In Unternehmen sammeln sich immer mehr Daten und Informationen aus unterschiedlichen Quellsystemen an. Lösungen für die Enterprise Search helfen, das in Datenbanken, Filesystemen sowie in Desktops und Laptops schlummerde Wissen den Mitarbeitern rasch zugänglich zu machen.
Mit Suchlösungen die Wertschöpfung verbessern
Viele Firmen setzen Suchlösungen jedoch wenig effizient ein, zudem fehlt ein übergreifender strategischer Ansatz für die unternehmensweite Suche. Zu diesem Ergebnis kommt eine Analyse des Marktforschungsinstituts Aberdeen.
Im Rahmen der Untersuchung haben die Marktforscher die Auswahlkriterien für Such-Technologien in sogenannten Best-in-Class-Firmen mit denen in wenig erfolgreichen Unternehmen, den Laggards, verglichen. Sie kommen dabei zu folgenden drei Kernaussagen.
Erstens: Die Klassenbesten fokussieren sich bei Auswahl und Kauf von Lösungen für Enterprise Search auf die Wertschöpfung. Die Nachzügler schauen dagegen vor allem auf die Kosten. Zwar könnten Kosten nicht ignoriert werden, doch die ungesunde Fixierung darauf, führt zu einer nur unbefriedigenden Lösung.
Best-in-Class-Firmen beziehen einen möglichen positiven Effekt auf die Wertschöpfung bereits bei der Kaufentscheidung mit ein. Zudem gehen sie bei der Informationssuche strategisch vor. Sie legen die zu durchsuchenden Datenquellen fest und achten auf die Performance.
46 Prozent der Klassenbesten wählen ihre Suchlösung danach aus, dass sie einfach in die vorhandene System-Landschaft zu integrieren ist. Dieser Aspekt spielt dagegen nur für 28 Prozent der Laggards eine Rolle.
41 Prozent der Best-in-Class erklären, dass die Suchlösung möglichst viele Datei-Typen und Datenquellen unterstützen muss, das ist nur für 31 Prozent der Nachzügler von Bedeutung. Weitere wichtige Aspekte sind für erfolgreiche Unternehmen erweiterte Suchfunktionen sowie eine einfache Bedienung.
Such-Technologien werden geschäftskritisch
Zweitens: Für einige der Klassenbesten ist der Einsatz von Such-Technologien inzwischen zu einem geschäftskritischen Faktor geworden. Sie konnten dadurch zum Beispiel die Produktivität von Mitarbeitern deutlich erhöhen sowie die Qualität im Kundenservice spürbar verbessern.
Innerhalb von zwölf Monaten nach der Implementierung einer Suchlösung sank der Zeitaufwand für die Informationssuche pro Mitarbeiter im Schnitt um sechs Stunden. Im gleichen Zeitraum gingen die Support-Kosten im Kunden-Service um 15 Prozent zurück.
Zum Vergleich: Bei den Nachzüglern stiegen die Kosten im Service-Bereich um neun Prozent und bei der Informationssuche konnten sie keinerlei Zeiteinsparungen realisieren. Im Schnitt lassen die Klassenbesten mit Hilfe von Lösungen zur Enterprise Search rund 21 Millionen Daten und Dokumente durchsuchen, bei den Laggards sind es zwei Drittel weniger.
Hohe Verfügbarkeit, hohe Produktivität
Drittens: Je mehr in Unternehmen die Abhängigkeit von Suchtechnologien steigt, desto höher muss auch die Verfügbarkeit der eingesetzten Suchlösung sein.
Für Best-in-Class-Firmen ist das ein zweischneidiges Schwert: 46 Prozent gaben an, dass eine ungeplante längerfristige Downtime sich negativ auf die Mitarbeiterproduktivität auswirkt. Sechs Prozent teilten mit, dass sie für diesen Fall auch keinerlei Kundenservice bereitstellen könnten.
Der Markbericht "Enterprise Search: The Key Evaluation Criteria for Selecting a High Performing Solution" basiert auf den Ergebnissen einer Aberdeen-Studie vom September 2009 zum Thema Enterprise Search. Im Rahmen der Untersuchung befragten die Marktforscher rund 120 Unternehmen.