Dass sich innerhalb der Firmen-Hierachie niemand um E-Mail-Effizienz kümmert, zeigt sich laut Softrust dadurch, dass über 90 Prozent der Projekte in diesem Zusammenhang direkt von der Geschäftsführung angestoßen werden. Dabei stellt die E-Mail-Optimierung für sie selbst keine Kerntätigkeit dar. Geschäftsführer springen nur in die Bresche, weil es keinen anderen gibt, der das Thema von sich aus besetzt.
Gehandelt wird aber erst, wenn sich die Klagen der Mitarbeiter zu sehr häufen. Dabei sind die Probleme nur zum kleinsten Teil auf die technische Implementierung der Systeme zurückzuführen. Der Großteil resultiert aus der Art und Weise, wie Mitarbeiter mit dem Medium umgehen, also aus Verhaltensweisen.
Der Ärger wächst, die Motivation sinkt
Über die Hälfte der Projekte zur Verbesserung der Effizienz werden von der Firmenleitung initiiert. Dabei handelt es sich um solche Unternehmen, bei denen regelmäßige Befragungen zur Zufriedenheit unter dem Personal durchgeführt werden. Bei diesen Umfragen zeigt sich, dass das Thema E-Mail inzwischen regelmäßig einen der drei vorderen Plätze bei den Punkten belegt, die am meisten demotivieren.
Bei Mitarbeitern, die in Unternehmen arbeiten, die keine regelmäßigen Befragungen durchführen, bestehen wenige Chancen, dass sich kurzfristig etwas ändert und sie effizienter mit E-Mail arbeiten können. Damit hat sich im Vergleich zu vor zwei Jahren im Wesentlichen nichts geändert. Schon damals ergab eine Marktbefragung von Softrust, dass sich trotz erkanntem Handlungsbedarf niemand zuständig sah.
Es sieht so aus, als ob sich die Geschäftsleitungen und die IT-Abteilungen über diese Lücke nicht im Klaren sind. Dabei stellt der Umgang der Mitarbeiter mit ihren E-Mails für viele Unternehmen inzwischen eines der größten rechtlich nicht abgesicherten Geschäftsrisiken dar - und den Grund für sinnlos verbrauchte Arbeitsstunden und jede Menge Stress.
Effizient, professionell, risikoarm
Als notwendige Kommunikationsplattform für das Geschäft sollten E-Mail-Systeme und deren Nutzung hohe Anforderungen erfüllen. Das Medium muss effizient, professionell und mit so wenig Risiko wie möglich eingesetzt werden. Es ist nicht damit getan, eine E-Mail-Policy, ein Rundschreiben und ein paar Schulungstage anzubieten.
Geschäftsführer, für die eine effiziente und sichere E-Mail-Nutzung wichtig ist, sollten dieses Thema einer Stelle im Betrieb eindeutig und mit klaren Zielvoraussetzungen zuordnen. Denn sonst wird auch in Zukunft nichts passieren. Für IT-Leiter, die das Thema von sich aus in ihren Verantwortungsbereich ziehen wollen, wird es kaum Probleme oder Widerstand geben. Falls sie dies allerdings nicht tun, müssen sie damit rechnen, später von der Unternehmensleitung gerügt zu werden.
Softrust stützt seine Erkenntnisse auf Erfahrungen aus Projekten, die das Beraterhaus mit mehreren Firmen zur Verbesserung der E-Mail-Nutzung durchführte, und auf seine Studie "E-Mail-Nutzung - Zufriedenheit und Zuständigkeit".