Hochschule für Angewandte Wissenschaften (ZAHW) an dieser Studie gearbeitet. Sie trägt den schönen Titel "Identifikation und Verifizierung zukünftiger Trends im Electronic Human Resources Management (E-HRM)"
Die Studie befasst sich mit der zentralen Fragestellung: "Wie sieht die Zukunft für Personal-, Informations- und Trainingsmanagement im nationalen und internationalen Marktgeschehen aus?" Um Antworten auf diese Frage zu bekommen, haben die Forscher im November des vergangenen Jahres Spezialisten im Human Resources Management mit und ohne Personalverantwortung befragt. Genau 113 Spezialisten quer durch alle Branchen und Unternehmensgrößen schrieben zurück.
Eins der eher überraschenden Ergebnisse der Umfrage ist die nach dem Treiber für die Einführung von IT im Bereich Human Resources. In fast der Hälfte der befragten Unternehmen (45 Prozent) dominiert klar die IT-Abteilung, während die HR in nur einem Viertel der Betriebe das Sagen hat.
Einen IT-Einsatz halten die Befragten vor allem bei den Themen "Lebenslanges Lernen", "effizientere HR-Prozesse" und "Wissensmanagement" sowie in der "strategischen Personalplanung" für wichtig. Eher unwichtig finden die Befragten Einsatzbereiche wie "Führungskräfteentwicklung", "Employer Branding", "Managing Diversity" sowie die "Unternehmensethik".
Der tatsächliche IT-Einsatz korreliert stark mit den Themengebieten: Kommt ihr beim Wissensmanagement naheliegender Weise eine große Bedeutung zu, finden Strategieorientierung und Führungskräfteentwicklung eher ohne IT statt (der Einsatz von Incentives wie dem iPhones wurde offenbar noch nicht abgefragt).
IT hilft besonders bei Standardaufgaben
Besonders hoch ist die IT-Quote beim Erledigen von Standardaufgaben. So setzen bereits vier von fünf Betriebe (80 Prozent) IT bei der "Arbeitszeiterfassung" ein. Viel mehr geht auch nicht, denn gerade einmal vier Prozent des Rests möchten das in den kommenden Jahren ändern. Ein Drittel verwendet IT zudem bereits für die Personaleinsatzplanung, ein weiteres Drittel möchte das in den nächsten ein bis fünf Jahren realisieren.
Ganz anders sieht die Bilanz aus, wenn es um die EDV-gestützte Auswertung von HR-Themen geht. Eine "Wissensbilanz zur Identifizierung von Qualifikationsdefiziten und -überhängen" hält nur eine Minderheit für wichtig, obwohl dieser Bereich für rund 40 Prozent der Befragten eines der Kernthemen der strategischen Personalarbeit ist.
Noch weniger sind für die "computergestützte Simulation zur Entwicklung zukünftiger Mitarbeiterdaten", das allein in einem Drittel der befragten Unternehmen überhaupt nicht vorgesehen ist.
Beim "Employer Branding" setzen bereits 58 Prozent der Unternehmen auf eine Karriereseite im Internet, um ihr Image als potenzieller Arbeitgeber angemessen zu transportieren. Nur 12 Prozent möchten auch künftig darauf verzichten. E-Recruiting betreiben 39 Prozent, weitere 31 planen das für die Zukunft.
Web 2.0 bei Personalverantwortlichen noch nicht angekommen
Web 2.0-Technologien zum Transport des Firmen-Images in sozialen Netzwerken sind auch bei Personalern noch nicht richtig angekommen: Nur 13 Prozent setzen bereits auf Twitter, Facebook & Co., während 50 Prozent das wenigstens in den kommenden Jahren angehen wollen. Eine qualifizierte Minderheit von 23 Prozent lehnt die Hilfe des Mitmachwebs bei der Personalsuche dagegen komplett ab.
Zu den am häufigsten genutzten IT-Hilfen beim Thema "Lebenslanges Lernen" gehören Programme zur Weiterbildung der Mitarbeiter. Auf Web Based Trainings (WBT) setzen heute schon 58 Prozent, weitere 28 Prozent planen die Einführung. Auch Blended Learning liegt im Trend: 47 Prozent setzen auf die Mischform von E- und Präsenztrainings.
Hier wiederum spielt das Web 2.0 zumindest künftig eine wichtige Rolle: Jedes fünfte Unternehmen arbeitet bei der Bildung ihrer Mitarbeiter damit, 56 Prozent plant das für die kommenden Jahre. Computerbasierte Simulationen und virtuelle Lernwelten schneiden dagegen schlecht ab: 53 Prozent sind ganz dagegen, nur sieben Prozent setzen auch Plattformen wie Second Life in der Bildungsarbeit ein.
Es liegt nahe, dass IT-Technologien im Bereich Wissensmanagement eine herausragende Rolle spielen. So setzen 26 Prozent der befragten Unternehmen eine Wissensdatenbank mit integrierter Suchfunktion ein, weitere 50 Prozent werden das zudem künftig tun. Fast ein Drittel (29 Prozent) verfügt sogar über ein eigenes Wissensportal mit Intra- oder Internet-Zugang, weitere 37 Prozent demnächst.