Foto: Steria Mummert Consulting
In der Personalwirtschaft ist der Einsatz von SAP Business Intelligence (BI) deutlich weniger verbreitet, als in anderen Ressorts. Grund für diese Zurückhaltung sind zumeist fehlende Denkanstöße bei den Entscheidungsträgern. Eine ganze Reihe von Argumente sprechen für den Einsatz von SAP BI HR im Bereich Human Ressources. So ermöglicht die Bereitstellung exakter Kennzahlen wichtige Neuerungen im Personalmanagement.
In der täglichen Berufspraxis sind viele Personalabteilungen nur eingeschränkt berichtsfähig. HR-Kennzahlen, die für unterschiedliche Anwendergruppen einen griffigen Aussagewert liefern, lassen sich zumeist nur mit einer unverhältnismäßig hohen Prozessdurchlaufzeit realisieren oder stehen überhaupt nicht zur Verfügung. Trotz dieser Mängel ist die HR-Abteilung, ebenso wie andere Geschäftsbereiche, zur Nachvollziehbarkeit Ihrer Kennzahlen verpflichtet, um etwa der Haftung eines CEO anteilig genüge zu tun.
Eine solche Transparenz im HR-Reporting-Prozess wird durch die SAP BI HR-Implementierung nachhaltig unterstützt. Gleichzeitig lassen sich Inkonsistenzen im Daten anliefernden Quellsystem automatisch aufdecken, welche zum Beispiel durch ein SAP ERP HCM-System (Human Capital Management) zur Verfügung gestellt werden.
Eine Vielzahl der SAP ERP HCM-Systeme sind jedoch personalabrechnungsgetrieben eingeführt, so dass zahlreiche offene Fragen in den Personalbeständen erst im SAP BI offensichtlich werden. Dazu können beispielsweise ein Überblick über die Ein- und Austritte von Mitarbeitern im Unternehmen, Gehaltsentwicklungen oder andere wichtige Kennzahlen zur Personalführung zählen. Ohne eine Deckungsgleichheit von Informationsbedarf und -bereitstellung hinken Personalabteilungen den Möglichkeiten eines modernen Datenmanagements hinterher.
Denkanstöße für SAP BI im Personalwesen
Qualitativ hochwertige HR-Kennzahlen könnten damit der einleitende Motivator für eine SAP BI HR-Einführung sein. Dieser Ansatz wird durch die Vorteile der Automatisierung unterstützt. Eine Automatisierung des HR-Reporting-Prozesses mit systemseitig festgelegten Kennzahlendefinitionen, Ladezyklen, Berichtsbäumen sowie Berechtigungsstrukturen führt zu einem strukturierten Prozess der Personalberichterstattung.
Darüber hinaus bieten flexible Software-Werkzeuge die Möglichkeit, Berichte unabhängig von der IT-Abteilung selber zu erstellen und damit gleichzeitig den Abstimmungsbedarf zu senken. Zusätzlich nimmt der Zeitaufwand für mögliche Rechtfertigungen der Validität der HR-Kennzahlen ab, da die Prozesse der Kennzahlendefinition und die inhaltliche Befüllung transparent werden. Mittels der Möglichkeit eines proaktiven Reportings, welches zu kürzeren Reaktionszeiten bei Ad-hoc-Anfragen führt, sind weitere Zeitersparnisse möglich.
Auf die Akzeptanz der Endanwender kommt es an
Neben der Ausschöpfung aller technischen Vorzüge von SAP BI HR kommt deren Akzeptanz bei den Endanwendern eine Schlüsselrolle zu. Denn kein Software-Werkzeug wird genutzt, wenn die Benutzeroberfläche in den Augen der Mitarbeiter keine Anerkennung findet. "Unsere HR Controller nutzen nur Excel" ist etwa eine Aussage, mit der man in der Praxis als Systemintegrator konfrontiert wird. Leitende Prämisse ist hierbei, jeder Anwendergruppe die passende Oberfläche bereitzustellen.
Dazu zählen beispielsweise Excel-Oberflächen für HR Controller und Spezialisten, Web-Reporting für Personalleiter, Organisationsplaner und Sachbearbeiter. Technisch unterstützend sind hierbei die nicht mehr zwingende Nutzung eines SAP-GUI sowie die Single-Sign-On-Technologie, also nur einmalige Systemanmeldung, um alle Informationen im Zugriff zu haben. Der Ansatz, jedem Benutzer seine Oberfläche bereit zu stellen, wird durch die wesentlich anwendernäheren Oberflächen von SAP Business Objects zusätzlich gestärkt.
Harmonisierte Schlüsselwerte schaffen den Durchblick
Trotz individueller Oberflächen ermöglicht die Steuerung aller Informationen über eine zentrale HR-Reporting-Plattform eine Vergleichbarkeit der Werte durch standardisierte Kennzahlen. Harmonisierte Schlüsselwerte sind dabei entscheidende Kriterien für die Validität von HR-Berichten. Denn häufig kommen mehrere HR-Repräsentanten eines Unternehmens schnell in Verlegenheit, wenn sie feststellen müssen, dass die eigenen HR-Kennzahlen mit denen des Nachbarn nicht übereinstimmen. Zusätzlich bietet die zentrale HR-Reporting-Plattform eine Integration für alle Geschäfts- und Funktionsbereiche.
Ein Integrationsaspekt ist beispielsweise die vereinigte Darstellung von Plan- und Ist-Daten, wie sie in der Personalkostenplanung wünschenswert ist: Erst durch die Einführung von SAP BI HR ist eine Gegenüberstellung von Plan- und Ist-Daten im Standard möglich. Vielfach dient darüber hinaus das SAP Personalberichtswesen als Vorstufe für eine Finanzberichts-Erstellung. Mittels eines SAP BI HR können auf einfachem standardisierten Wege aggregierte HR-Daten in den funktionalen Bereich des FI/CO übergeleitet werden.
Das SAP HR Business Warehouse als Planungsgrundlage
Damit wird auch dem Blick in die Zukunft der Boden bereitet. Denn soweit es sich um aggregiertere Planungsszenarien handelt, ist das SAP BI HR die richtige Plattform. Die Einsatzmöglichkeiten reichen von einfachen Planungsszenarien in Excel- oder Webumgebung bis hin zu Forecast-Szenarien im Rahmen der Mitarbeiterplanung: Das SAP HR Business Warehouse, als das zentrale Element einer SAP BI HR Einführung, kann als Planungsgrundlage dienen.
Die dabei erforderliche Verwendung sensibler Personaldaten stellt besondere Anforderungen an die Sicherheit der Systeme. Daher sind viele SAP ERP HCM-Systeme auch "Stand-alone-Systeme", auf einer separaten IT-Infrastruktur. Diesen hohen Sicherheitsstandard gilt es auch bei einer SAP BI HR-Einführung zu bewahren.
Resümierend noch ein entscheidender Aspekt: Beginnen Sie mit einem HR-Kennzahlenkonzept und nicht mit reinen Technikfragen. Denn die Definition von eindeutigen Kennzahlen und deren Wirkungszusammenhänge schaffen erst die Grundlage für einen echten Mehrwert in der Technik.
Björn Zimmermann ist Senior Manager bei Steria Mummert Consulting.