Es muss schrecklich sein da draußen: Von der "Jagd" auf High Potentials sprechen die einen, vom Verdrängungswettbewerb die anderen. Manche wollen gar einen "Krieg" um Talente sehen. Die Analysten von Aberdeen winken ab. Selbstverständlich sei Fachkräftemangel ein Thema. Doch statt martialischer Slogans raten sie zum nüchternen Einsatz von Technologie und zu organisatorischen Verbesserungen. Damit lasse sich zum Beispiel die Mitarbeiterbindung um ein Drittel steigern.
In einer Studie über Workforce Planning teilen die Analysten die Teilnehmer in drei Kategorien ein: Besonders erfolgreiche Firmen ("Best in Class"/"BiC"), Mittelfeld und Nachzügler ("Laggards"). Dabei zeigen sich erhebliche Unterschiede. Während die BiCs bei der Mitarbeiterbindung eine Steigerung um 31 Prozent aufweisen, erreichen Durchschnittsfirmen nur zwei Prozent. In den schwachen Firmen sank die Mitarbeiterbindung sogar um sechs Prozent.
Darüber hinaus steigerten die Klassenbesten die Mitarbeiterproduktivität um 27 Prozent (Mittelfeld: sieben Prozent, Schlusslichter: Minderung um drei Prozent). Die Kapazitäten lasteten die Best in Class-Firmen um 31 Prozent besser aus (Durchschnittsfirmen: fünf Prozent, Laggards: Verschlechterung um sechs Prozent).
Unterstützung durch IT
Diese Ergebnisse resultieren zum Teil aus dem unterschiedlichen Einsatz von Technologie, zum Teil basieren sie auf organisatorischen Unterschieden. Beispiel Technik: Knapp zwei von drei (65 Prozent) der BiCs haben Tools implementiert, die sie laufend über verfügbare Kapazitäten informieren. Unter den Durchschnittsfirmen gilt das nur für 42 Prozent (Laggards: 26 Prozent). Außerdem arbeiten die besonders erfolgreichen Firmen überdurchschnittlich häufig mit Workforce Reporting Tools und sammeln öfter über standardisierte Prozesse erforderliche Daten aus verschiedenen Quellen.
Was die organisatorischen Fragen betrifft, so versammeln sich in BiC-Firmen Personaler und Linienmanager öfter als in anderen Unternehmen am selben Tisch, um gemeinsam die dringendsten Probleme zu besprechen. Dabei geht es um Fragen wie: Wie viele Mitarbeiter brauchen wir zur Umsetzung der Geschäftsstrategie in einem, drei und fünf Jahren an welchen Standorten? Wie finden und rekrutieren wir diese Mitarbeiter? Einer der Studienteilnehmer spricht von der Notwendigkeit, angesichts des Fachkräftemangels proaktiv zu handeln.
Damit zeigt die Analyse einen Mega-Trend auf: Die verschiedenen Abteilungen innerhalb eines Unternehmens müssen sich immer öfter an einen Tisch setzen. Dass die IT mit den Fachabteilungen zusammenarbeiten muss, ist akzeptiert. Nun fordern die Studienteilnehmer das auch für die Personalplanung. Diese sei nicht nur Sache von HR, sondern auch von Fach- und Finanzabteilungen - Konflikte um Geld, Verantwortung und Kompetenzen dürften programmiert sein.
Wissen und Erfahrung bewahren
Aberdeen wollte außerdem von allen Firmen wissen, worin sie die Treiber für Workforce Planning sehen. Wichtiger noch als der eigene interne Bedarf (29 Prozent der Nennungen) ist das Bewusstsein, mit anderen Unternehmen um Fachkräfte zu konkurrieren (62 Prozent). Nicht zuletzt spielen der demografische Wandel (26 Prozent) sowie Markt- und Branchenveränderungen (24 Prozent) eine Rolle.
Als wichtigstes Ziel einer strategischen Personalplanung gilt die Bindung der bestehenden Belegschaft (37 Prozent). Außerdem sollen der Verlust von Wissen und Erfahrung vermieden sowie die Karriereplanung der Mitarbeiter verbessert werden (je 24 Prozent). Jeder Fünfte nennt zusätzlich aktuelle und erwartete Veränderungen der Job-Rollen.
Aberdeen hat zudem erfragt, was Workforce Planning blockiert. Knapp jeder zweite Befragte (48 Prozent) beklagt eine zu kurzfristige Sicht innerhalb seiner Firma. Finanzielle und personelle Engpässe werden erst mit deutlichem Abstand angeführt (23 Prozent und 21 Prozent).
Fazit der Analysten: Entscheider müssen sich bewusst sein, dass sie ihre Teams ohne strategische Herangehensweise langfristig nicht mehr besetzen können. Workforce Planning ist kein Thema für abstrakte Diskussionen auf Vorstandsebene, sondern muss konkret umgesetzt werden.
Aberdeen hat für die Studie "Strategies in Workforce Planning" mit Entscheidern aus mehr als 200 Unternehmen gesprochen.