Immer mehr Fachanwender wollen heute Arbeitsaufgaben auch unterwegs per Smartphone und Tablet-PC erledigen. Auch der Vertriebsaußendienst kann sich auf ein Kundengespräch besser vorbereiten, wenn er relevante Vertriebsdaten vor Ort über eine mobile Anwendung abrufen kann.
Nur ein Drittel nutzt mobile BI
Einen Schritt weiter gehen mobile Business-Intelligence -(BI)- und Analytics-Konzepte, mit denen sich betriebliche Kennzahlen, etwa zu Auftragseingängen, Verkäufen oder Umsätzen, übersichtlich aufbereitet auf mobile Endgeräte bringen lassen. Dadurch sollen Management und Führungskräfte auch von unterwegs Entscheidungen auf Basis aktueller und verlässlicher Informationen treffen können.
"Mobile Decision Support" (MDS) nennt dies die US-Marktforschungsfirma Aberdeen Research in der Studie "Decisions on the Move. Mobile BI 2013". Aktivitäten und Technologien, die den Zugang zu entscheidungsrelevanten Daten per Smartphone oder Tablet ermöglichen, werden als mobile BI definiert. Allerdings nutzt erst knapp ein Drittel der etwas mehr als 300 Firmen und Organisationen, die an der Umfrage teilnahmen, mobile BI-Technologien oder MDS.
52 Prozent der Firmen, die mobile BI-Technologien einsetzen, erwarten davon geschäftliche Vorteile. 43 Prozent wollen dadurch die Kundenkommunikation vor Ort effizienter machen. 27 Prozent gaben an, dass die Produktivität der Außendienstmitarbeiter erhöht werden soll.
Die Marktforscher fragten auch nach den Gründen für die Umsetzung mobiler BI-Strategien. Die drei wichtigsten lassen sich wie folgt zusammenfassen.
Drei Gründe für mobile BI
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Durch mobile BI sollen auch den Mitarbeitern an der "Front" kritische Geschäftsdaten zur Verfügung gestellt werden. Das teilten 49 Prozent der Befragten mit.
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44 Prozent wollen mithilfe mobiler BI-Technologien eine einheitliche Sicht auf entscheidungsrelevante Daten schaffen.
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34 Prozent nannten als Zielsetzung, das Management und weitere Entscheider über ein mobiles Dashboard mit den für ihre Tätigkeit relevanten Kennzahlen versorgen zu wollen.
Diese drei Top-mobile-BI-Strategien hatten die Marktforscher in derselben Reihenfolge bereits bei einer Vergleichsstudie 2011 ausgemacht. Allerdings gehen Unternehmen die entsprechenden Projekte unterschiedlich schnell an. Aberdeen unterscheidet hierbei "Leader" (Vorreiter) und "Follower" (Mitläufer) anhand folgender Kriterien: Das ist zum einen die Häufigkeit mit der Informationen mobil für Entscheidungen bereitgestellt werden und die Verbesserung dieses Prozesses im Jahresvergleich.
Von Vorreitern und Mitläufern
Von den Leadern haben zwei Drittel Prozesse etabliert, die gewährleisten, dass BI-Daten konsistent und synchronisiert bereitgestellt werden. Bei den Followern sind es nur 22 Prozent. 65 Prozent der führenden Firmen setzen für mobile Datenauswertungen rollenspezifische Berichte und Dashboards ein, doch nur 38 Prozent der Mitläufer.
24 Prozent der Leader stellen sicher, dass die eingesetzte mobile BI-Lösung auch im Offline-Modus genutzt werden kann, doch nur zwölf Prozent der Follower. Die Vorreiter ziehen zudem einen größeren Business-Nutzen aus der Entscheidungsunterstützung durch den Einsatz mobiler BI-Anwendungen ziehen als die Nachahmer. Im Jahresvergleich konnten die Leader ihre Umsätze um ein Viertel (Follower elf Prozent), die Kundenbindung um 21 Prozent (Follower acht Prozent) und das Betriebsergebnis um 17 Prozent (Follower zehn Prozent) steigern.
Den konkreten Business-Nutzen einer mobilen BI-Lösung zeigen die Aberdeen-Analysten am Beispiel des John Hopkins Hospital (JHH) in Baltimore (USA) auf.
Mobile BI im Krankenhaus
Im JHH hatte es in den letzten Jahren eine Reihe von Umstrukturierungen gegeben. So hatte das Krankenhaus unter anderem die Notaufnahme modernisiert und erweitert. Das JHH-Institut für Kardiologie war in ein anderes Gebäude umgezogen und mit dem Charlotte R. Bloomberg Children’s Center ein neues Kinderkrankenhaus hinzugekommen.
Die Zahl der Krankenbetten wurde nicht erhöht, sodass seitdem insbesondere aufgrund der erweiterten Notaufnahme die Betten zu 95 Prozent ausgelastet sind. Bisher hatte das Krankenhaus den Patientenfluss und die Bettenbelegung per E-Mail, Spreadsheet oder auf Zuruf organisiert. Auch wenn Belegungsdaten oft nur wenige Stunden alt waren; sie waren häufig bereits überholt. Patienten aus der Notaufnahme mussten daher statt der geplanten vier Stunden oft zehn Stunden auf ein Bett warten.
Echtzeit-Dashboard löst E-Mail ab
Das JHH entwickelte deshalb ein mobiles Dashboard, das einen Echtzeitblick auf den aktuellen Bedarf und die Belegung der Betten liefern sollte, um diese optimal auslasten zu können und somit auch den Patientendurchfluss effizienter zu gestalten.
Im nächsten Schritt wurde mit Unterstützung der Fachabteilungen ein Prototyp der mobilen Echtzeit-Dashboard-Lösung entwickelt, getestet und dann produktiv gesetzt. Heute erhalten rund 30 Endanwender, davon zehn Entscheidungsträger, via Tablet-PC einen Echtzeitzugriff auf die im Rahmen der Bettenbelegung relevanten Daten. Sie können somit Belegungsprozesse genauer steuern wie auch mögliche Engpässe sofort erkennen und beheben.