161 Teilnehmer aus mehreren Branchen - darunter Versicherungen, Banken, Handel und Industriebetriebe - haben sich an der Studie "Betriebliche Planung in Zeiten der digitalen Transformation 2016" beteiligt, die der TDWI Germany e.V. (The Data Warehousing Institute) im Frühjahr 2016 gemeinsam mit Microsoft und der Bissantz & Company GmbH durchgeführt hat. Zu den Teilnehmern zählen BI-Experten, Projekt- und Teamleiter, Abteilungs- und Bereichsleiter sowie Mitglieder der Geschäftsführung oder des oberen Managements. Ihre Antworten geben Aufschluss darüber, wie sich in Zeiten der Digitalisierung die Planung in Unternehmen entwickelt.
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Ein Trend zu Standardlösungen ist erkennbar
Die Umfrage zeigt, dass der Einsatz von Standardlösungen bei der Steuerung der Planungsprozesse noch nicht weit verbreitet ist. 67 Prozent der Befragten haben unternehmensindividuelle Planungslösungen im Einsatz, nur 13 Prozent nutzen parametrisierbare Standardlösungen. Doch generell ist eine Tendenz hin zu Standard-IT-Lösungen auszumachen.
Denn der Aufwand für Betrieb und Wartung individueller Softwareapplikationen erweist sich als sehr hoch. In drei Jahren, schätzen die Befragten, wird der Einsatz unternehmensindividueller Planungslösungen von derzeit 70 auf 53 Prozent sinken. Gleichzeitig könnte die Verbreitung parametrisierbarer Standardlösungen auf 23 Prozent anwachsen.
Das hat Auswirkungen auf die Anbieter von Planungssystemen. Sie müssen damit umgehen, dass die Anwender eine Tendenz zu Standardlösungen präferieren, gleichzeitig aber Anpassungen an unternehmensspezifische Gegebenheiten einfordern. Auch beim Zentralisierungsgrad der Planungsapplikationen ist ein Umdenken zu erwarten. Derzeit arbeiten 32 Prozent der Befragten mit wenigen Einzellösungen, 25 Prozent mit einer zentralen Applikation. Es ist zu erwarten, dass zukünftig 44 Prozent eine zentrale Applikation bevorzugen und nur noch 23 Prozent Einzellösungen.
Planungs-Tools sind im Kommen
Viele Unternehmen beurteilen die persönliche Kommunikation bei der Erarbeitung von Planungen als besonders erfolgsträchtig. 65 Prozent der Befragten verwenden Planungsmeetings und Workshops, 62 Prozent E-Mails, etwas mehr als die Hälfte setzt zudem auf direkte, verbale Information. Bislang nutzen allerdings nur 36 Prozent die Eingabe des Planungsstatus und 29 Prozent umfassende Workflow-Steuerung als Instrumente, um die digitale Zusammenarbeit zu unterstützen. Am häufigsten finden sie bei Betrieben ab 1500 Mitarbeitern Verwendung. Über die Hälfte der Befragten wollen diese Tools in drei Jahren aber häufiger oder sogar intensiv nutzen.
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88 Prozent der Befragten halten eine Kommentierungsfunktionalität der Plandaten für wichtig oder sehr wichtig. Allerdings fällt eine ausgeprägte Diskrepanz zwischen der eingeschätzten Bedeutung und der tatsächlich weit geringeren Nutzung ins Auge. Denn nur knapp 60 Prozent der Befragten kommentieren in Dokumenten, Tabellenkalkulationen und Planungsapplikationen. Handschriftliche Anmerkungen bilden mit nur noch fünf Prozent die kleine Minderheit.
Unternehmen halten sich bei Public-Cloud zurück
Bei der betrieblichen Planung wird sich auch die Verwendung von Hochrechnungen und algorithmischen, statistischen und mathematischen Prognosen in den nächsten drei Jahren verändern. Während derzeit noch 41 Prozent der Befragten wenig oder keine Nutzung angeben, wird diese Quote in drei Jahren schätzungsweise bei nur noch 18 Prozent liegen.
Auch die Bedeutung der Simulationen wird in diesem Zeitraum steigen. Moderater und häufiger Gebrauch werden von derzeit einem Drittel auf zwei Drittel steigen, nur noch neun Prozent (derzeit 34 Prozent) gehen auch in drei Jahren von keiner Nutzung aus.
Public-Cloud-Technologien erweisen sich durch reduzierten Administrations- und Wartungsaufwand für die betriebliche Planung als sehr interessant. Allerdings zeigt die Umfrage hier eine eher zurückhaltende Einstellung. Bislang nutzen nur vier Prozent der Befragten die Public Cloud mit den zugehörigen Ist-Daten, sechs Prozent befinden sich in einem Versuchsstadium. Von den 90 Unternehmen, die bislang ohne Public Cloud arbeiten, glauben allerdings 16, sich in drei Jahren ebenfalls in diesem Stadium zu befinden.
Monats-, Quartals- oder Jahresplanung?
Eine detaillierte Analyse der Daten zeigt: Kleinere Unternehmen bis 100 Mitarbeiter arbeiten meist mit einer Monatsplanung, Unternehmen mit bis zu 500 Mitarbeitern am häufigsten mit einer Quartalsplanung, Unternehmen mit über 5000 Mitarbeitern nutzen am häufigsten die Jahresplanung. Das ist wahrscheinlich dem Aufwand geschuldet, der mit wachsender Unternehmensgröße aufgrund des steigenden Abstimmungsbedarfs überproportional zunimmt. 30 Prozent der Befragten entwickeln bei der betrieblichen Planung ein oder zwei Alternativszenarien, 24 Prozent sogar drei oder vier. Doch fast ein Drittel der Betriebe erarbeitet neben der Normafallplanung keine gesonderten Szenarien wie den worst oder best case.
Hoher Stellenwert der Planung bietet IT-Abteilungen Chancen
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Insgesamt schätzen die Befragten den Stellenwert der Planung als sehr hoch ein. Allerdings gibt es deutliche Unterschiede in Abhängigkeit von Funktion und Hierarchie: 85 Prozent der Befragten im Top-Management und 69 Prozent in den Fachbereichen schätzen die Bedeutung der Planung als hoch bis sehr hoch ein. Von den Befragten aus IT-Abteilungen hingegen haben lediglich 19 Prozent den Stellenwert mit sehr hoch angegeben.
Das mag aufgrund unterschiedlicher Sichten auf das Geschäft vielleicht nicht überraschen. Doch sollten sich IT-Experten des Wertes bewusst werden, den sie zur Planung und damit zum Geschäftserfolg insgesamt beitragen können. Denn Zukunftsthemen wie die Einbeziehung wirtschaftlicher, politischer oder demografischer Rahmenbedingungen, Predictive Analytics, neue Planungsbereiche wie Projekt-, Personal- oder Bilanzplanung oder Themen wie rollierende und treiberbasierte Planung benötigen bei der Umsetzung das Know-how der IT-Abteilungen.