Will man mit Daten strukturiert umgehen, kann Excel 2010 hilfreiche Dienste leisten. Oft liegen die Rohdaten aber gar nicht so geordnet vor, wie es eine Weiterverarbeitung erfordern würde. Da bietet Excel weitreichende Funktionen, um derlei Unbill beizukommen. Diesen und anderen Problemen widmen sich die folgenden Excel-Tipps.
Das Gros der nachfolgenden Tipps richtet sich an Anwender von Microsoft Excel 2010. Einige der Lösungen funktionieren aber auch vorzüglich mit den Vorgängerversionen, manchmal haben sich lediglich die Menüpunkte ein wenig geändert. Klappt der Tipp mit älteren Excel-Versionen, haben wir dies an Ort und Stelle vermerkt.
Daten aus einer Zelle auf mehrere Zellen aufteilen
Das gehört zu den Standardsituationen bei der Datenübernahme: Man bekommt Daten nicht so organisiert übergeben, wie man sie für die Weiterverarbeitung benötigen würde. Einzelne Daten sind in einer Zelle zusammengefasst, die für eine vernünftige Verarbeitung getrennt sein sollten. Die ganz großen Klassiker dabei sind Vorname und Name sowie Postleitzahl und Ort. Natürlich kann man sich für entsprechende Trennungsaufgaben komplexe Formeln mithilfe der Funktionen LINKS, RECHTS, FINDEN et cetera bauen. Für das Gros der Vorkommnisse, wie die oben erwähnten Beispiele, dürften ein paar Mausklicks und der Textkonvertierungsassistent jedoch allemal genügen.
Markieren Sie hierfür die betroffenen Zellen. Wechseln Sie auf den Menüpunkt Daten und starten dort den Textkonvertierungsassistent über den Punkt Text in Spalten. Bestätigen Sie das erste Fenster mit der gewählten Option Getrennt und klicken Sie auf Weiter. Achten Sie im nächsten Fenster darauf, dass als Trennzeichen unbedingt Leerzeichen ausgewählt ist. Nachfolgend erhalten Sie eine Vorschau der künftigen Zellenaufteilung.
Aktivieren Sie zudem noch die Option Aufeinanderfolgende Trennzeichen als ein Zeichen behandeln. Damit können Sie gegebenenfalls auch gleich Nachlässigkeiten bei der Eingabe wie doppelte Leerzeichen ausbügeln. Das Ganze klappt wie im gezeigten Beispiel auch dann, wenn mehr als zwei Daten in einer Zelle zusammengefasst sind.
Produkte: Dieser Tipp funktioniert mit Excel 2010. In vorhergehenden Excel-Versionen ist die Herangehensweise ähnlich.
Speicherort für Dateien dauerhaft einblenden
Insbesondere wenn man Tabellen und Arbeitsmappen auf Netzwerklaufwerken ablegt, kann es hilfreich sein, diesen exakten Pfad in der Schnellzugriffsleiste von Excel einzublenden. Der häufig beliebig komplexe Pfad lässt sich so schnell an Kollegen weiterreichen.
Eben hat man noch die Arbeitsmappe gespeichert, und schon bräuchte man genau diesen Pfad, um ihn an die ebenfalls am Projekt beteiligten Kollegen zu senden. Schließlich ist es allemal besser, lediglich den Link als die ganze Datei beispielsweise per Mail zu versenden. In Excel 2010 können Sie den genauen Speicherort der Datei einfach in der Schnellzugriffsleiste einblenden.
Klicken Sie hierzu auf den Pfeil neben der Schnellzugriffsleiste und wählen Sie Weitere Befehle. In der Box Befehle auswählen ist die Option Befehle nicht im Menüband die richtige Wahl. Fügen Sie den Befehl Dokumentenspeicherort der Schnellzugriffsleiste hinzu.
Wenn Sie die Box nicht mehr in der Schnellzugriffsleiste haben wollen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Rand der Box. Wählen Sie Aus Symbolleiste für den Schnellzugriff entfernen.
Produkte: Dieser Tipp funktioniert mit Excel 2010. Die Vorgehensweise in Excel 2007 ist ähnlich.
Mit tatsächlichen Arbeitstagen rechnen
Wer komplexe Auswertungen erstellen muss oder für Projektabläufe verantwortlich ist, tut gut daran, die entsprechenden Zeiträume auf tatsächliche Arbeitstage zu untersuchen. Das dient sowohl als Planungs- als auch als Argumentationshilfe. Excel stellt hierfür eine gesonderte Funktion zur Verfügung.
Die Situation ist bekannt: Es fallen leichtfertig Äußerungen wie "Das Projekt lässt sich locker in einem Monat stemmen", und dann bringt besagter Monat gerade mal 21 Arbeitstage mit, obwohl es ein Monat mit 31 Bruttotagen ist. Und schon hat man sich einen unrealistischen Abgabetermin eingehandelt.
Über die Excel-Funktion Nettoarbeitstage können Sie berechnen, wie viele Arbeitstage zwischen zwei Daten tatsächlich verfügbar sind. Die Syntax der Funktion ist denkbar einfach:
=NETTOARBEITSTAGE(Ausgangsdatum;Enddatum;Freie_Tage)
Wenn Sie lediglich Ausgangsdatum und Enddatum eingeben, liefert Ihnen Excel die Arbeitstage für den entsprechenden Zeitraum, ohne die Wochenenden. Damit auch Feiertage oder andere freie Tage, wie etwa Betriebsferien oder geregelte Brückentage, berücksichtigt werden, gilt es noch eine Liste für das Argument "Freie_Tage" anzulegen. Legen Sie hierfür einen Zellbereich mit den entsprechenden Daten an und vergeben Sie für diesen Bereich einen Namen, den Sie wiederum entsprechend in die Formel einfügen.
Produkte: Die Funktion gehört seit Office 2003 zu Excel.
Dateien ohne Makros speichern
Bei Excel werden zur Arbeitserleichterung gerne Makros verwendet. Wenn man Excel-Dateien aber weitergeben möchte, ist es oft unerwünscht, dass diese Makros enthalten. Zumal beim Öffnen der Dateien Sicherheitswarnungen für eine Verunsicherung vieler Empfänger sorgen.
Excel 2007 und Excel 2010 benutzen unterschiedliche Dateitypen, je nachdem, ob der Anwender Tabellen mit oder ohne Makros sichern möchte. Wenn man die Dateien über Speichern unter als Excel-Arbeitsmappe ablegt, entfernt die Tabellenkalkulation alle Makros daraus. Die Dateien erhalten in diesem Fall die Erweiterung XLSX anstatt XLSM.
Produkte: Der Tipp funktioniert mit Excel 2007 und 2010.
Standardschrift ändern
Microsofts Excel-Versionen verwenden für neue Dokumente immer die Schriftart Calibri mit 11 Punkt. Um diese Einstellung zu ändern, suchen viele Benutzer nach einer Standardvorlagendatei analog der Normal.dot in Word. Doch in Excel muss man an anderer Stelle ansetzen.
Die notwendige Einstellung finden Sie in Excel 2010 unter Datei / Optionen / Allgemein. Im Abschnitt Beim Erstellen neuer Arbeitsmappen lassen sich Schriftart und -grad für neue Arbeitsmappen festlegen.
In Excel 2007 klicken Sie auf die Office-Schaltfläche, dann auf Excel-Optionen und die Kategorie Häufig verwendet.
Die geänderten Einstellungen sind erst nach einem Neustart von Excel wirksam und gelten nur für danach angelegte Arbeitsmappen.
Produkte: Der Trick funktioniert mit Microsoft Excel 2007 und 2010.
Zeichenketten aus URLs trennen
Sie bekommen eine Auswertung angeliefert, in der Webadressen mit Zahlenwerten verknüpft sind. Eigentlich möchten Sie die Zahlenwerte aber nur einer bestimmten Zeichenkette der URL zuordnen. Der Textkonvertierungsassistent leistet da praktische Hilfe.
In einer Spalte sind die besagten Webadressen aufgelistet, die anderen Spalten beinhalten die zugehörigen Werte. Wenn Sie sich nur für URLs interessieren, die bestimmte Zeichenketten enthalten, kann man das natürlich prima über Formeln lösen. Mit einem Formelkonstrukt, das Funktionen wie WENN und FINDEN beinhaltet, lässt sich derlei bewältigen. Für viele Fälle dürfte auch die folgende Vorgehensweise per Assistenten genügen.
Mit dem Textkonvertierungsassistenten von Excel können Sie die URLs relativ einfach in die einzelnen Zeichenketten zwischen den "/" aufteilen. Jede Zeichenkette zwischen den Trennzeichen landet danach in einer eigenen Spalte. Somit können Sie für Ihre Weiterverarbeitung nicht wichtige Spalten löschen oder ausblenden oder ganz einfach auch nur mit Filtern arbeiten.
Markieren Sie hierfür die betroffenen Zellen mit den Webadressen. Wechseln Sie auf den Menüpunkt Daten und starten dort den Textkonvertierungsassistent über den Punkt Text in Spalten. Bestätigen Sie das erste Fenster mit der gewählten Option Getrennt und klicken auf Weiter. Achten Sie im nächsten Fenster darauf, dass als Trennzeichen unter Andere unbedingt der "/" (Schrägstrich, Slash) angegeben ist. Nachfolgend erhalten Sie eine Vorschau der künftigen Zellenaufteilung.
Achten Sie darauf, eventuell einen neuen Zielbereich anzugeben, damit andere vorhandene Daten nicht überschrieben werden. Oder verlegen Sie die Aktion gleich in ein anderes Arbeitsblatt. So können Sie jetzt diejenigen Daten nach den Bestandteilen der URL selektieren, die für eine Weiterverarbeitung wichtig sind. Die Möglichkeiten sind da vielfältig: Mancherorts wird ja das Datum automatisch in die URL als Zeichenkette übergeben; so können Sie es wieder getrennt ausweisen.
Produkte: Dieser Tipp funktioniert mit Excel 2010. In vorhergehenden Excel-Versionen ist die Herangehensweise ähnlich.
Tabellenzeilen farblich abwechselnd hervorheben
Umfangreichere Tabellen mit vielen Spalten und Zeilen lassen sich besser lesen, wenn gerade und ungerade Zeilen abwechselnd eingefärbt sind. In den aktuellen Versionen von Microsofts Tabellenkalkulation muss für diese Funktion niemand mehr ein Makro schreiben.
Excel ab Version 2007 unterstützt den Anwender bei diesem Problem durch eine integrierte Funktion für eine übersichtlichere Darstellung. Es reicht aus, den Bereich, in dem die Daten der Tabelle enthalten sind, zu markieren. Jetzt klickt man auf die Registerkarte Einfügen und anschließend auf die Schaltfläche Tabelle. Abschließend bestätigt man noch die Nachfrage nach dem Datenbereich mit OK.
Produkte: Dieser Trick funktioniert mit Microsoft Excel 2007 und 2010. (Tecchannel)