Ostermann, Versandhändler von Umleimern und Beschlägen für das holzverarbeitende Gewerbe, war auf der Suche nach einer integrierte ERP- und CRM-Lösung, die unterschiedlichen Bedarfe abdeckt – von der Verwaltung von Niederlassungen über Mehrsprachigkeit bis hin zur Preisdifferenzierung. Durch ein integriertes System wollte das Unternehmen außerdem die Pflege der Stammdaten und die Auftragserfassung vereinfachen.
Die Entscheidung fiel auf mySAP ERP und auf deren Einführung durch das SAP-Systemhaus Steeb. Grundlage dafür war das Festpreiskonzept „75+50“. Das Einführungspaket setzte sich aus Steeb Fix ERP, einem vorkonfigurierten Branchenpaket, sowie aus Steeb Fix CIC (Customer Interaction Center) zusammen.
Gestartet wurde das Projekt im August 2006, Anfang Januar 2007 ging das SAP-System erfolgreich produktiv. Es steht nun rund 160 Nutzern für Rechnungswesen und Controlling, Auftragseingang, Bestellung und Disposition, Konfektionierung, Lager und Kommissionierung, Lieferung sowie Versand zur Verfügung. Die Lösung ist sowohl in der Hauptniederlassung in Bocholt sowie in der niederländischen Vertriebsniederlassung in Nijverdal im Einsatz und unterstützt darüber hinaus das Geschäft mit Partnern.
Parallel zur Einführung wurden bei Ostermann auch die internen Geschäftsprozesse überdacht und neu strukturiert. Sie werden nun ohne Medienbrüche durch die neue Anwendung unterstützt. Vom Kundenanruf über die Auftragserfassung bis hin zur Kommissionierung und dem Versand sind die Prozesse jetzt nachvollziehbar. Dadurch hat der Versandhändler einen besseren Einblick in die Geschäftsabläufe.
Wie gewünscht wirkte sich das neue System auch auf die Stammdaten positiv aus. Alle Daten werden jetzt dort erfasst und gepflegt wo sie anfallen, wodurch sich die Qualität der Stammdaten deutlich verbessert hat. Das CIC ist quasi der Kontaktleitstand für die 60 Mitarbeiter im Vertriebsinnendienst von Ostermann. Bei einem eingehenden Telefonanruf wird die Nummer vom ITK-System erkannt. Umgehend erhalten die Mitarbeiter alle Stammdaten des Anrufers auf der graphischen Benutzeroberfläche des CIC. Die Auftragserfassung muss mit der SAP-Lösung auch nicht mehr nachbearbeitet werden.