Immer nötiger wird der Einsatz von einem Vorgangsbearbeitungssystem (VBS) für die einzelnen Behörden vor allem durch die Dringlichkeit, zentral auf Daten zugreifen und untereinander kooperieren zu können. Nicht zuletzt nannten 59 Prozent der Befragten als Grund für die Verwendung von elektronischem Dokumenten-Management aber auch entsprechende Forderungen aus Politik, Wirtschaft und von den Bürgern.
Noch sehen die Analysten VBS in der Planungs- oder Pilotphase. Insgesamt sind 67 Prozent aller Behörden in irgendeiner Weise damit befasst. Vorreiter sind die Ämter auf Bundesebene: mit 53 Prozent ist mehr als jeder Zweite in der Planungsphase, weitere 20 Prozent führen VBS derzeit ein und neun Prozent arbeiten bereits damit. Ein ganz anderes Bild zeigt sich bei den Kommunen: Dort geben 41 Prozent an, VBS nicht einzusetzen. 41 Prozent planen, künftig damit zu arbeiten, weitere sieben Prozent führen das System zurzeit ein.
Die Analysten wollten wissen, welche Erwartungen die Beamten an ein VBS stellen. An erster Stelle steht mit 92 Prozent der Nennungen die Steigerung der Dienstleistungsfähigkeit vor der Verbesserung der organisatorischen Abläufe (86 Prozent) und der Kontrolle der Informationsflut (68 Prozent).
Nur wenig Sicherheitsbedenken
Die Untersuchung ging außerdem der Frage nach, welche Faktoren den Einsatz von VBS innerhalb der nächsten fünf Jahre blockieren werden. Das mit Abstand größte Hindernis sehen die Befragten in den knappen Budgets (84 Prozent der Nennungen), Platz Zwei teilen sich die Komplexität des Projektes und die Verfügbarkeit ausreichend qualifizierter Mitarbeiter (jeweils 54 Prozent). Dagegen hält mit 22 Prozent der Nennungen nur rund jeder Fünfte Sicherheitsbedenken für hinderlich.
Die Behörden bewältigen das Thema VBS nicht allein. 88 Prozent aller Befragten arbeiten mit externen Fachleuten zusammen. Zwei Drittel aller Behörden stufen die externe Unterstützung denn auch als wichtig bis entscheidend ein.
Ein genauer Blick auf die Art der Zusammenarbeit mit Experten von außen zeigt, dass die Behörden meist bei der Konzeptionserstellung (67 Prozent) und bei der technischen Umsetzung (60 Prozent) externe Unterstützung anfordern. Mit 36 Prozent der Nennungen wird auch bei der Ausschreibung und Produktauswahl von mehr als jedem dritten Befragten auf externe Fachleute zurück gegriffen.
Nicht nur IT-Referenten für VBS verantwortlich
Die Verantwortlichkeiten sind je nach Verwaltungsebene unterschiedlich zugeteilt: Während in Bundesbehörden die Organisationsreferate stärker für VBS zuständig sind als die IT-Referate, liegt das Thema bei den Kommunen und auf Landesebene bei den IT-Referenten.
Die Analysten gehen davon aus, dass sich Vorgangsbearbeitungssysteme in der öffentlichen Verwaltung zu einer Kernanwendung von E-Government entwickeln. Als konkrete nächste Schritte sehen sie die Anbindung von elektronischen Formular-Management-Systemen, der elektronischen Signatur und von Bezahlverfahren.
Als Grundlage jeden Vorgangsbearbeitungssystems in der öffentlichen Verwaltung gilt das Konzept "Dokumentenmanagement und elektronische Archivierung im IT-gestützten Geschäftsgang" (DOMEA), das die Koordinierungs- und Beratungsstelle der Bundesregierung für Informationstechnik in der Bundesverwaltung entwickelt hat.
Im Rahmen der Untersuchung wurden insgesamt 75 Behörden aus Bund, Ländern und Kommunen befragt, darunter sämtliche Bundesministerien.