Herr Schaffner, Olympus ist weltweit unterwegs. Der Konzern bündelt sein Geschäft in drei Business Centern in Asien, den USA und Europa. Gibt es Vorgaben aus dem Headquarter in Tokio?
Olympus ist dezentral aufgestellt. Es gibt in puncto IT nur wenige Vorgaben aus Tokio, beispielsweise das Mail-System Lotus Notes oder das Office-Paket von Microsoft. Beide setzt das Unternehmen an allen Standorten ein. Wir nutzen Lotus Notes aber nicht nur als Mail-System, sondern auch als Datenbank, um darüber Wissen global auszutauschen. Zudem hat es sich als Workflow-System bewährt, um etwa Reparaturen schnell und sicher in die Wege zu leiten.
Ansonsten haben die Business Center freie Hand in der Entscheidung der zentralen Systeme?
Ja, im Prinzip ist das so. Noch vor weniger als zehn Jahren waren bei Olympus sehr unterschiedliche ERP-Systeme im Einsatz - von SAP über Baan und JD Edwards bis hin zu Lawson. Deshalb haben wir auch die "Business Driven IT" verabschiedet. In diesem Konzept wurde - quasi als grober Rahmen - festgelegt, was wir innerhalb der etwa 50 europäischen Standorte hinweg gemeinsam umsetzen wollen. Beispielsweise haben wir uns auf die einheitliche ERP-Plattform von Lawson sowie für Planung und Reporting auf Cognos verständigt. Wichtig war uns aber auch, Raum für Individualität zu lassen - nicht zuletzt, um lokale Bedürfnisse befriedigen und lokale Stärken nutzen zu können.
Lawson scheint eine gewagte Entscheidung zu sein. Europas unangefochtene Nummer 1 in Sachen ERP ist SAP. Warum Lawson?
In einigen Ländern hatten wir bereits gute Erfahrungen mit Lawson gemacht. Zudem war klar, dass die in Frage kommende Software sehr unterschiedliche Anforderungen abdecken können musste. Schließlich sollte sie nicht nur für Standorte mit mehreren tausend Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern passen, sondern auch für unsere Tochtergesellschaften mit 20 bis 30 Beschäftigten.
Aber natürlich hat auch das Lawson-Angebot spezifische Einschränkungen, die sich allerdings in der Gesamtbetrachtung - Stichwort TCO - schnell relativieren.
Rückblickend betrachtet kann man sagen, dass sich die Entscheidung für Lawson vor dem Hintergrund unserer spezifischen Anforderungen als preiswerte und stabile Alternative bewährt.
Sie haben für die Planung und das Reporting Cognos als Standard eingeführt. Was versprechen Sie sich von der Vereinheitlichung?
Wir wollen Bestellungen nach wie vor innerhalb von 24 Stunden abwickeln, jedoch zu geringeren Kosten als bisher, bei deutlich weniger Lagerbestand und verbesserten Prozessen. Über die Reporting-Funktionalitäten stehen alle relevanten Informationen und Kennzahlen tagesaktuell zur Verfügung - doch der Informationsbedarf wächst rasant.
Standards nutzen wir immer da, wo sich Abläufe optimieren und Kosten einsparen lassen. Allerdings ist es uns sehr wichtig - und auch im Sinne der Firmenphilosophie - die Individualität der Gesellschaften zu erhalten. Dezentralität hat sich in diesem Zusammenhang in der Praxis als erfolgreiches Prinzip erwiesen.
… um die Wünsche des Kunden schneller bedienen zu können?
Die Anforderungen der Kunden haben sich in den letzten Jahren enorm verändert. Wo früher Produkte im Mittelpunkt standen, sind heute gänzlich neue hochspezialisierte individuelle Lösungen oder Komplettausstattungen gefragt. Es ist Aufgabe von IT, für diese neuen Geschäftsmodelle und Kundenwünsche schnell maßgeschneiderte Lösungen zu finden.
Das bedeutet für Sie, permanent ein Ohr am Business zu haben. Wie viel Zeit verwenden Sie darauf?
Die vielfältigen Aufgaben wären allein gar nicht zu schaffen, sondern nur zusammen mit einem engagierten Team. Grob lässt sich sagen, dass es etwa anderthalb Tage in der Woche in Anspruch nimmt, um unter anderem Veränderungen mit den Business Units zu diskutieren. Dazu kommen zwei Tage, in denen vor Ort in einer der 50 Gesellschaften in Europa Gespräche stattfinden, um die Nähe zu den Standorten zu halten und auch deren Ideen und Probleme kennenzulernen.
Wie halten Sie Kontakt zum Headquarter in Japan?
Rund viermal im Jahr finden Treffen mit den dortigen IT-Verantwortlichen statt. Das japanische Team hat ein großes Interesse, an unseren zentralen und übergreifenden europäischen IT-Strukturen zu partizipieren. Aus diesem Grund ist es überaus sinnvoll, mit ihnen unsere Erfahrungen zu diskutieren und im Hinblick auf die ehrgeizigen Ziele unseres Unternehmens gemeinsam zu wirklich effektiven Lösungen zu gelangen.