Die vergangenen zehn Jahre waren für viele IT-Bereiche und deren Leiter ein Wechselbad der Gefühle: Auf der einen Seite standen Budgetkürzung, hierarchische Herabstufung und Alleingänge der Fachbereiche. Auf der anderen Seite wurde sich das Topmanagement zunehmend bewusst, wie wichtig die IT für den Geschäftserfolg ist.
Diesen Trend spiegelt auch der jüngste "IT-Kompass" wider, für den COMPUTERWOCHE, IDG Marktforschung und IDC in diesem Jahr zum vierten Mal Führungskräfte zu ihren Einschätzungen der IT befragten. Die Teilnehmergruppe an dieser umfassendsten Anwenderbefragung Deutschland weist erstmals einen hohen Anteil an Fachbereichs-Managern auf.
Die grundlegenden Herausforderungen
Das wichtigste Thema sowohl für IT- als auch für Business-Verantwortliche ist das Bemühen um mehr Kundenzufriedenheit und -bindung. Auf einer Skala von 1 (sehr wichtig) bis 5 (unwichtig) erhielt es den Durchschnittswert 1,6. Auch in den drei vorangegangenen Umfragen war dies stets das wichtigste Thema.
Die Gewinnung von Neukunden wurde in den vergangenen Jahren nicht abgefragt. Doch für die Entscheidungsträger ist sie hochrelevant (Durchschnittswert 2.0). Ebenfalls zum ersten Mal stand die Optimierung der Geschäftsprozesse zur Auswahl. Diese Aufgabe wird von den IT-Chefs und Business-Entscheidern als sehr wichtig erachtet; die durchschnittliche Beurteilung liegt bei 1,9. Das passt laut IDC-Analystin Sabrina Stadler ins Bild: "Die Unternehmen arbeiten daran, ihre Prozesse zu optimieren, um Kosten zu sparen, die Qualität zu verbessern und die Effizienz zu erhöhen."
Die Befragten beschäftigen sich auch intensiv mit betriebswirtschaftlichen Themen wie dem Erreichen unternehmensspezifischer Wachstums- und Gewinnziele sowie dem steigenden Wettbewerbsdruck. Wie in den Vorjahren beurteilen sie diese Business-Ziele mit Werten zwischen 1,9 und 2,2.
Der Fachkräftemangel lässt die Führungskräfte immer schlechter schlafen. Die Relevanz des Themas wird mit 2,1 bewertet.
Von zunehmender Bedeutung ist aus Sicht der Entscheider das Erschließen neuer Märkte und Geschäftsfelder (2,4). Auf den Plätzen folgen der Strukturwandel in der jeweiligen Branche (im Durchschnitt 2,5), die steigenden Rohstoff- und Energiekosten (ebenfalls 2,5) sowie die zunehmende Regulierung (2,6), die einige Branchen sicher stark, andere kaum betrifft.
Wie Stadler herausstellt, wird keine der abgefragten Herausforderungen mit einem Wert unter 2,6 beurteilt. "Das bedeutet, dass sich die Unternehmen mit einer Vielzahl unterschiedlicher Herausforderungen konfrontiert sehen, von denen keine einzige vernachlässigt werden kann", schlussfolgert die Analystin.
Die strategische Ausrichtung der IT
Immer wieder spannend ist die Frage, an wen der IT-Verantwortliche eigentlich berichtet. Die Zahl derjenigen, die direkt der Geschäftsführung oder dem Unternehmensvorstand unterstellt sind, ist gegenüber dem Vorjahr um sechs Prozentpunkte gestiegen. Sie liegt der Studie zufolge nun bei 71 Prozent. "Das spricht für eine wachsende Bedeutung der IT in den Unternehmen", so IDC-Analyst Mark Schulte.
An den Finanzvorstand berichten 22 Prozent der IT-Verantwortlichen. Zwei Prozent der befragten Chefinformatiker sind an eine Fachabteilung angegliedert. Das macht Hoffnung auf eine Umkehr des fatalen Trends der vergangenen Jahre, wonach immer mehr CIOs dem CFO unterstellt wurden. Fatal deshalb, weil hier meist die Kosten und nicht der Wertbeitrag der IT im Vordergrund stehen.
"Aus IDC-Sicht wird die IT-Organisation dennoch zu häufig als Kostenfaktor und zu selten als Innovationstreiber in Unternehmen gesehen", merkt Schulte an. Das sei "mitunter" verständlich, denn die Kernkompetenzen lägen in den Betrieben häufig an anderer Stelle. Dennoch sollten die Unternehmen von der IT eine stärkere Unterstützung bei der Verbesserung von Geschäftsabläufen einfordern und sie stärker in die Innovationsprozesse integrieren.
Auf die Fragen nach der Rolle des IT-Einsatzes in der strategischen Unternehmensplanung entschied sich ein Viertel der Befragten für die Antwort: "Die IT ist Kernbestandteil der Unternehmensstrategie." Das bedeutet eine deutliche Steigerung gegenüber dem "IT Kompass 2013", als nur 18 Prozent dieser Aussage zustimmten. 21 Prozent der Umfrageteilnehmer sagten: "Die IT-Abteilung ist in der Geschäftsführung vertreten und gestaltet die Unternehmensstrategie aktiv mit." Das heißt, dort wird die IT in alle Strategie-Meetings einbezogen.
In 40 Prozent der Unternehmen ist die IT zumindest in situationsbedingten Einzelfällen "explizit" in die Unternehmensplanung eingebunden. Schulte zufolge wird hier jeweils geprüft, ob die IT von dem strategischen Vorhaben berührt wird. 14 Prozent der Teilnehmer äußerten die Ansicht: "In der strategischen Planung unseres Unternehmens spielen Fragen der IT eine untergeordnete Rolle."
IT-Verantwortliche gehören an den Entscheidungstisch
IDC empfiehlt allen Unternehmen, die IT-Verantwortlichen bei strategischen Themen "stets" ins Boot zu holen. "Nicht selten übersehen Geschäftsleiter den möglichen Wertbeitrag der IT für neue Geschäftsvorhaben", begründet Schulte die Empfehlung. Zudem ließen sich durch direkte Einbindung der IT negative Überraschungen, beispielsweise unerwartete Folgekosten, vermeiden. Darüber hinaus trage die Einbindung von IT-Verantwortlichen in wichtige Entscheidungsprozesse auch dazu bei, das Potenzial der Informationstechnik besser zu erschließen, ergänzt der Analyst.Nach wie vor äußerten viele Umfrageteilnehmer, genauer gesagt: 84 Prozent, die Ansicht, die IT nutze ihre Möglichkeiten nicht in ausreichendem Maße.
Elf Prozent der Befragten monieren: "Viele Potenziale liegen ungenutzt brach." Immerhin sind das weniger als in den Jahren zuvor, als zwischen 14 und 17 Prozent dieser Ansicht waren. Außerdem ist der Anteil derjenigen, die die Potenziale für "weitgehend ausgeschöpft" halten, mit 16 Prozent so hoch wie noch nie in der vierjährigen Geschichte des "IT-Kompass".
IDC bricht eine Lanze für den CIO auf Geschäftsführungs- oder Vorstandsebene. "Diese Ernennung trägt aus unserer Sicht dazu bei, brachliegendes Potenzial besser zu erschließen", argumentiert Schulte. Gleichzeitig müsse die IT-Abteilung dem Management aber verdeutlichen, wozu sie fähig ist, beispielsweise durch aussagekräftige Kennzahlen.
Was das Business von der IT erwartet
Die Optimierung von Geschäftsprozessen beschäftigt offenbar derzeit vor allem die Fachabteilungen. Auf der Liste ihrer Anforderungen an die Adresse der IT steht dieses Thema ganz oben - mit einem "Wichtigkeitsindex" von 1,5. Für die IT bedeute das, näher an das Kerngeschäft heranzurücken und einen größeren Beitrag zur Wertschöpfung zu leisten, sagt Schulte: "So kann sie sich von einer Kostenstelle zum Business-Partner entwickeln." Konkret sollte die IT den Geschäftsbereichen helfen, ihre Betriebsprozesse transparenter zu gestalten, die Durchlaufzeiten zu verkürzen und die Produktivität der Mitarbeiter zu verbessern.
"In diesem Zusammenhang ist auch die Forderung der Fachbereichs-Verantwortlichen zu sehen, dass die IT mobiles Arbeiten ermöglichen soll", führt der Marktbeobachter aus. Sie landete mit einem Index von 2,0 unter den Top Five der Fachbereichswünsche.
Eine andere Forderung mit hoher Priorität betrifft IT-Lösungen für die Unternehmenssteuerung (1,9): "Die wachsenden Datenmengen erfordern eine systematische Erfassung, Analyse und Aufbereitung der Informationen", aus denen die Fachbereichs-Entscheider dann Handlungsempfehlungen ableiten könnten, so Schulte.
Darüber hinaus erwartet das Business von der IT, dass sie sich möglichst schnell an neue Anforderungen anpasse (2,0). Dabei könnten ihr Cloud-Services helfen, schlägt Schulte vor: "Sie ermöglichen es der IT-Organisation, agiler auf neue Anforderungen des Managements und der Fachbereiche zu reagieren."
Weit oben auf der Anforderungsliste des Business stehen auch Compliance-Anforderungen etwa nach dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG), Basel II und III oder Sarbanes-Oxley (2.0). Die Unterstützung bei der Einführung neuer Produkte und Dienstleistungen, die Vernetzung mit Geschäftspartnern sowie Marketing- und Vertriebsunterstützung werden als fast ebenso wichtig erachtet (mit Werten zwischen 2,1 bis 2,3), genauso wie die Senkung der Unternehmenskosten (2,2). Auch hier gilt, was Schultes Kollegin Stadler feststellte: Es gibt viel zu tun für die IT - und alles gleichzeitig.
Auf der To-do-Liste der IT selbst hat die Gewährleistung von IT-Sicherheit den Spitzenwert (1,6). Und den behauptet das Thema schon seit vier Jahren. "Noch einmal aufgeschreckt" worden seien die IT-Verantwortlichen durch die NSA-Affäre, so Schulte. Neue Bedrohungsszenarien, beispielsweise durch Cloud Computing oder Enterprise Mobility, ließen die Aufgabe, umfassende IT-Sicherheitskonzepte aufzustellen, noch dringlicher erscheinen. Mit 1,8 folgen Standardisieren und Konsolidieren der IT-Landschaft, Verbessern der IT-Performance sowie stärkere Ausrichtung an den Geschäftsprozessen und Unternehmenskosten.
Wo die Innovationen herkommen
Offenbar erlebt die Konsolidierung eine Wiedergeburt. Wie IDC-Untersuchungen belegen, herrscht in vielen IT-Bereichen nach wie vor starker Kostendruck. Von daher sei es nicht verwunderlich, dass die IT-Entscheider diesen Themen solch hohe Priorität einräumten. Schulte geht ins Detail:"Dabei verwenden Betriebe Virtualisierungstechniken nicht mehr nur im Server-Bereich, sondern in zunehmendem Maße auch für Netz, Storage und im Desktop-Umfeld." Überdies sei die Konsolidierung auch für die IT-Verfügbarkeit und -Performance von hoher Bedeutung.
Das Alignment-Thema erlebt ebenfalls eine Art Renaissance. Laut IDC zeigen die Ergebnisse der Studie, dass die IT-Verantwortlichen die Notwendigkeit sehen, "ihre Tätigkeiten stärker an den Geschäftsprozessen und Unternehmenszielen auszurichten".
Die von den Fachbereichen hoch priorisierten Themen sind aus Sicht der IT nicht ganz so dringlich: Compliance bekommt eine 2,1 zugeordnet, die Unterstützung mobiler Arbeitsplätze eine 2,5. Schlusslichter des Aufgaben-Rankings sind - jeweils mit dem Wert 3,3 - die Einbindung sozialer Medien und das Auslagern von Teilen der IT.
Wer treibt die Innovation in der IT voran? Die Antworten divergieren stark, je nachdem, ob sie von den IT- oder den Business-Entscheidern kommen. Die IT-Verantwortlichen vertreten zu 75 Prozent die Ansicht, Innovationen in ihrem Bereich gingen von ihnen selbst aus. Von den Fachbereichsleitern sehen das nur 37 Prozent so. Ein Drittel der Business-Manager reklamiert den Anstoß von Innovationen für die eigenen Abteilungen.
Tatsächlich, so Schulte, komme den Fachabteilungen "eine wachsende Bedeutung bei der Initiierung und Auswahl innovativer IT-Lösungen" zu. Doch fehle den Business-Bereichen meist der "volle Überblick über die IT-Landschaft in ihrem Unternehmen", weshalb ihnen "manche Innovation im Rechenzentrum" verborgen bleibe. Insgesamt sehen 60 Prozent der Befragten den CIO oder IT-Leiter als die Quelle der IT-Innovation. Das sind drei Prozentpunkte mehr als im vergangenen Jahr. Und damals hatten deutlich weniger Business-Manager an der Umfrage teilgenommen.
Wenig Optimismus bei IT-Budgets
Hinsichtlich ihrer Budgets sind die IT-Entscheider in diesem Jahr etwas weniger optimistisch als im vergangenen. 18 Prozent (im Vorjahr 16 Prozent) gingen zum Jahreswechsel davon aus, dass sie 2014 weniger Geld zur Verfügung haben würden als im Vorjahr. Bei 30 Prozent lag die Zahl derjenigen, die ein steigendes Budget erwarteten. Im "IT-Kompass 2013" hatte dieser Wert 32 Prozent betragen. Wie IDC zudem herausfand, verteilen sich die verfügbaren Mittel der IT-Entscheider zu jeweils zwei Fünfteln auf Hardware und Infrastruktur sowie Unternehmens-Applikationen und andere Software. Bleiben rund 20 Prozent für extern erbrachte Services.
Eine Maßzahl für die Effizienz des IT-Bereichs ist der Budgetanteil, der nach Abzug der operativen Tätigkeiten übrig bleibt. Er ist zuletzt leicht angestiegen - auf 62 Prozent. Damit bleiben nur 38 Prozent für Projekte, die das Unternehmen tatsächlich weiterbringen können. "Aus der Innovationssicht ist das eine bedenkliche Entwicklung", sagt IDC-Analystin Stadler.
Deutlich mehr Unternehmen als im vergangenen Jahr (51 gegenüber 41 Prozent) wollen im laufenden Jahr neue IT-Fachkräfte einstellen. Zumindest, wenn es nach dem Willen ihrer IT-Verantwortlichen geht. IDC rät den Anwenderunternehmen ausdrücklich, in Fachkräfte zu investieren - und zugleich die Fertigungstiefe in der IT zu verringern. Damit verändere sich das Personalprofil: Der Bedarf für "einfache IT-administrative Tätigkeiten" gehe längerfristig zurück. Gebraucht würden entweder hochqualifizierte IT-Spezialisten oder aber Mitarbeiter, die als Schnittstelle zwischen IT und Fachabteillungen agieren könnten.
Was die Fachbereiche über die IT denken
Ein eigenes Kapitel widmet die Studie der Zusammenarbeit zwischen IT und Fachabteilungen. Offenbar ist das Verhältnis zumeist von Wertschätzung bestimmt. So sind beinahe drei Fünftel (58 Prozent) der Business-Manager mit den Leistungen des hauseigenen IT-Bereichs zufrieden oder sogar sehr zufrieden. Das deckt sich etwa mit der Selbsteinschätzung der IT-Verantwortlichen. Der Anteil derjenigen, die mit ihrer IT (eher) nicht zufrieden sind, liegt bei 14 Prozent und damit um fünf Prozentpunkte höher, als die IT-Entscheider vermuten.
In etwa 60 Prozent der Unternehmen ist die IT-Abteilung zentral organisiert. Etwa 20 Prozent haben neben dem zentralen IT-Bereich noch kleine IT-Einheiten, die den Fachbereichen direkt angegliedert sind. Acht Prozent der IT-Entscheider gaben an, die IT betreibe ein internes Consulting. Wohingegen 21 Prozent der Business-Manager, aber nur sieben Prozent der IT-Chefs, die IT-Koordination hauptsächlich auf Seiten der Fachbereiche sehen.
Ein paar signifikante Unterschiede gibt es auch bei der Einschätzung der Maßnahmen für eine gute Zusammenarbeit. Die IT setzt vor allem (zu 81 Prozent) darauf, alle Beteiligten (auf IT- und Fachbereichsseite) frühzeitig in geplante Maßnahmen einzubeziehen. Darauf legen nur 61 Prozent der Business-Manager gesteigerten Wert. Laut IDC ist diese Diskrepanz damit zu erklären, dass die IT in vielen Unternehmen immer noch als ausführendes Organ gesehen werde.
Hier deutet sich vage an, warum das Verhältnis zwischen IT- und Fachbereichen eben doch nicht immer so rosig aussieht. 54 Prozent der IT-Entscheider werfen den Fachbereichen mangelndes technisches Verständnis vor. 39 Prozent der Fachbereichsleiter räumen ein, dass ihnen dieses Wissen tatsächlich fehlen könnte.
Dabei ist eine enge Kooperation der beiden Parteien so wichtig wie nie zuvor, wirft IDC-Analyst Matthias Kraus ein: "Nur wenn beide Seiten gut miteinander arbeiten, können die Möglichkeiten moderner IT-Tools genutzt werden." Damit die Werkzeuge wirklich helfen, Prozesse mobiler, flexibler und effizienter zu gestalten, ist ein ganzheitlicher Ansatz nötig, der weit über die IT-Aspekte hinausgeht. Denn bevor sich die Prozesse optimieren lassen, müssen sie erst einmal analysiert und auf einer organisatorischen Ebene neu gestaltet werden. Das geht nicht ohne die Fachbereiche.
Ursachen und Folgen der Schatten-IT
Ein Reizthema, das häufig zwischen IT und Fachbereich steht, ist die "Schatten-IT". Immerhin 60 Prozent der für die Studie berücksichtigten Unternehmen billigen den Business-Bereichen eigene IT-Budgets zu. Rund 70 Prozent der Fachbereichsleiter beteuerten aber, sie würden keine IT-Services am CIO vorbei beschaffen. Allerdings räumten weitere neun Prozent ein, sie wüssten das eigentlich gar nicht so genau. 21 Prozent sagten klipp und klar: Ja, wir beziehen IT-Leistung auf eigene Rechnung und ohne die Zustimmung der IT.
Nur 85 Personen wollten sich zu den Ursachen für Schatten-IT äußern. Von denen führte etwa ein Drittel das Unvermögen der eigenen IT-Abteilung ins Feld, die Anforderungen der Fachbereiche schnell genug umzusetzen. Andere Gründe waren: Die zugekaufte IT-Leistung bietet genau die Funktionen, die der Fachbereich für seine Arbeit braucht. Oder: Im Grunde konnte die eigene IT-Abteilung diese Anforderung des Fachbereichs gar nicht umsetzen. Kaum eine Rolle spielt hier der Kostenaspekt.
"Die IT-Verantwortlichen unterschätzen die IT-bezogenen Aktivitäten der Fachbereiche, die hinter ihrem Rücken stattfinden", mahnt Kraus: "Die Geschäftsbereiche wollen und können nicht länger warten, bis die IT irgendwann so weit ist, ihre Anforderungen umzusetzen." Allerdings verweist der Analyst auch auf die Sicherheitsrisiken der Schatten-IT. Überdies verheiße sie allenfalls kurzfristigen Erfolg: "Um Geschäftsprozesse zu optimieren, ist die enge Kooperation von IT und Fachbereichen erforderlich." Eine Voraussetzung für die Prozessautomation sei ja die Verknüpfung unterschiedlicher Datenquellen und IT-Systeme.
Der vierte IT-Kompass
Anfang dieses Jahres befragte das Marktforschungsunternehmen IDC gemeinsam mit der IDG-Marktforschung und der COMPUTERWOCHE 329 Entscheidungsträger aus deutschen Unternehment.
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Rund 91 Prozent der Teilnehmer rechnen sich zu den Führungskräften. Elf Prozent sind CEOs, Geschäftsführer, Vorstandsmitglieder oder Inhaber, 51 Prozent Abteilungs- oder Bereichsleiter.
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Die Grundgesamtheit verteilt sich zu 60 Prozent auf IT-Entscheider und zu 40 Prozent auf Business-Verantwortliche. Einige IT-spezifische Fragen wurden nur den Experten gestellt.
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Vertreten sind alle wesentlichen Branchen der deutschen Wirtschaft. Dabei stellen diskrete Fertigung und Prozessfertigung mit 18 beziehungsweise elf Prozent den größten Anteil, gefolgt von der öffentlichen Verwaltung einschließlich Sozialversicherung und Gesundheitswesen mit 14 Prozent. Unternehmen der IT-Branche waren von der Teilnahme ausgeschlossen.
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Branchen mit einem hohen Anteil an kleinen und mittleren Unternehmen sind im Sample relativ schwach vertreten. Die größeren Unternehmen ab 1000 Mitarbeitern stellen mit 41 Prozent eine im Vergleich zur gesamtwirtschaftlichen Verteilung überproportional starke Gruppe.