Unternehmen rund um den Globus spüren die Folgen der wirtschaftlichen Rezession. Allein in Deutschland soll die Wirtschaft im Jahr 2009 um 0,8 Prozent schrumpfen, notiert die Bundesbank in ihrer halbjährlichen Wirtschaftsprognose.
Vor der Rezession sparen
Viele Firmen suchen deshalb nach Möglichkeiten, wo sie Kosten reduzieren können. Traditionell sind die IT-Abteilungen meist zuerst "Opfer" von Sparmaßnahmen. Die Analysten von Gartner zeigen in der Untersuchung "Cost Cutting in IT" wie IT-Leiter sich proaktiv auf Sparmaßnahmen vorbereiten können.
CIOs sollten bereits vor einer nahenden Rezession damit beginnen, Sparpotenziale in der IT-Abteilung zu identifizieren sowie IT-Gesamtkosten zu senken. Warten sie damit bis die Rezession ihr Unternehmen erreicht hat, ist es zu spät dafür. Dann werden Sparmaßnahmen vom Management vorgegeben und IT-Leiter haben keinen Handlungsspielraum mehr.
1. Gezielt um Sparpotenziale kümmern
Um mögliche Sparpotenziale frühzeitig zu erkennen und umzusetzen, müssen IT-Verantwortliche ein Team aus Mitarbeitern der IT-Abteilung zusammenstellen, sich gezielt darum kümmert. Auf diese Weise lassen sich Einsparungen, etwa im Rechenzentrum, beim Betrieb von Anwendungen sowie Service-Verträgen realisieren.
2. Qualifiziertes Team zusammenstellen
Das Team sollte nur mit hoch qualifizierten und sehr erfahrenen IT-Mitarbeitern besetzt werden. Nach Erfahrungen der Analysten aus der Unternehmens-Praxis führt dies zu den besten Ergebnissen.
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Entsprechende Projekte zur Senkung der IT-Kosten sind mit einem hohen administrativen Aufwand verbunden und werden als lästig empfunden. Deshalb begehen viele IT-Leiter den Fehler, damit weniger qualifizierte Mitarbeiter zu betrauen.
3. Nicht mit dem Finger auf andere zeigen
Ziele für Kostenreduzierungen sollten rasch identifiziert und mit geeigneten Maßnahmen umgehend durchgeführt werden, um die nächsten Schritte zu planen. Der Erfolg der Maßnahmen hängt davon ab, weder mit dem Finger auf andere IT-Mitarbeiter zu zeigen noch frühere Entscheidungen schlecht zu reden. Insbesondere langjährige IT-Mitarbeiter reagieren darauf allergisch und stellen die Zusammenarbeit mit dem Team in Frage.
4. Experten aus Fachabteilung einbeziehen
IT-Mitarbeiter wissen zwar, wie man neue Anwendungen modelliert, bringen aber meist keine oder zu wenig Wissen in Fragen des Rechnungswesens mit. Den Teams sollte deshalb ein Experte aus dem Rechnungswesen angehören. Dieser kann sicherstellen, dass Kosteneinsparungen nicht nur das IT-Budget entlasten, sondern auch das Gesamtunternehmen.
5. Größtmögliche Transparenz
Fünftens: Eine wichtige Rolle bei Projekten zur Reduzierung von IT-Kosten spielt die größtmögliche Transparenz gegenüber dem Top-Management. CIOs sollten wöchentlich die Geschäftsführung durch Berichte über die aktuellen Ergebnisse sowie die laufenden Planungen informieren. Das ist insbesondere bei börsennotierten Unternehmen mit einer Quartalsberichterstattung bedeutsam.
6. Rechtliche Fragen klären
Firmen, die IT-Kosten reduzieren wollen, stellen dabei auch die Service- und Wartungsverträge mit externen Dienstleistern auf den Prüfstand. In diesem Zusammenhang sind unter anderem rechtliche Fragen zu klären.
Um sicherzugehen, dass keine Strafklauseln greifen und dadurch ungewollt Mehrkosten auf das Unternehmen zukommen, benötigen alle Teammitglieder einen direkten Ansprechpartner in der Rechtsabteilung.