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Nicht nur die Anzahl der sogenannten Knowledge Worker nimmt zu. Es gibt auch immer mehr Tools, mit denen ihre Produktivität gesteigert werden soll. Dabei ist die Wirkung dieser Tools fraglich. Aktuelle Untersuchungen deuten an, dass das ständige Online-Sein und Multitasken die Knowledge Worker so stark ablenkt, dass ihre Produktivität darunter leidet, heißt es im aktuellen McKinsey Quarterly.
Thomas Davenport fordert dort eine neue Herangehensweise an das Thema auf Unternehmensseite. Denn seiner Meinung nach braucht nicht jeder Knowledge Worker die gleiche Ausstattung am Arbeitsplatz. Anstatt jedem Mitarbeiter Zugang zu einer riesigen Auswahl an Tools zu geben, sollten Firmen die Technologien lieber auf die Aufgaben der einzelnen Mitarbeiter abstimmen.
Beide Ansätze kommen häufig zum Einsatz, berichtet Davenport. Unternehmensweite Initiativen greifen seiner Meinung nach zu kurz. Vielmehr sollten die Führungskräfte der Knowledge Worker die Unterschiede zwischen ihren Mitarbeitern kennen und für jede Anforderung die passende Lösung finden.
Die andere Variante, jedem Mitarbeiter den Zugang zu allen verfügbaren Tools zu ermöglichen, hat aber auch Vorteile. Knowledge Worker stellen sich ihre Arbeitsumgebung in diesem Fall selbst zusammen. Mitarbeiter bewerten dies meist als sehr positiv, weil sie ihre Arbeitsprozesse gestalten können und selbst entscheiden, wie sie Informationen nutzen. Bei dieser Variante ist die IT vergleichsweise einfach zu implementieren, das Internet und Social Media Seiten etwa sind frei verfügbar. Bei Projekten, für die man die Anforderungen noch nicht kennt, ist diese Variante sogar der empfohlene Weg.
Die Nachteile liegen auf der Hand. Wenn Knowledge Worker Zugriff zu einer Vielzahl von Tools haben, kann sich das zum Zeitfresser entwickeln. Davenport zitiert eine Umfrage, laut der ein Knowledge Worker ein Viertel seiner Zeit mit der Suche nach Informationen verbringt. Häufig haben die Angestellten nie Trainings in Wissensmanagement absolviert und wissen deshalb oft nicht, wie man Daten- und Analyse-Tools richtig nutzt.
50 Mal am Tag E-Mails abrufen
Wenn viel zu viele Tools im Einsatz sind, macht das nicht unbedingt produktiver. Eine Studie ergab, dass Knowledge Worker täglich mehr als 50 Mal ihre E-Mails abrufen, 77 Mal Instant Messaging benutzen und mehr als 40 Internetseiten aufrufen.
Strukturiert ein Unternehmen den Zugang zu Produktivitäts-Tools anstatt den Mitarbeitern die Auswahl aus der gesamten Palette zu ermöglichen, steigt die Produktivität messbar an. Wenn Unternehmen festlegen, welcher Knowledge Worker welche Tools benutzen darf, erhöht das die Produktivität häufig um bis zu 50 Prozent. Gemessen wurde in diesem Fall, wie viele Aufgaben in einem bestimmten Zeitabschnitt erledigt wurden. Begründet wird das so, dass Angestellte weniger abgelenkt sind und keine Zeit mehr mit Suchen verschwenden.
Wenn Unternehmen sich für den regulierten strukturierten Ansatz entscheiden, erleichtert das die Kollaboration und das Koordinieren von Aufgaben. Mitarbeiter und Gruppen können so leichter in Prozesse eingebunden werden. Andere Systeme unterstützen Manager bei der Entscheidungsfindung.
Nachteilig an diesem Ansatz ist, dass er bei den Mitarbeitern häufig nicht gut ankommt. Durch die festgelegten Strukturen und Tools fühlen sich viele von ihnen eingeengt und wünschen sich mehr Freiheiten. Manche Unternehmen berichten, dass der Widerstand der Mitarbeiter nach einer Eingewöhnungsphase abnimmt.
Das größte Potenzial für Produktivitätsverbesserungen sieht Davenport dort, wo Knowledge Worker momentan noch freien Zugang zu Wissens-Tools im Unternehmen haben. Durch den regulierten Ansatz kann das Wissen am Arbeitsplatz besser strukturiert werden.
Mischform aus Struktur und Autonomie
Manche Unternehmen entscheiden sich für eine Mischform aus beiden Ansätzen. Damit gewähren sie ihren Mitarbeitern bis zu einem gewissen Punkt Autonomie, sperren aber bestimmte Seiten und Tools, zum Beispiel soziale Netzwerke oder Seiten mit pornografischen Inhalten. Andere entscheiden sich dafür, nur in bestimmten Arbeitsschritten regulierend einzugreifen, zum Beispiel während des Produktdesigns. Bei diesem Beispiel gibt es in der Konzeptphase keine Strukturen, die die Mitarbeiter einschränken.
Wer sich für die Struktur entscheidet, setzt am besten damit an zu entscheiden, wer die Knowledge Worker im Unternehmen sind und welche Aufgaben sie in ihrem Job erledigen. Wer dann automatisierte Tools einsetzt, sollte den Mitarbeitern ermöglichen, die Entscheidungen der automatisierten Systeme im Zweifelsfall außer Kraft zu setzen und anders zu entscheiden. So gibt man den Angestellten Autonomie. Wenn sie allerdings ständig anders entscheiden als das automatisierte System, muss man dem nachgehen.
Einige Knowledge Worker und Führungskräfte im Unternehmen sollten damit vertraut sein, wie das strukturierte System funktioniert. Falls Prozesse durch Veränderungen im Unternehmen nicht mehr stimmig sind, können diese Mitarbeiter auf Unstimmigkeiten aufmerksam machen.
Davenports Fazit lautet, dass es Zeit wird, Knowledge Worker durch ein wenig mehr Struktur produktiver zu machen. Durch Kombination von Technologien und Struktur erwartet er eine Revolution in den Jobs, die eine so große Bedeutung für Unternehmen haben.