Kosten zu senken steht beim Thema Enterprise Content Management (ECM) an erster Stelle: 68 Prozent der befragten Firmen, die nicht oder noch nicht damit arbeiten, nannten Kostenreduzierung als ihre wichtigste Erwartung. Die scheint sich in der Praxis zu erfüllen: Unter den Studienteilnehmern, die bereits ECM-Lösungen implementiert haben, wurden Kostensenkungseffekte von 72 Prozent bestätigt.
Ein ähnliches Bild zeigt sich für weitere Vorteile, die das elektronische Dokumenten-Management verspricht: 58 Prozent der Nicht-Nutzer erwarten Prozessunterstützung, 67 Prozent der Nutzer bestätigen sie. 42 Prozent der Firmen, die noch keine Erfahrung mit ECM haben, erwarten sich Wettbewerbsvorteile. Dass die faktisch erreicht werden, kann rund jeder Zweite (54 Prozent) der Nutzer bescheinigen.
Die Analysten schließen aus den Ergebnissen, dass sich die Vorteile von ECM erst in der Unternehmenspraxis zeigen.
Ein weiteres Resultat: Kostensenkung steht im Fokus der Befragten, während dem Thema Compliance vergleichsweise wenig Bedeutung beigemessen wird. Mit 29 Prozent schreibt nicht einmal jeder Dritte Compliance auf die Liste der Erwartungen.
Offenbar nicht zu unrecht – nur 21 Prozent der ECM-Nutzer bestätigen, sie seien in dieser Frage mit ihrer Lösung zufrieden. Damit erweist sich Compliance als der einzige Punkt, an dem die faktische Zufriedenheit hinter den Erwartungen zurück bleibt.
Die Autoren der Studie wollten außerdem wissen, welchen Stellenwert elektronisches Dokumenten-Management im allgemeinen hat. Dabei wird eine Diskrepanz zwischen Einschätzen und Einsetzen deutlich.
So erklärt rund die Hälfte der Befragten, ECM zähle zu den fünf wichtigsten Themen. Für jeden Siebten gehört es zu den drei wichtigsten Dingen.
Gleichzeitig jedoch geben 57 Prozent an, die Implementierung stehe derzeit nicht auf der Agenda. Davon sind 31 Prozent noch unschlüssig, 26 Prozent erklären, dass sie schlicht keinen Bedarf sehen.
Immerhin planen aber 43 Prozent der großen und mittelständischen Firmen, binnen zwei Jahren in ECM einzusteigen oder bestehende Infrastrukturen zu erweitern.
Das SAP-Systemhaus ORGA hat für die Studie jeweils rund 200 Anwender mit und ohne ECM-Erfahrung befragt.