So bewahren Sie elektronische Dokumente sicher auf

Die auf vertrauliche Dokumente gestempelte Warnung "Streng geheim", war Jahrzehnte lang etwas für Spionagethriller. Die Sicherung solcher Dokumente war für gewöhnlich relativ einfach: Sie wurden unter Verschluss gehalten, verborgen vor neugierigen Blicken. Doch elektronische Dateien wie Word-Dokumente, PDFs, Tabellenkalkulationen und Präsentationen sind nicht so einfach zu sichern.

Heutzutage sind sie der Lebensnerv der meisten Unternehmen und werden ohne weiteres mit Kollegen, Partnern und Kunden geteilt. Check Points neuestem Security Report zufolge werden im Durchschnitt alle 49 Sekunden sensible Daten aus dem Unternehmen gesendet. Des Weiteren verwenden 85 Prozent der Unternehmen Dropbox für die gemeinsame Nutzung von Dokumenten. Fest steht aber: Sobald ein Dokument ein Unternehmensnetzwerk verlässt, gibt es normalerweise keinen Überblick oder keine Kontrolle mehr darüber, wie es geteilt wird oder wer Zugriff darauf hat.

Auf diesem Wege werden allerdings die Inhalte der Dokumente, vor allem aber auch die Unternehmen selbst in Gefahr gebracht. Ein Paradebeispiel hierfür ist der jüngste Sony Pictures-Hack, bei dem Cyber-Kriminelle eine Fülle an persönlichen Informationen über Angestellte sowie private Korrespondenz über mehrere sehr bekannte Dritte stahlen und veröffentlichten.

Dokumente richtig schützen

Ob vertrauliche Informationen des Unternehmens, Mitarbeiterdaten oder anderes sensibles Material - Hauptproblem ist, dass die Sicherung der Inhalte von Geschäftsdokumenten für die Mitarbeiter, die sie erstellen, normalerweise keine Priorität hat. Hingegen wird angenommen, dass die Dokumente innerhalb der Sicherheitsinfrastruktur des Unternehmensnetzwerks sicher bleiben und dass kein unabsichtlicher Versand an unautorisierte Personen erfolgt oder die Dokumente mit diesen geteilt werden. Jedoch hat sich in den letzten zehn Jahren wiederholt gezeigt, dass ungeschützte Dokumente infolge zufälliger oder böswilliger Aktivitäten in die falschen Hände fallen. Unternehmen können sich somit nicht immer auf ihre Netzwerksicherheit oder auf die auf den Notebooks und Mobilgeräten der Mitarbeiter installierte Sicherheitssoftware verlassen, um Dokumente zu sichern.

Es stellt sich daher die Frage, wie diese Dateien mit einem modernen, durchsetzbaren und verfolgbaren Äquivalent eines "Streng geheim"-Hinweises gesichert werden können, der dafür sorgt, dass nur autorisierten Personen die Sichtung und Nutzung der Dokumente erlaubt ist.

Traditionell wurden Dokumente mithilfe einer Lösung eines OEM- oder Aftermarket-Anbieters passwortgeschützt: Sobald ein Dokument gesperrt ist, kann es nur durch Eingabe eines Passworts oder durch die Verwendung der gleichen Entschlüsselungssoftware, die auch der Absender gebraucht, entsperrt werden. Das Problem bei dieser Methode ist, dass Passwörter verloren gehen, vergessen oder kompromittiert werden. Einfacher Passwortschutz bietet somit nicht mehr die Schutzebene, die Unternehmen in der heutigen Zeit benötigen.

Digitales Rechte-Management ist unabdingbar

Erforderlich ist ein Datenschutz, der über die grundlegende Datenverschlüsselung hinausgeht. Dies kann durch Hinzufügen von geschäftsorientiertem, digitalem Rechtemanagement erreicht werden. Unternehmen ermöglicht dieser Ansatz, individuell festzulegen, wie sie ihre Dokumente sichern. Die Sicherheit sollte bereits bei der Erstellung eines neuen Dokuments eingerichtet und stets aufrechterhalten werden. Dies garantiert die kontinuierliche Umsetzung der Unternehmensrichtlinien, wobei vollständig protokolliert und geprüft wird, wer auf das Dokument zugegriffen hat und mit wem es geteilt wurde.

Dies kann mithilfe eines Slim-Client für Dokumentensicherheit erfolgen, der auf PCs und Mobilgeräten verwendet werden und als Plug-in für beliebte Unternehmensprogramme wie Microsoft Office und Adobe Acrobat dienen kann. Bei der Erstellung eines Dokuments mit diesen Programmen verwendet der Autor das Sicherheits-Plug-in, um die Nutzer oder Gruppen zu bestimmen, die es sehen und bearbeiten können. Außerdem legt er fest, wie das Dokument verteilt werden kann - beispielsweise durch Ausdruck oder durch Verhinderung der Weiterleitung an andere. Dokumente sowie Daten, die auf nicht vertrauenswürdigen Geräten oder Cloud-Diensten gespeichert sind, werden dadurch gesichert. Zudem wird gewährleistet, dass die Daten hoch verschlüsselt bleiben und stets nur namentlich genannten Empfängern zugänglich sind, die vom Autor des Dokuments festgelegt sind.

Versucht ein Nutzer, ein geschütztes Dokument ohne den geeigneten Client auf seinem Gerät zu öffnen, wird ihm ein einseitiger Dokumenten-"Umschlag" angezeigt, der ihm mitteilt, das Dokument sei geschützt. Im Anschluss führt er ihn zum Download des entsprechenden Clients, um das geschützte Dokument sehen oder bearbeiten zu können. Der Client-Plugin fängt Dokumentenaktivitäten ab und bestimmt, welche Funktionen erlaubt sind oder blockiert werden, und zwar auf Basis der dem Nutzer gewährten Genehmigungen wie Lesen, Bearbeiten, Sichern, Drucken, screengrab oder Kopieren/Einfügen. Im Umkehrschluss bedeutet dies: Verlässt ein Nutzer das Unternehmen, wird ihm sein Zugriff auf die geschützten Dokumente entzogen.

Die Fähigkeit, granulare Zugriffskontrolle und Rechtemanagement darauf anzuwenden, wie und von welchem Nutzer Dokumente geteilt, gesichtet und bearbeitet werden können, ist eine starke Waffe im Sicherheitsarsenal eines Unternehmens. Die Fokussierung auf Management und Schutz der Nutzung von Geschäftsdaten und -dokumenten vereinfacht die Sicherheitsherausforderung - insbesondere angesichts des schnellen Wachstums im Bereich des mobilen und ortsunabhängigen Arbeitens.

Eigentlich spielt das Gerät, das für den Zugriff und die Verarbeitung des Dokuments verwendet wird, keine Rolle, solange die Person die entsprechenden Rechte hat. Mit dem dokumentenzentrierten Ansatz können Unternehmen ihre sensiblen Informationen vor neugierigen Augen Dritter schützen und damit der Bedeutung "Streng geheim" gerecht werden.